top of page

ERP Stammdaten: Wichtig für die Unternehmenssteuerung

Aktualisiert: 7. Dez. 2023

Das Stammdatenmanagement stellt das Herzstück eines jeden Unternehmens. Über effiziente Stammdatennutzung lassen sich Vorgänge koordinieren und zusammenführen.


Entsprechend hilfreich ist es, Stammdaten über Software-Anwendungen verlässlich zu verwalten.


Das Wichtigste in Kürze:

  • Stammdaten in Unternehmen verwalten zu müssen, ist mit großem zeitlichen und personellen Aufwand verbunden.

  • Gibt es kein einheitliches System zur Stammdatenverwaltung, wird das Gesamtsystem fehleranfällig.

  • Stammdaten über Programme zu verwalten spart Ressourcen und unterstützt eine kompetente Außenwirkung.


Inhaltsverzeichnis:




Was sind Stammdaten in einem ERP?


Stammdaten sind ein Objekt (Artikel, Kunde…) beschreibende Daten, die weitestgehend konstant bleiben und von daher nur einmal in das ERP-System eingearbeitet werden müssen. Einmal eingepflegt stehen die Angaben der Unternehmenssoftware langfristig zur Verfügung.


Die zentrale Ablage erlaubt den Datenabruf unter unterschiedlichen Gesichtspunkten.

Zum Beispiel können

  • Kundenservice,

  • Verkauf,

  • Planung und

  • Support

differenzierte Aufgabenstellungen basierend auf dem gleichen Datensatz lösen.


Für das Stammdatenmanagement steht die geringe Veränderlichkeit dieses Datentyps im Vordergrund. Dadurch grenzen sich Stammdaten von Bewegungs- und Transaktionsdaten ab. Deren Volumen befindet sich konsequent in Veränderung.


Für die Stammdatenpflege ist zudem die eindeutige Zuordnung der Angaben relevant. Betroffene Personen sind direkt oder in codierter Form über die ihnen zugeordneten Daten identifizierbar. Entsprechend unterliegen diese Daten der DSGVO und müssen von Ihrer Business Software nach deren Gesichtspunkten verwaltet werden.



Novicon auf LinkedIn folgen


Stammdaten können in Untergruppen zusammengefasst werden:

  • Originäre Stammdaten: Betreffen selbstverantwortete Geschäftsobjekte.

  • Referenz-Stammdaten: Sind aus externen Systemen übernommene Zuordnungsdaten. (PLZ…)

  • Organisationsstammdaten: Bilden die Organisation des Unternehmens ab.

  • Globale Stammdaten: Sind für das ganze Unternehmen oder zumindest viele Teile davon relevant.

  • Lokale Stammdaten: Relevant für einzelne Abteilungen oder Produktionsbereiche.


Was sind die Vorteile eines einheitlichen Stammdatenmanagements?


Ist das Stammdatenmanagement effizient in die Abläufe des Unternehmens integriert, profitiert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Werden einheitliche Standards zur Dokumentation eingehalten, verhindert ein gutes Stammdatenmanagement Dopplungen in der Datenverwaltung und schränkt zudem den zeitlichen Aufwand zahlreicher Verwaltungsprozesse ein.


Ein einheitliches Stammdatenmanagement vereinfacht den sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten und die Zusammenführung aufeinander aufbauender Prozesse.


Welche Konsequenzen hat eine mangelhafte Stammdatenqualität?


Werden Stammdaten unzureichend verwaltet, resultiert dies in Prozess- und Buchungsfehlern. Aus diesen entstehen dem Unternehmen hohe Kosten und dauerhafte Imageschäden.


Mangelhafte Stammdatenpflege ist in vielen Fällen uneinheitlichen Absprachen und Regelungen geschuldet.

Um innerhalb komplexer Unternehmensstrukturen Daten zentral verwalten zu können, bedarf es Festlegungen zur notwendigen Datentiefe, zur Form der Datenanlage und zur Verteilung der Zugriffrechte. Diese Einheitlichkeit ist im Zuge gezielter Datenzugriffe unumgänglich.


Unnötige Arbeitsschritte


Einheitlich aufbereitet Stammdaten sorgen dafür, dass zusammengehörige Prozesse und Fallhistorien schnell abgerufen werden können. Sie machen mobile Ansätze wie Cloud ERP erst wirklich effektiv. Ohne diese Option müsste jeder am Prozess beteiligte Mitarbeiter die notwendigen Informationen für sich selbst in mühevoller Kleinarbeit aus unterschiedlichen Akten extrahieren.


Software, die das Stammdatenmanagement unterstützt, kann bereits die benötigte Zeit für die Datenaufnahme deutlich verkürzen. Sie erkennt z.B. ob Eintragungen bereits vorhanden sind oder unterbreitet dem Anwender ergänzende Vorschläge. So sind Postleitzahlen eindeutig und Ortsbezeichnungen können automatisch hinzugefügt werden. Ist ein Datensatz bereits angelegt, kann das System Warnungen ausgeben.


Diese Option besteht allerdings nur, wenn für den Datensatz eine Datentiefe gewählt wurde, die die Zuschreibung hinreichend eindeutig macht. Ist dies nicht gewährleistet, werden Datensätze doppelt geschrieben.


Sind Ergänzungen zudem jedem Anwender in Echtzeit zugänglich, werden vorschnelle Reaktionen verhindert. (Wenn z.B. ein ungeduldiger Kunde zugleich schriftlich per Mail eine Änderung anfordert und den Kundendienst anruft.) Damit wird klar: Stammdatenpflege ist ein Prozess, keine einmalig abgeschlossene Aktion.



Zum Newsletter von Novicon anmelden


Probleme bei der Automatisierung


Auch eine intelligente Software basiert auf korrekten und eindeutigen Eingaben. Wird ein System mit Daten gespeist, die es aufgrund ihres Formates oder durch Unvollständigkeiten nicht zuordnen kann, kann das System seine Aufgabe nicht erfüllen.


Der Anwender muss sich entsprechend zu jedem Zeitpunkt darüber im Klaren sein können, welche Eingaben von ihm erwartet werden, damit das Programm seine Befehle ausführen kann.


In diesem Zusammenhang wird außerdem die mögliche Fehlertoleranz interessant bzw. die Frage, wie ein System mit Eingabefehlern umgeht.


Weitere Probleme entstehen im Zuge von Unternehmensübernahmen. Die vorhandenen Datensätze sind zu den bestehenden Systemen mitunter nicht kompatibel. Werden sie nicht gezielt aufbereitet, können die bestehenden Algorithmen sie nicht auswerten oder übertragen sie lückenhaft.


Imageschaden


Lassen sich Stammdaten nicht eindeutig spezifischen Aktionen und Prozessen zuordnen, kommt es rasch zu Fehlentscheidungen. Es werden die falschen Bestellungen storniert oder Lieferanten doppelt angeschrieben. Die Marketingabteilung ist sich der Verkaufsrückgänge nicht bewusst und die Chefetage ist im Gespräch mit möglichen Geschäftspartnern nicht auf dem neuesten Stand.


Werden nach außen hin Fehlinformationen vermittelt, wirkt dies sowohl Kunden als auch Geschäftspartnern gegenüber unprofessionell. Verwechslungen zeigen Einzelpersonen gegenüber wenig Wertschätzung. Wird ein Großkunde falsch oder zu spät beliefert, verzeichnet er mitunter im weiteren Verarbeitungsprozess Umsatzeinbußen.


All diese großen und kleinen Fehler schaden dem Ruf des Unternehmens. Man gilt als unzuverlässig oder oberflächlich. Gute Gründe, den Geschäftspartner zu wechseln.


Fehler bei der Datenauswertung


Eine mangelnde Datentiefe kann noch weitere Probleme mit sich bringen. Desto weniger Parameter eine genaue Zuschreibung definieren, umso größer wird die Wahrscheinlichkeit für einen falschen Datenaufruf.


So sind zum Beispiel nur Vor- und Nachname keine ausreichenden Suchkriterien, weshalb Sie z.B. beim Arzt zusätzlich nach ihrem Geburtsdatum gefragt werden.


Ähnliche Probleme können in der Materialverwaltung auftreten. Ein Holzbalken von 2 Meter Länge ist ein Balken aus Fichtenholz, ist ein Balken aus Eichenholz und ist auch ein Balken aus Mahagoni.


Weitere Fehler entstehen durch falsch gewählte Datenformate. Vorstellbares Beispiel hier sind Bildformate. Kann ein Programm nur TIFF Formate lesen sind für diese Anwendung PNG-Dateien nicht existente Bilddokumente. Das Prinzip ist auf Tabellen- oder Textformate übertragbar.


Risiko von Compliance Verstößen


Redundante Datenhaltung entsteht unter anderem dadurch, dass unterschiedliche Abteilungen die gleichen Sachverhalte entsprechend ihrer Ausrichtung mit einer unterschiedlichen Terminologie versehen. (Vorstellbar, wenn jemand „dreiviertel 4“ als 15.15 Uhr oder wahlweise 16.45 Uhr auslegt.)


So werden nicht nur Sachverhalte wiederholt dokumentiert, sie können auch grundverschieden interpretiert werden. Dies umgeht man durch festgelegte Verantwortlichkeiten, ein gemeinsames Regelwerk und eine eindeutige Sprachausrichtung.


Compliance Verstöße drohen aber nicht nur intern, sondern auch im Hinblick auf externe Regelungen und Vorschriften.

So unterliegt eine rechtskonforme Stammdatenhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Mitarbeiterdaten müssen eine arbeitsrechtskonforme Nutzung entsprechen und so weiter.


Dabei gelten für unterschiedliche Branchen verschiedene Normen, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Verstößen auch durch erfahrene Mitarbeiter weiter steigt.



Novicon Munixo Demo buchen


Die Lösung: Systeme synchronisieren oder ERP erweitern


Sind also zahlreiche Einzelabteilungen oder Außenstellen für sich mit der Datenhaltung beauftragt, entsteht kaum ein ganzheitliches Bild der komplexen Unternehmensstruktur.


Konzerne sind deshalb gut damit beraten, vernetzte ERP-Strukturen zu nutzen und Stammdaten zentral zu verwalten. Dazu kann entweder das vorhandene ERP-System erweitert werden oder man kann Stammdaten für verschiedene Systemen synchronisieren.


Automatisierungsprozesse übertragen in diesem Sinne die benötigten Daten direkt in das anfordernde System, wo sie den geltenden Formaten angepasst werden. Für eine tatsächlich synchrone Verwaltung müssen allerdings auch die in diesem externen System vorgenommenen Änderungen wieder an das stammdatenführende System zurückgemeldet werden.


Eine permanente Synchronisation ist also fehleranfällig. Die Erweiterung eines zentral genutzten Systems bietet klar den Vorteil permanent aktueller und zu 100 Prozent einheitlicher Datensätze.

Beide Vorgehensweisen haben zum Ziel, einheitliche Rahmenbedingungen und eine verlässliche Datenbasis zu schaffen. Dazu tragen ein möglichst hoher Automatisierungsgrad nach klaren Vorgaben und vollständig harmonisierte Stammdaten bei.


Standardisierte Daten lassen zudem den direkten Austausch mit Partnerunternehmen zu.


Schauen Sie sich dazu zum Beispiel die Munixo EDI Plattform an.

Entdecken Sie die Möglichkeiten mit unserer fortschrittlichen Munixo EDI Plattform!



Novicon Munixo Demo buchen


Fazit


Ein gezieltes Stammdatenmanagement erleichtert Ihrem Unternehmen den Arbeitsalltag und sorgt für reibungslose Prozessabläufe. Die Zeit, die sie einmalig in die Definition einheitlicher Datenrichtlinien stecken, rentiert sich durch sichere Datenhaltung und kompromisslose Reaktionsfähigkeit.


FAQ


Sind Stammdaten personenbezogene Daten?


Entsprechend des Bundesdatenschutzgesetzes gelten personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf natürliche Personen beziehen.


Stammdaten entsprechend des betrieblichen Stammdatenmanagements sind mehr als personenbezogene Daten. Es kann sich auch um Daten zu Institutionen (Lieferanten, Geschäftspartnern) handeln, bei denen nicht zwingend von natürlichen Personen gesprochen wird.


Was sind Stammdaten im Einkauf?


Im Einkauf beziehen sich Stammdaten auf jedwede Geschäftsprozesse. Sie bilden den Umgang mit allen für das Unternehmen notwendigen Waren und Dienstleistungen ab.


Dazu werden die entsprechenden Stammdaten mit entstehenden Belegen ins Verhältnis gesetzt, die ebenfalls dokumentiert und abgelegt werden müssen.

Sie sammeln in diesem Zusammenhang zum Beispiel:

  • Daten über Lieferprozesse und Lieferanten, inkl. Steuerlicher Informationen, Bankdaten und Kontaktinformationen

  • Daten zu Materialien und Lagerbeständen (Lagerort, Bestandsveränderungen, Disposition, Kontenzugehörigkeit …)

  • Daten zu Transport und Verpackung

  • Daten zu festen Preisen, Zuschlägen, Rabatten


Tauchen Sie tiefer ein und entdecken Sie weitere fesselnde Inhalte:



131 Ansichten0 Kommentare

Aktuelle Beiträge

Alle ansehen
bottom of page