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Geschäftsprozesse automatisieren für maximale Effizienz

Aktualisiert: 7. Dez. 2023

Vor die Aufgabe gestellt, in kürzester Zeit, im Rahmen eines begrenzten Budgets möglichst beste Leistungen zu bringen, kommen moderne Unternehmen um innovative Digitalisierungsprozesse nicht herum.


Automatisierungsprozesse können in diesem Zusammenhang viel bewirken. Sie sorgen für klare Strukturen und erlauben ein hocheffizientes Vorgehen bei geringem Personaleinsatz. Doch was genau versteht man unter der Automatisierung von Geschäftsprozessen?


Das Wichtigste in Kürze:

  • Im Unternehmensalltag wiederholen sich Aufgaben, die durch Ihre klare Struktur hervorragend automatisiert werden können.

  • „Geschäftsprozessautomatisierung“ meint in diesem Sinne die digitale Abbildung realer Vorgänge bzw. durch autonome Systeme vollzogene Arbeitsschritte.

  • Die Automatisierung von Prozessen setzt erweiterte Kenntnisse der darzustellenden Abläufe voraus. Dem Softwareeinsatz sollte eine ausführliche Prozessanalyse vorausgehen.

Inhaltsverzeichnis:



Was versteht man unter Automatisierung?


Ist das Gespräch davon, Geschäftsprozesse zu automatisiert, geht es darum, wiederkehrende Vorgänge und Handlungen des Geschäftswesens durch computergestützte Technologien zu beschleunigen oder gar zu ersetzen.


Die digitale Prozessabbildung kann komplexe Strukturen nachzeichnen, eignet sich aber ebenso für die Vereinfachung von Einzelaspekten. Intelligente Algorithmen ersetzen in diesem Sinne manuelle Handlungen und analoge Vorgehensweisen.


Die so automatisierten Prozesse verstehen sich als selbstständige Anwendungen. Sie übernehmen Steuerung- und Kontrollfunktionen, werden aber auch innerhalb ausführender Leistungen zunehmend unabhängiger von menschlicher Intervention.



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Welche Vorteile bringt eine Automatisierung der Geschäftsprozesse mit sich?


Dem Menschen obliegt weiterhin die oberste Kontrollvollmacht. Der Einsatz intelligenter Technologien muss nicht zur Verdrängung des menschlichen Arbeiters führen. Es wird viel mehr die Freisetzung personeller Ressourcen gewährleistet.


Somit entsteht Raum für innovative Lösungsfindung. Meinungen, Erfahrungen und individuelles Wissen können intensiver genutzt werden.

  • Gesamtprozesse können innerhalb deutlich kürzere Zeiten ausgeführt werden. Output-Werte erhöhen sich im Vergleich zu einem gegebenen Input.

  • Arbeitsvorgänge werden messbar und vergleichbar – eine wesentliche Grundlage für zukünftige Prozessoptimierungen über ERP. Automatisierte Prozesse verlaufen absolut transparent, wodurch außerdem Fehler vermieden werden.

  • Eine geringe Fehlerrate innerhalb alltäglicher Einzelabläufe erhöht die dauerhafte Widerstandsfähigkeit des Gesamtunternehmens.

  • Vorhersehbare Prozesse erlauben Ihnen verlässliches Arbeiten. Sie treten als kompetenter Geschäftspartner auf und stärken Ihre Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern.

  • Werden gefährliche oder gesundheitsschädliche Prozesse wie das Handling von Chemikalien durch Maschinen übernommen, ermöglicht dies eine signifikante Verbesserung der Arbeitssicherheit.

  • Prozesse automatisieren bedeutet zukunftsorientiert denken. Weniger Aufwand und ein geringerer Materialverlust (z.B. durch weniger Verschnitt) unterstützen eine nachhaltige und umweltbewusste Unternehmensführung.

  • Die Prozessabwicklung wird deutlich übersichtlicher. Entwicklungsvorgänge können gezielt beobachtet und in strategische Überlegungen einbezogen werden.


Wie automatisiert man einen Geschäftsprozess?


Wer sich mit den Möglichkeiten der Prozessautomatisierung beschäftigt, wird von den Optionen regelrecht erschlagen. Lassen Sie sich dadurch nicht entmutigen und gehen Sie Schritt für Schritt an die Sache heran.


1. Schritt: Automatisierungspotential erkennen


Zunächst geht es darum, gewinnbringende Automatisierungsansätze ausfindig zu machen und die dahintersteckenden Prozesse genauestens zu analysieren. Erster Angriffspunkt sind stark standardisierte Prozesse, die nur bedingt der manuellen Kontrolle bedürfen.


Wägen Sie den Aufwand für die Prozessumstellung bzw. die entstehenden Kosten gründlich ab. Die Veränderungen sollen Sie voranbringen und nicht finanziell einschränken. Da sich Umgestaltungen über die Zeit einspielen müssen, ist zudem die Fokussierung auf einige wesentliche Abläufe empfehlenswert.


Diese Herangehensweise versetzt Sie in die Lage, zeitnah auf unerwartete Entwicklungen reagieren zu können.


2. Schritt: IST-Analyse der derzeitigen Abläufe


Die ausgewählten Prozesse unterziehen Sie einer gründlichen Analyse.

  • Wo sehen Sie derzeit Verbesserungsbedarf?

  • Welche positiven Aspekte müssen dringend erhalten bleiben?

In einigen Bereichen wird es darum gehen, zunächst den Prozessablauf an sich zu optimieren.


Nutzen Sie die Erfahrungen der für gewöhnlich mit den betroffenen Aufgaben betrauten Mitarbeiter. Haben Sie auch immer das Worst-Case-Szenario im Hinterkopf. Welche Probleme können auftreten und wie gedenken Sie diesen zu begegnen?


Versuchen Sie in diesem Zusammenhang direkt einen Plan B zu entwerfen, der greift, wenn der Automatisierungsprozess ausfällt.


3. Schritt: Planungsphase


Das A und O der Planungsphase ist die Terminbenennung. Definieren Sie einen zeitlichen Rahmen für einzelne Automatisierungsprojekte. So garantieren Sie sich, dass sich das Gesamtunterfangen nicht durch immer neue Ideen zu sehr aufbläht.


In der Planungsphase können Sie sich durch externe Experten unterstützen lassen. Stellt Ihr Unternehmen die notwendigen Professionen selbst, bringen Sie alle beteiligten Parteien an einen Tisch. Planen Sie außerdem transparent mit und für Ihre Mitarbeiter.


Dies lässt sich effektiv über die frühzeitige Bestimmung von Ansprechpartnern und Zuständigkeiten realisieren. So werden Informationen sinnvoll gefiltert, bevor es darum geht, sie im Kern zusammenzuführen.


Vergessen Sie darüber nicht, Sicherheitsaspekte und Datenschutzbestimmungen zu hinterfragen. Erst wenn die grundlegenden Abläufe strukturiert erfasst und auf ihre Realisierbarkeit hin geprüft sind, beginnen Sie die endgültigen Prozesse zu definieren.


4. Schritt: Geeignete Software implementieren


Wenn Sie wissen, welche Automatisierungsprozesse Sie in welcher Form umsetzen wollen, müssen Sie sich Gedanken machen, wie Sie Ihre Pläne verwirklichen – in der Regel also mit welchen Software-Tools.


Die Software der Wahl sollte multiple Einsatzmöglichkeiten mit sich bringen. Schließlich werden Sie mehr als nur einen Prozess automatisieren wollen. Mitunter können Sie Ihr vorhandenes ERP-System schlicht um die passenden Module erweitern.


In jedem Fall aber sollte ein geeignetes Programm Software in der Lage sein, mit den bestehenden Systemen zu kooperieren.


5. Schritt: Automatisierung der Geschäftsprozesse


Integrieren Sie zunächst die gewählte Software in Ihre Systemlandschaft und testen Sie deren Integrität. Sind in diesem Zusammenhang keine Anpassungen mehr notwendig, starten Sie mit der geplanten Automatisierung.


Planen Sie Zeiten für Einführungsveranstaltungen und Mitarbeiterschulungen ein. In der Einführungsphase sollten für die Mitarbeiter eindeutige Ansprechpartner definiert sein, damit sich Unsicherheiten schnell aus dem Raum schaffen lassen.


Wollen Sie auf Nummer sicher gehen, schalten Sie den Prozess zunächst nur für eine eingeschränkte Nutzergruppe zu. So können grobe Fehler leichter abgefangen werden.


6. Schritt: Zukunftsorientiert Handeln


Dokumentieren Sie die Einführungs- und Testphasen gründlich, Ihre Erfahrungen können in nachfolgenden Automatisierungsvorgängen sehr hilfreich sein. Evaluieren Sie Ihre Eindrücke und vermerken Sie dabei sowohl positive als auch negative Erkenntnisse.


Sind diese Aspekte gut aufbereitet, wissen Sie im nächsten Anlauf genau, wo Sie fachliche Unterstützung benötigen und welches Vorgehen für Ihr Unternehmen aus persönlichen Gründen schwierig sein kann.


Sie können Erwartungen formulieren und sind für den nächsten Organisationsprozess bestens aufgestellt.



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Welche Rolle spielt ERP-Software bei der Automatisierung?


ERP-Software liefert in der Regel eine Reihe vordefinierter Automatisierungsprozesse, die sich mit wenigen Klicks Ihren individuellen Bedürfnissen anpassen lassen.


Die großen Vorteile dabei: Sie müssen weder selbst Abläufe programmieren können, noch wird destruktiv in laufende Prozesse eingegriffen. Die Systemerweiterungen harmonisieren mit den bereits funktionierenden Geschäftsprozessen.


Zusätzliche Softwareanwendungen sind nicht notwendigen. Effizienzsteigerung ERP basiert umzusetzen, ist entsprechend der direkteste Weg.


Welche Geschäftsprozesse lassen sich gut automatisieren?


Mit dem Fortschreiten der technischen Möglichkeiten nimmt auch das Spektrum möglicher Automatisierungsansätze immer weiter zu. Längst sind es nicht mehr nur stupide Fließbandprozesse, die Sie digital umsetzen können.


Heutige Systeme stellen intelligente Querverbindungen zur Verfügung, die sogar Organisations- und Kommunikationsprozesse abdecken, sofern Möglichkeiten gefunden werden, die Technik mit ausreichenden Informationen zu speisen.


Kundenservice automatisieren


Kundendaten werden konsequent digital erfasst und auch der Chatbot, der den Kunden auf der Firmenseite begrüßt, gehört inzwischen zum Alltag vieler Kunden. Ähnlich agiert KI im Direktanruf, solange es um allgemeingültige Problemanfragen geht.


Noch einfacher handhaben Sie Beschwerdeformulare und elektronische Garantieanfragen, die durch wenige Klicks Ersatzteillieferungen veranlassen.


IT automatisieren


Im IT-Bereich wiederholen sich Aufgabenstellungen ständig. Den meisten Vorgängen liegen konkrete Algorithmen zugrunde. Sicherheitsabfragen und Aktualisierungsprozesse sind an feste Abläufe gekoppelt. Es gibt vermutlich kaum einen Bereich, der sich mehr für die Prozessautomatisierung anbietet als die Informationstechnologie.


Besonders auch die Ressourcenverwaltung auf großräumigen Servern profitiert von einer automatisch angepassten Zuweisung. So werden z.B. Cloud Anwendungen realisiert. Auch Low-Code Plattformen sind ein Beispiel für vorteilhafte IT Automatisierung, zumal Sie durch derartige Vereinfachungen die IT Kosten senken können.


Verkauf automatisieren


Die Customer Journey lässt sich durch automatisch angepasste Inhalte auf Ihrer Site von Beginn an unkompliziert steuern. Aufgrund intelligenter Analysevorgänge holt die Software den Kunden dort ab, wo er steht und führt ihn in angepasster Form Schritt für Schritt durch den Kaufvorgang.


Daten zu Kunden, Geschäftspartnern und Artikeln liegen zentral vor und können in allen erdenklichen Formen vernetzt werden. Das System zeigt Ihnen jederzeit genau die Zusammenhänge auf, die Sie benötigen und kann sogar automatisch für Nachbestellungen und Lageraktualisierungen sorgen.


Marketing automatisieren


Marketing geschieht mehrheitlich online. Dadurch entstehen in diesem Bereich diverse Automatisierungsansätze. Newsletter und Post werden automatisiert erstellt und können dank cleveren Algorithmen dennoch individualisiert werden.


Analyse-Tools liefern Ihnen mehr Ergebnisse zu Ihren Kunden, als sie jemals verwerten könnten. Sicher und datenrechtskonform, dank automatisierter Prozessprüfungen. Die automatische Erstellung von Rechnungen und Aufträgen betrachten wir in diesem Zusammenhang längst als selbstverständlich.


Was Sie bei der Geschäftsprozessautomatisierung bedenken sollten


Einzelaspekte der Geschäftsverwaltung müssen im Kontext zu den übrigen Verwaltungsprozessen betrachtet werden, da sich die Strukturen zum Teil untereinander bedingen.


Es wird ein bedachtes Vorgehen notwendig, dem eine gezielte Strategie zugrunde liegen sollte. Halten Sie Risiken möglichst gering und beginnen Sie mit der Automatisierung dort, wo Sie tatsächlich Defizite sehen.


Versuchen Sie, den SOLL-Zustand möglichst klar zu definieren. Nur so können Sie Kosten und Nutzen realistisch gegeneinander aufwiegen.


Vergessen Sie nicht, dass die angestrebten Konzepte noch so gut ausgearbeitet sein können, wenn sie mit den Anforderungen und Erwartungen Ihrer Mitarbeiter nicht harmonisieren. Halten Sie entsprechend die Automatisierungsvorgänge transparent und bleiben Sie offen für praktische Kritik. Diese ist ausschlaggebend für das Gelingen des Projektes.


Sorgen Sie außerdem dafür, dass sensible Daten DSGV-konform gehandhabt werden. Die automatisierte Datenverwaltung bietet hier durchaus eine Angriffsfläche, der man jedoch durch entsprechende Sicherheitsstrategien begegnen kann.



Fazit


Automatisierung bedeutet Erleichterung. Allerdings ist zunächst ein strukturiertes Vorgehen gefragt. Wollen Sie Prozesse gezielt optimieren, muss klar sein, welche Möglichkeiten der Prozessabwicklung zur Auswahl stehen und welche Ziele verfolgt werden.


Der Computer arbeitet nicht für sich allein, er benötigt immer noch ein zielführendes Grundkonzept, das Sie sich aus einem möglichst breiten Informationsfundus zusammenstellen. Die Einbeziehung von Fachkräften und die Anwendung moderner Systeme sind die beste Grundlage, um dieser Herausforderung begegnen zu können.



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FAQ


Wo liegen wesentliche Grenzen der Automatisierung?


Automatisierungsprozesse stoßen im dort an ihre Grenzen, wo ein kreatives oder emphatisches Vorgehen gefragt ist. Zwar kann den Vorgängen eine höchst wirksame KI zugrunde gelegt werden, diese arbeitet aber immer nur basierend auf sachlichen Aspekten und Fakten, die Ihr bereits bekannt sind. Sie ist zwar in der Lage zu kombinieren, Kunden entscheiden jedoch emotional und der Markt ist geprägt von Zufällen.


Ein einziger Erdrutsch kann folgenschwere Entscheidungen notwendig machen, die mitunter auf Bedürfnissen beruhen, die ein Computer nicht empfindet. Schon eine nicht abfangbare Fehleingabe kann einen kompletten Verkaufsprozess zerschlagen, wenn das System lineare Eingaben erwartet. Kurz: Automatisierte Prozesse greifen vor allem dort, wo Handlungen vorhersehbar und Optionen begrenzt sind.


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