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Schneller, besser, effizienter: Prozessoptimierung mit ERP

Aktualisiert: 7. Dez. 2023

Die Wettbewerbsfähigkeit ihres Unternehmens hängt vor der Effizienz einzelner Prozesse ab. Diese zu erhalten, verlangt regelmäßig nach neuen Anpassungsverfahren. Nicht zuletzt, weil auch die technische Revolution stetig fortschreitet.


Das Wichtigste in Kürze:

  • Die ERP Prozessoptimierung bezeichnet die Überarbeitung von Prozessen hingehend zu reibungslosen und gewinnorientierten Abläufen.

  • Wird ein Prozessdesign vorausschauend geplant, kann das strukturierende ERP-System für Sie die besten Ergebnisse generieren.

  • Zeitgleich birgt jeder Eingriff in die Prozesse Ihres Unternehmens Risiken für die Gesamtabläufe, weshalb eine primäre Prozessanalyse unerlässlich ist.

Inhaltsverzeichnis:

Was versteht man unter Prozessoptimierung?


Die Prozessoptimierung befasst sich mit der Effizienzsteigerung von Unternehmensabläufen. Es geht darum, …

  • …den Workflow zu optimieren

  • …sich auf vorherrschende Geschäftsanforderungen einzustellen

  • …und letztendlich Produktivität und Umsatz steigern zu können.

Innerhalb eines Unternehmens ist die Prozessoptimierung Teil des Qualitätsmanagements.


Welche Vorteile hat eine Prozessoptimierung?


Ein ERP-System bildet relevante Unternehmensprozesse ab. Die so erzeugte Darstellung erlaubt eine detaillierte Beobachtung. Schwachstellen werden verdeutlich, was eine Optimierung laufender Prozesse erst möglich macht.


Die ERP-Optimierung zielt darauf ab, aufgewandte Kosten und Ressourcen so gering wie möglich zu halten, ohne die Qualität der angebotenen Güter und Dienstleistungen herabzusetzen. Es ergibt sich eine gewinnorientierte Balance zwischen Aufwendung und Gewinn.


Eine eindeutige Prozessbeschreibung unterstützt das ERP-System effektiv. Es werden Automatisierungen möglich, die Ihre Mitarbeiter von zeitraubenden formellen Arbeiten befreien, sodass sie sich ganz auf die eigentliche Prozessabwicklung konzentrieren können.

Fehlerquellen werden erkannt und ausgeräumt.


So entstehen qualitativ hochwertige Angebote, die Ihr positives Image untermauern. Komplexe Abläufe gewinnen deutlich an Übersichtlichkeit. Sie können zielstrebig auf Veränderungen reagieren.


Welche Rolle spielt eine ERP-Software bei der Prozessoptimierung?


Praktisch analysieren Sie bereits vor der Einführung eines ERP-Systems bestehende Geschäftsprozesse. Die gewonnenen Eindrücke ermöglichen es Ihnen,


  • optimale Einzelabläufe zu etablieren

  • und ERP-Prozesse effektiv untereinander zu kombinieren.


Das ERP-System setzt die gefundenen Lösungen digital um. Im Idealfall wird bereits vor der Digitalisierung deutlich, wo Geschäftsprozesse automatisiert und Vereinfachungen greifen können.


Das laufende System gibt Rückmeldung zur Effizienz der gefundenen Lösungen und zeigt Ansatzpunkte für weitere Optimierungsmaßnahmen auf.


Die ERP-Optimierung ist also an keinem Punkt statisch abgeschlossen, sondern entwickelt sich dynamisch mit Ihrem Unternehmen.



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5 Tipps für die Prozessoptimierung mittels ERP


Wie effektiv sich die Prozesse in Ihrem ERP darstellen, hängt zunächst davon ab, wie exakt Sie diese definieren können. Für die Herangehensweise an diese Aufgabe haben wir Ihnen einige nützliche Hinweise zusammengestellt.


1. Definieren Sie die Prozesse, bevor Sie sich für eine ERP-Software entscheiden


ERP-Systeme ermöglichen vielfältig differenzierte Darstellungen einzelner Prozesse, sodass Sie die Möglichkeit haben, die Unternehmensabläufe in all ihren Facetten zu erfassen.

Um dieses Potenzial ausschöpfen zu können, kommt es zu nächst auf eine möglichst exakte Definition einzelner Prozesses an.


Dem gehen Diskussionen und Austauschprozesse im Mitarbeiterkreis voraus. Die Basis der Softwareanpassung sind Bedürfnisanalysen, übertragen in theoretische Vorüberlegungen.

Sie entwerfen das Design eines Prozesses, bevor Sie in die eigentliche ERP-Implementierung einsteigen.


So können Sie sich gezielt auf einzelne Themen konzentrieren und vermeiden es, Entscheidungen unter Zeitdruck treffen zu müssen. Soll das ERP einen Prozess optimal abbilden, müssen Sie diesen schließlich zunächst entsprechend beschreiben können.


2. Kommunizieren Sie die Prozessoptimierung mit allen Beteiligten


Der Mensch liebt seine Gewohnheiten und so wird es kaum überraschen, dass die Einführung neuer Software-Anwendungen so gut wie nie ohne interne Widerstände vonstattengeht. Die Skepsis gegenüber Veränderungen ist Teil der menschlichen Natur.

  • Begegnen Sie diesem Fakt bewusst.

  • Beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter Veränderungsentscheidungen. Fragen Sie, wo die Betroffenen Schwachstellen an einzelnen Prozessen sehen.

  • Machen Sie deutlich, warum Änderungen notwendig werden.

  • Kommunizieren Sie Rahmenbedingungen und Zeitpläne eindeutig.

  • Reagieren Sie auf negative Rückmeldung ebenso entspannt wie auf positive.

  • Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern in Schulungen bzw. mithilfe sinnvoller Zusammenfassungen einen kompetenten Einstieg in neue Softwarelösungen oder Arbeitsabläufe.

Das Gefühl einer gemeinsam getroffenen Entscheidung schafft deutlich mehr Akzeptanz als ein Agieren über die Köpfe der Betroffenen hinweg.


3. Ausreichend Zeit und Budget einplanen


Einzelne Geschäftsprozesse verlaufen nie unabhängig vom Gesamtsystem. Die ERP-Software bildet Ihr Unternehmen demzufolge systemisch ab. Entsprechend komplex wirken sich bereits kleinste Eingriffe auf die Gesamtperformance aus.


Versuchen Sie, Abhängigkeiten vorauszusehen und geben Sie sich Zeit, auf unerwartete Zusammenhänge reagieren zu können. Bedenken Sie, dass es während der Umstellungsphase zu Einbrüchen in Produktion oder Vertrieb kommen kann. Halten Sie Ressourcen zurück, die derartige Situationen abfangen können.


Das Unternehmen in seiner derzeitigen Form hat sich nicht von heute auf morgen entwickelt. Umstrukturierungen sind ebenso Teil eines Entwicklungsprozesses. Planen Sie gut, aber bringen sie außerdem Geduld mit, die Entwicklung Ihrer Pläne zu beobachten.


4. Definieren Sie KPIs und überwachen Sie diese


Welches sind die für Ihr Unternehmen wesentlichen Kennzahlen? Definieren Sie Werte, an denen Sie festmachen, ob Sie durch die erfolgten Prozessoptimierungen an Marktfähigkeit und Absatz gewinnen.


Wie beobachten Sie z.B. Fortschritte in der Mitarbeiter- oder Kundenzufriedenheit? Definieren Sie aussagekräftige Kennzahlen und nutzen Sie durch das ERP-System gegebene Visualisierungsmöglichkeiten, um diese dauerhaft verfolgen zu können.


Fehler in der Schwerpunktsetzung oder Softwareanpassung werden auf diesem Weg eindeutig lokalisierbar und können gezielt behoben werden.


5. Analysieren Sie die Qualität der Prozesse


Trotz der systemischen Struktur der grundsätzlichen Unternehmensverwaltung ist ein theoretisch perfekt geplanter Prozessablauf nicht mit der praktisch besten Lösung gleichzusetzen. Ihr Unternehmen existiert nicht in einer Blase. Es ist Teil einer dynamischen Marktwirtschaft.


Die Qualität eines Prozesses zeigt sich erst in der Konfrontation mit realistischen Bedingungen. Zahlreiche Einzelkomponenten tragen zur Etablierung optimaler Strategien bei. Dabei sind die Schwachstellen einzelner Abläufe selten so offensichtlich wie im Beispiel fehlender Lagerkapazitäten oder doppelter Buchungen.


Haben Sie schon einmal über die Unterstützung durch künstliche Intelligenz nachgedacht? Die computergesteuerte Datenaufbereitung erkennt mitunter unerwartete Zusammenhänge, die wir aufgrund unseres begrenzten Erfassungsvermögens übersehen. Nehmen Sie sich die Zeit und schauen Sie genau hin. Andernfalls können Ihnen wesentliche Wettbewerbsvorteile verloren gehen.



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Beispiele für eine Prozessoptimierung mit ERP-Unterstützung


Automatisierung. Prozessoptimierung profitiert von dem Erkennen von Regelmäßigkeiten. Ein Versandunternehmen wird so zum Beispiel immer wieder Sendungen digital vorbereiten und physisch verpacken. In diesen Bereichen können unkompliziert verbindliche Standards festgelegt werden. Diese werden dann in der ERP-Realisierung in Form von Automatisierungen aufgegriffen.


Digitalisierung. Geben Sie Waren aus, muss der Kunde deren Empfang bestätigen. Einige Einrichtungshäuser arbeiten an diesem Punkt nach wie vor mit Handzetteln. Die Daten werden im Anschluss mühsam von Hand in das System eingelesen, Tippfehler inklusive. Warum so offensichtliche Fehlerquellen hinnehmen, wenn sich der Prozess digital realisieren lässt, wie sie es von der Übergabe der Pakete an Ihrer Haustür kennen?


Zentrale Datennutzung. Bestellung und Versand bedienen sich grundsätzlich derselben Datenbasis. Ein ERP-System kann damit zusammenhängende Vorgänge bündeln und die Daten automatisch den benötigten Dokumenten hinzufügen. Sie stehen damit jeder am Prozess beteiligte Abteilung direkt zur Verfügung. Unverfälscht und korrekt.


Ordnungsstrukturen. Selbstverständlich sind nicht alle Optimierungsmöglichkeiten so offensichtlich. Das Prinzip ist jedoch übertragbar: Vereinfachen, zusammenfassen, ordnen, Redundanz vermeiden. Zum Beispiel können Neukunden nach vordefinierten Gruppen kategorisiert werden. Sie haben einen Vertrag mit mehreren beteiligten Partnern geschlossen?


Dann lassen Sie das System für Änderungen direkt eine Vollmacht mitausgeben. Ein guter Reminder, um den daraus resultierenden rechtlichen Belangen genügen zu können.


Worauf muss man bei der Prozessoptimierung mittels ERP achten?


Betrachtet man ein Unternehmen als dynamische Einheit zahlreicher miteinander interagierender Subsysteme, wird einem die Tragweite der Prozessoptimierung sofort klar.


Drehen Sie an einem einzelnen Zahnrad, kann dies die Funktionalität der gesamten Maschinerie beeinflussen. Die Beobachtung in den entstehen Entwicklungen und das Herauspicken der optimalen Angriffspunkte benötigen Zeit. Zudem stehen alle betrieblichen Prozesse nicht nur mit sich selbst, sondern auch mit einer veränderlichen Außenwelt in stetigem Kontakt.


Neue Ideen und moderne Techniken können in diesem Kontext sehr vielversprechend sein. Nicht immer ist neuer jedoch besser. Eine spontane Aktualisierung bedeutet einen unüberlegten Eingriff in ein funktionierendes System. Analysieren Sie genau, ob der Aufwand zu einem ausreichenden Gewinn führen kann oder ob Sie durch die Veränderungen eher zusätzlich investieren, statt dass Sie IT Kosten senken.


Mitunter ist weniger mehr und sie erreichen eine Prozessoptimierung über Verschlankung statt Ergänzungen. Welche überflüssigen Prozesse und Einzelaktionen setzen sich ab?


Fazit


Innerhalb der Prozessoptimierung für ERP-Systeme geht es immer um Anpassungsvorgänge. Sie als Unternehmen wollen äußeren Ansprüchen genügen, Ihre eigenen Werte vertreten und dabei so wirtschaftlich wie möglich handeln können.

Der Optimierungsvorgang ist in diesem Kontext mit der Balancesuche zwischen diesen Bestrebungen gleichzusetzen. Ein strukturiertes und überlegtes Vorgehen wird unumgänglich.

FAQ

Wo kann ich mich bezüglich einer Prozessoptimierung mittels ERP beraten lassen?


Nutzen Sie den Beratungsservice Ihres bevorzugten ERP-Anbieters. Gibt es einen solchen noch nicht, können Sie online unabhängige ERP-Berater recherchieren, die sich womöglich am aktuellen ERP-Ranking orientieren. Berücksichtigen Sie bei deren Auswahl die notwendige Branchenerfahrung. So können Sie für die Prozessoptimierung aus der Beratung das Beste herausholen.


Wann sind Prozesse effizient?


Ein Prozess ist dann effizient, wenn Ertrag und Aufwand in einem positiven Verhältnis zueinanderstehen. Das Ziel ist in diesem Sinne eine adäquate Wirtschaftlichkeit.


Warum sollten Prozesse dokumentiert werden?


Wie erwähnt verhalten sich Unternehmensabläufe selten statisch. Sie unterliegen dynamischen Entwicklungsprozessen. Es wird notwendig, Einzelabläufe beobachten zu können, um im Laufe der Zeit entstehende Schwachstellen zu registrieren.


Zudem bietet die Dokumentation funktionierender Abläufe eine Orientierung für Ihre Mitarbeiter. Anhand dieser kann das System bei Personalwechsel und Ausfällen auch von abteilungsfremden Mitarbeitern gesteuert werden.


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