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Was ist ein ERP System?

Aktualisiert: 7. Dez. 2023

Innerhalb eines Enterprise Ressource Planning Systems werden alle betriebseigenen Ressourcen erfasst und verwaltet. Um die dabei entstehenden Datenmengen effektiv überschauen zu können, bedient man sich intelligenter Softwarelösungen, die zudem Zusammenfassungen und Übersichten bereitstellen und dem Unternehmen einen weit gefassten Handlungsspielraum ermöglichen.


Kernprozesse können automatisiert werden und wesentliche Informationen werden zentral verknüpft. Dadurch erlangt ERP Bedeutung, wenn es darum geht, die Arbeitsweise des Gesamtunternehmens übersichtlich abzubilden.


Das Wichtigste in Kürze:

  • Ein Enterprise Ressource Planning System ist ein Warenwirtschaftssystem bzw. eine Unternehmenssoftware, mit dem Sie die Ressourcen Ihres Unternehmens strukturiert verwalten.

  • ERP-Systeme ermöglichen neben der Informationsaufnahme und Speicherung differenzierte Analysevorgänge.

  • Die in diesem System hinterlegten Daten können abteilungsübergreifend eingesehen und modifiziert werden.

  • Die Anwendung des Systems macht das Gesamtunternehmen flexibler und ermöglicht eine gesteigerte Produktivität durch nachhaltige Ressourcennutzung.

Inhaltsverzeichnis:



Einführung zum Thema ERP Systeme


Wofür steht ERP?


ERP steht als Abkürzung für


„Enterprise Ressource Planning“ und wird häufig mit dem Begriff “Warenwirtschaftssystem” gleichgesetzt.

Genau genommen ist die Warenwirtschaft jedoch nur ein Teil eines ERP Systems. Einfach erklärt ist ein ERP System eine komplexe Software Anwendung für die Steuerung aller in einem Unternehmen anfallenden Aufgaben, die sich um die Planung, Verwaltung und Entstehung von Ressourcen drehen.


Praktisch wird in diesem Sinne die gesamte innerbetriebliche Organisation angesprochen. ERP-Systeme haben Bedeutung für die Verwaltung von


  • Betriebsmitteln

  • Lagerbeständen

  • Finanzen

  • Kunden

  • Marketingstrategien

  • Einkauf/Verkauf

ERP-Systeme stellen die anfallenden Daten nicht isoliert, sondern auch in ihrer Wechselwirkung zueinander dar.


Wie funktioniert ein ERP System?


In diesem Zusammenhang entstehen Datensätze, die schon innerhalb einer einzelnen Abteilung innerhalb kürzester Zeit an Überschaubarkeit verlieren. Soll ein Gesamtsystem betrachtet werden, ist die digitale Unterstützung unerlässlich.


Was bedeutet ERP-Software unter diesen Umständen in der Anwendung?


Mit Hilfe moderner ERP-Software werden Prozesse zueinander ins Verhältnis gesetzt und Daten auf ihre inhaltlichen Aspekte hin gefiltert, ohne dass wesentliche Gesichtspunkte verloren gehen.


Um diese Anforderungen realisieren zu können, wird ein System implementiert, das alle eingehenden Daten sämtlicher Arbeitsbereiche in ein einheitliches Format überführt.

Die Ablage erfolgt zentral auf unternehmenseigenen Servern oder über externe Cloud-Systeme, die permanent ansprechbar und aktualisierbar sind.


So werden einzelne Mitarbeiter in die Lage versetzt, aktuelle Strukturen in Echtzeit abzubilden und sind jederzeit reaktionsfähig. Einzelne Arbeitsplätze können in ihrer Anschaulichkeit und Funktion den Bedürfnissen der individuellen Aufgaben angepasst werden, ohne dass sich Grundfunktionalitäten ändern.


Warum sind ERP-Systeme wichtig für Unternehmen?


ERP-Systeme garantieren Unternehmen eine zeitnahe Handlungsfähigkeit. Die Aufnahme von Kunden und die Auftragsanfrage beinhalten zum Beispiel viele gleichbleibende Verwaltungsvorgänge. Ähnlich sieht es mit Buchungsvorgängen und der Finanzverwaltung aus.


Können in diesen Bereichen Arbeitsgänge gespart oder an die Software übergeben werden, sind die Mitarbeiter befähigt, ihr Augenmerk auf Service und Entscheidungsfähigkeit zu legen.

Die Arbeitsgeschwindigkeit nimmt zu.

  • Aufträge werden sofort bearbeitet,

  • Lieferengpässe erkannt

  • und Alternativen gefunden.

Damit kann das Gesamtsystem permanent agil gehalten werden.


Ohne die technische Unterstützung würde der stetig wachsende Verwaltungsaufwand, den die Anforderungen an moderne Unternehmen mit sich bringen, zu einer erhöhten Fehleranfälligkeit führen.


Dank der digitalen Datenaufbereitung und derer zentralen Bereitstellung können unerwartete Fragen unkompliziert bearbeitet und Veränderungen ohne Störung des Workflows vorgenommen werden.



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Für welche Unternehmen sind ERP Systeme geeignet?


Inzwischen stehen ERP-Lösungen für alle Unternehmensgrößen zur Verfügung. Modulare Realisierungen und cloudbasierte Softwareanwendungen ermöglichen viel Spielraum innerhalb der Einsatzbereiche und halten die Wartungsarbeiten für ERP-Systeme gering.


Kleinunternehmer


Was bedeutet, ERP-Systeme können auch für Kleinunternehmer mehr als sinnvoll sein. Sie profitieren von mitwachsenden Lösungen, moderaten Anschaffungskosten und geringem Implementierungsaufwand.


Mittelständische Unternehmen


Gewachsene oder mittelständische Unternehmen werden zusätzlich eine Vielzahl der möglichen Analysetools nutzen, mit denen die ERP-Software erweitert werden kann. Sie ziehen Gewinn aus der gemeinsamen Datennutzung über verschiedene Abteilung hinaus – auch bei der Gründung von Tochterunternehmen.


Große Unternehmen


Vorinstallierte Managementfunktionen entwickeln sich mit den Anforderungen an das Unternehmen weiter. Neue Herausforderungen können umgehend integriert werden. Große Unternehmen bekommen erst durch eine gezielte Datenanalyse eine echte Chance, dem Weltmarkt zu begegnen. Für sie sind ERP-Systeme quasi definiert.


Firmenzusammenführung


Die Möglichkeit, Firmendaten in großen Mengen zu ergänzen und jederzeit Einsatzbereiche hinzuzufügen, kommt bei Firmenzusammenführungen und Übernahmen stark zum Tragen. Es werden reibungslose Übergänge möglich, die mitunter Jahre an Entwicklungszeit sparen.


Welche Module sind in ERP-Systemen enthalten?


Einkauf: Mit Modulen zu Einkauf und Beschaffung organisieren Sie notwendige Ausgangsressourcen. Verträge, Genehmigungen und Anfragen werden erstellt und verwaltet, wobei das Programm unkompliziert Lieferzeiten und knapp werdende Rohstoffe im Blick behält.


Produktion: Produktionsmodule übernehmen die Bedarfs- und Produktionsplanung. Mit ihnen behalten Sie den gesamten Fertigungsprozess im Blick. So arbeiten Sie bedarfsgerecht und können hohen Qualitätsansprüchen gerecht werden.


Vertrieb: Vertriebs Module unterstützen Marketingvorgänge und ermöglichen eine reibungslose Kommunikation mit Interessenten und Kunden. Mittelpunkt bilden die Auftragsabwicklung und unterschiedliche Vertriebsleistungen.


Finanzen: Module aus dem Bereich des Finanzwesens ermöglichen eine vorgabenkonforme Buchhaltung und stellen die Grundlage jedes ERP-Systems. Eingehende und ausgehende Posten werden ebenso übersichtlich dargestellt wie Kredite und die Auflistung diverser betriebswirtschaftlicher Kennzahlen.


Finanzierungsprozesse werden vorhersagbar. Finanzrisiken reduzieren sich.


Logistik und Supply Chain Management: Logistik-Module unterstützen Sie darin, Lieferketten und Warenbewegungen zu beobachten. Transport, Lagerung und Logistik können transparent verwaltet und von diversen Zugriffspunkten aus optimiert werden.


Personalverwaltung: Humanressource Module ermöglichen Ihnen, Daten zu Ihren Mitarbeitern effektiv zu bündeln und auszuwerten. Neben Gehaltsabrechnungen und Arbeitszeiterfassung können weitere mitarbeiterrelevante Daten analysiert werden, die Ihnen helfen, die Produktivität über die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.


Service: Serviceleistungen und Kundenbetreuung können individualisiert kommuniziert werden. Mit in ERP-Systemen integrierten Service Modulen haben Ihre Mitarbeiter von überallher in Echtzeit Zugriff auf kundenspezifische Daten und verwalten entsprechende Leistungsprozesse auch aus der Ferne.


Sie bleiben für Ihre Kunden unter allen Umständen greifbar.


F&E und Konstruktion: Aspekte aus Forschung und Entwicklung stehen in stetiger Wechselwirkung mit aktuellen Unternehmensprozessen. Über FE Module greifen Designer und Entwickler immer auf die aktuellen Entwicklungsdaten zu und bleiben so stets in Kontakt mit realistischen Möglichkeiten und aktuellen Kundenwünschen.


Verwaltung von Unternehmensanlagen: Die Planung von nachhaltigen Strukturen, Umweltaspekten, Gesundheit und Arbeitsschutz geht mit regelmäßigen Wartungs- und Aufklärungsarbeiten einher. Diese müssen exakt terminiert und zugeordnet werden können.


Entsprechende Module verwalten Vorschriften und deren Umsetzung, zeitgerechte Aktualisierungen und notwendige Zuständigkeiten. Mitarbeiter bleiben stets informiert und Geräte effizient und einsatzfähig.



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Implementierungsmöglichkeiten


Cloud-ERP


Cloud-ERP kann als die beliebteste Implementierungsform betrachtet werden. Das System wird in diesem Fall als flexible Abo-Lösung online Angeboten. Der Anwender überlässt Aktualisierungs- und Wartungsvorgänge durchweg dem Anbieter.


  • Internes Datenhosting wird überflüssig.

  • Die Integration gestaltet sich sehr einfach.

  • Zudem können sehr hohe Sicherheitsstandards realisiert werden.

On-Premise-ERP


Die Implementierung als On-Premise-ERP gestattet dem Unternehmen eine höhere Eigenständigkeit. Die Softwaresteuerung kann zu großen Teilen intern erfolgen. Das System wird über das Rechenzentrum des Unternehmens realisiert.


Firmeneigene Mitarbeiter sind für Implementierung und Wartung zuständig. Es werden entsprechende Hardwarekomponenten zur Datenverwaltung und Ausführung notwendig.


Hybride ERP-Software


Ein zweistufiger Prozess, der die Vorzüge beider Modelle vereinigt, kann über Hybridsysteme realisiert werden. Mit diesen Lösungen befindet sich nur ein Teil der Software als fest installiertes System auf der eigenen Hardware, weitere Bereiche werden über ein Cloud-System umgesetzt und verwaltet.


Dies kann zum Beispiel im Rahmen der ausgelagerten Datenspeicherung interessant sein.


Beispiele für ERP-Systeme


Die Realisierung der ERP-Software kann für verschiedene Branchen unterschiedlich aussehen. Ausschlaggebend sind die persönlichen Schwerpunkte des Unternehmens und aktuelle Anforderungskomponenten des jeweiligen Marktes.


Dienstleister: ERP-Lösungen für Dienstleister setzen auf eine unkomplizierte Erfassung von Daten und Dokumenten auch von unterwegs aus. Auftragsdaten können mobil abgerufen und Zuständigkeiten mit wenigen Klicks verteilt werden.


Das Handeln des Einzelnen bleibt strategisch effizient, da alle Änderungen sofort für alle Beteiligten einsehbar sind. Ausgaben und Einnahmen werden unkompliziert zusammengeführt und Kommunikationsprozesse vereinfacht.


Handel: Händler aus den Bereichen E-Commerce und Großhandel profitieren von ERP-Systemen, die durch intelligente Kooperationen eine ausführliche digitale Abbildung des Marktes ermöglichen.


Alle Unternehmensbereiche werden einheitlich abgebildet und dennoch arbeitet jede Abteilung nur mit den Modulen und Zugriffsrechten, die sie benötigt. Komplexe Zusammenhänge werden schnell und übersichtlich aufbereitet und das Management bleibt jederzeit aussagekräftig.


Industrie: Für Spezial Industrien wie den Lebensmittel- oder Pharmabereich können ERP-Lösungen um rechtlich oder hygienisch wesentliche Zusatzmodule erweitert werden.


Hier werden bestimmte Anforderungen an Rohstoffe und Materialien gestellt. Haltbarkeiten und Sondertransportbestimmungen müssen im Blick behalten werden. Simulations- und Einkaufsprozesse stehen intensiver im Fokus.


Welche Vor- und Nachteile hat ein ERP System?


Vorteile von ERP-Systemen


Einfachere IT: Ihr ERP System sorgt dafür, dass alle unternehmensrelevanten Daten an einem zentralen Zugriffspunkt zu finden sind. Die Datenformate aller integrierten Anwendungen sind zueinander kompatibel und austauschbar.


Dadurch entstehen weniger Einzeldatensammlungen. Zudem vereinfacht eine einheitliche Programmstruktur die Überwachung von Sicherheits- und Aktualitätskomponenten.


Höhere Produktivität: Sich wiederholende Prozesse werden durch ERP optimiert und können automatisiert werden. Datensätze sind wiederholt nutzbar und können durch unterschiedliche Anwender ergänzt werden. Das System erkennt Schnittstellen und Zusammenhänge innerhalb zueinander gehörender Datensätze.


Unwirtschaftliche Fehlerquellen, doppelte und sich wiederholende Arbeitsgänge entfallen, wodurch Arbeitskraft freigegeben wird.


Schnelleres Reporting: Die schnelle Zusammenführung von Daten erlaubt es, Analyseprozesse in Echtzeit auszuführen. Die Ergebnisse können nach individuellen Aspekten innerhalb der Software aufbereitet und diversen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.


Die daraus folgende umgehende Problem- und Trenderkennung erhöht die Flexibilität wirtschaftsfokussierter Reaktionen.


Geringeres Risiko: Aktuelle Risiken und zukünftige Entwicklungen werden transparent. Handlungsrisiken reduzieren sich drastisch. Fehler Einzelner können nachvollzogen und an ihrer Wurzel behoben werden.


Ungünstige Entwicklungen werden von verschiedenen Professionen gesehen und umgehend bereinigt.


Höhere Agilität: Reaktionen können weit gestreut ansetzen. Echtzeitdaten werden in beide Richtungen vermittelt – Prozesse unmittelbar ins Laufen gebracht und auch gestoppt.


Mehr Transparenz: Was getan wird und welche Auswirkungen veränderte Bedingungen auf das Gesamtunternehmen haben, ist für alle transparent nachvollziehbar. Die Leistung einzelner Abteilungen wird abschätzbar.


Entscheidende geschäftliche Fragen können schnell und ganzheitlich beantwortet werden. Einzelaspekte werden nur noch selten übersehen.


Nachteile von ERP-Systemen


Schulungsbedarf: Die Anwendung der neuen Software wird zunächst erlernt werden müssen. Entsprechend sind Schulungseinheiten und Materialien zu organisieren. Auch wenn sich die Investition letztendlich lohnt, kosten diese Vorgänge zunächst Geld und Zeit.


Mangelnde Akzeptanz im Mitarbeiterstamm: Steigen Sie auf ein neues ERP-System um, können sich die Anwender von der Vielzahl der Veränderungen zunächst erschlagen fühlen. Niemand lässt gern von eingefahrenen Gewohnheiten ab und der Umgang mit der neuen Software wird sich erst über den täglichen Gebrauch einspielen.


Sie können diesem Problem begegnen, indem Sie Ihren Mitarbeitern den Nutzen des Systems klar vor Augen halten, sie zunächst zu einer positiven Fehlerhaltung motivieren und sie von Beginn an an allen Planungsprozessen beteiligen.


Kosten für Datenkonvertierung: Ein laufendes Unternehmen setzt in der Anlage der Datensätze beim Start des ERP-Systems nicht bei Null an. Es sind bereits erhebliche Mengen an Daten und Dokumenten vorhanden, die in das neue System überführt werden müssen. Nicht immer gelingt die Umwandlung automatisch oder fehlerfrei.


Eventuell müssen Sie externe Fachkräfte mit diesen Aufgaben beauftragen. Dies ist zeitaufwendig und kostet Geld. Bedenken Sie aber, bevor Sie sich von diesem Punkt abschrecken lassen, dass Sie aus gezielt aufbereiteten Daten immer einen Vorteil ziehen und sich der eingesetzte Mehraufwand schnell durch die entstehenden Einsparungen ausgleichen wird.


Prozesse und Richtlinien werden nicht gestellt: Natürlich bleibt auch eine intelligente ERP-Software ein Verwaltungssystem. Die Software präsentiert Ihnen keine vorgefertigten Prozesslösungen. Entscheidungen werden Sie nach wie vor selbst treffen müssen. Das System bietet lediglich die Grundlagen dazu an.


Was war der Ursprung von ERP Systemen?


Grundlegend für die heutigen ERP-Systemen standen MRP-Systeme (Manufacturing Requirements Planning) zur Verfügung, die zwar in Bezug auf die Standards der Sechziger Jahre Verwaltungsprozess vielversprechend unterstützen konnte, aber doch noch teuer und sperrig waren. Entsprechend entwickelten sich bis in die 1990er Jahre eigenständige Lösungen.


Eine Entwicklung, die schließlich in der Implementierung der ersten ERP-Systeme mündete. Diese ersten Systeme glichen grundsätzlichen On-Premise-Systemen, die über Lizenzverträge erworben und fest auf den Firmenrechnern installiert werden. Der Fortschritt der Internetnutzung macht inzwischen Cloud-Systeme deutlich attraktiver, weshalb viele in der Cloud-ERP die Zukunft des Systems sehen.


Worauf kommt es bei der Wahl eines ERP-Systems an?


Flexibilität: Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, der Ihnen unterschiedliche Implementierungsmodelle bietet. Sie sollten die freie Wahl zwischen On-Premise, Cloud oder Hybridstrukturen haben. Achten Sie auf modifizierbare Module und Ergänzungspakete.


Modernität und Erweiterbarkeit: Internetanwendungen werden stetig weiterentwickelt. KI- Lösungen wie OpenAI Chat CPT und Anforderungen an den mobilen Datenschutz sind nur dezente Hinweise auf das Veränderungspotenzial moderner Anwendungen. Wählen Sie ein System, das sich unerwarteten Neuerungen anpasst.


Transparenz: Bereits die Form des Produktangebots verrät Ihnen viel über die spätere Zusammenarbeit mit dem Systemanbieter. Achten Sie auf transparente Preisgestaltung und eindeutige technische Angaben.


Passgenauigkeit: Kennen Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und wählen Sie ein ERP-System, das in der Lage ist, diese Anforderungen abzudecken. Denken Sie zukunftsorientiert, aber gehen Sie keine faulen Kompromisse ein. Das System passt sich dem Unternehmen an, nicht umgekehrt. Zumindest dort, wo Sie es als sinnvoll erachten.


Visualisierung: Ein gutes ERP-System arbeitet Daten visuell auf und bietet intuitive Benutzeroberflächen. Suchen Sie sich Angebote, die Sie ansprechen und die Ihrem Workflow genügen.


Gemeinsamer Datenpool: Alle Komponenten des gewählten Systems sollten gemeinsam auf vorhandene Datensätze zugreifen können. Nur so wird ein vollständiges Bild aller unternehmensinternen Prozesse möglich und eine

  • reibungslose,

  • abteilungsübergreifende Zusammenarbeit garantiert.

Datensicherheit: ERP-Systeme handhaben sensible Daten. Sie sollten einen rechtskonformen Umgang damit sicherstellen und Zugriffsrechte differenzieren können.


FAQ


Gibt es ERP Systeme für Kleinunternehmen?


Moderne ERP-Systeme werden zunehmend individualisierbarer und können kostensparend über Cloud-Systeme realisiert werden. Dies ist eine direkte Erklärung, warum ERP-Systeme inzwischen auch Kleinunternehmer direkt ansprechen.


Ist SAP ein ERP-System?


SAP wird teilweise als Synonym für ERP verwendet. Tatsächlich handelt es sich hierbei um einen Software Anbieter, der neben ERP-Technologien auch weitere Softwarelösungen vertreibt. Aktuell ist SAP S/4HANA Cloud das gängige ERP Produkt von SAP.


Was kostet ein ERP System?


Pauschal lässt sich nicht sagen, was Ihre ERP-Lösung kosten wird. Die Software ist in ihrem Umfang an einzelne Unternehmen anpassbar und wird je nach Implementierungsform modular ergänzt. Mitunter spielt die Anzahl der inbegriffenen Mitarbeiter eine Rolle für die Preisgestaltung.


Die Munixo ERP Software von Novicon ist z. B. für fünf User ab monatlich 990 Euro erhältlich. Die einmalige Konfiguration kostet ab 9.900 Euro.


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