Auf der Suche nach einer anpassungsfähigen Verwaltungsstruktur stoßen Sie früher oder später auf innovative Cloud-Angebote. Aber ERP in der Cloud - ist das nicht riskant? Lassen sich auf diesem Wege tatsächlich ebenso breit gefächerte Prozessstrukturen abbilden wie über ein bodenständiges On-Premise-System?
Viele Unternehmen befürchten Einschränkungen in Ihrer Handlungsfähigkeit und übersehen, dass auch Cloud-Lösungen mitunter offline fähig sind. Der folgende Artikel greift viele der häufigsten Fragen zu Cloud ERP-Systemen auf und versucht gängigen Vorurteilen zu begegnen. Wenn Sie zuvor noch mehr darüber erfahren möchten, wie ein ERP-System funktioniert, schauen Sie sich diesen Beitrag an: Einführung ERP System
Das Wichtigste in Kürze:
Mit Cloud ERP-Systemen verwalten Sie alle betriebsinternen Ressourcen zentral über eine standortunabhängige Anwendersoftware.
Sie bekommen die Möglichkeit, die Systemadministration vollständig auszulagern. Backup, Sicherheit und Infrastruktur sind Sorge des Anbieters.
Sie haben mobilen Zugang zu Ihren Daten und können Ihr Abo-Modell jederzeit flexibel anpassen.
Ihre Daten sind sicher und durch Backups geschützt. Zugriffsrechte werden mit wenigen Klicks verwaltet.
Inhaltsverzeichnis:
Was ist ein Cloud ERP-System?
Ein Cloud ERP-System ist eine standortunabhängige Software-Lösung zur Planung und Koordination innerbetrieblicher Ressourcen und Prozesse. ERP-Systeme helfen Ihnen, Aufgaben aus allen Geschäftsbereichen wechselwirksam abzuwickeln und wo möglich zu automatisieren.
Sie als Anwender erhalten unkompliziert Zugang zur online ERP-Cloud und allen notwendigen Systemkomponenten. Sie selbst stellen lediglich die benötigten Endgeräte und eine verlässliche Internetverbindung zur Verfügung.
Die vernetzte Struktur ermöglicht einen Zugriff über mobile Anwendungen, sodass dafür freigegebene Daten von jedem beliebigen Standort eingesehen und angepasst werden können.
Betriebsrelevante Prozesse werden ressourcenschonend aufbereitet und jedem Mitarbeiter transparent dargestellt.
Wie funktioniert Cloud ERP?
Sie abonnieren den Zugang zu einem Cloud ERP-System für einen vordefinierten Zeitraum. Das eigentliche System läuft auf den Servern des Anbieters. Es wird dort über eine Cloud-Computing Plattform gehostet.
Der User erhält die Software meist als „Software as a Service“.
Es werden keinerlei Installationsprozesse vor Ort notwendig. Wählen Sie passende Softwareschnittstellen, können Sie im Grunde sofort nach der Anmeldung in die Nutzung des Systems einsteigen.
Wartung und Aktualisierung bleiben genauso Anbieteraufgabe wie die Aktualisierung und Anpassung notwendiger Sicherheitsmaßnahmen. Die erzielten Ersparnisse können bereits als echte Vorteile gewertet werden. Für ein online ERP-System sprechen jedoch noch weitere Aspekte.
Welche Vorteile hat ein Cloud ERP-System?
Einsparungen: Neben der Hardwarestruktur sparen Sie Gehälter für zusätzliches IT-Personal. Ein erweiterter Ressourcenausbau der technischen Infrastruktur wird mit der Cloud-Lösung überflüssig.
Konnektivität: Moderne Cloud ERP-Systeme integrieren zahlreiche Bezahldienste und beliebte Online-Marktplätze. Beliebte Softwarelösungen werden von den Entwicklern bedacht, sodass sich z.B. typische Office-Formate in die Anwendung einbinden lassen.
Mobilität: ERP on Cloud ist von überall her erreichbar. Ihre Mitarbeiter können auf relevante Daten zugreifen, auch wenn sie sich gerade auf der Baustelle, im Home-Office oder im Kundengespräch befinden.
Schnell: Kompatibel aufbereitete Datensätze lassen sich unkompliziert in das System einpflegen. Sie können nach der Übertragung direkt in die Arbeit mit dem System einsteigen. Die Installationsprozesse für Apps und Dashboards ähneln denen anderer Online-Anwendungen.
Skalierbarkeit: Das regelmäßige Aboverfahren ermöglicht es, das System zeitnah zu erweitern und je nach Bedarf Anwendungsmodule hinzuzufügen oder Mitarbeiter-Arbeitsplätze zu ergänzen.
Effizienz: Das ERP-System führt alle Daten Ihres Unternehmens effizient zusammen und macht sie für alle Abteilungen gleichsam einsehbar. Datensätze können kombiniert verwaltet werden. Dem spontanen Teamwork steht nichts mehr im Weg.
Anwenderfreundlichkeit: Wie für mobile Systeme üblich, legen Cloud ERP-Anwendungen Wert auf intuitive Bedienbarkeit. Die Benutzeroberflächen lassen sich abteilungsspezifisch anpassen, beinhalten in der Gesamtausrichtung jedoch eine gleichbleibende Funktionalität. So können Nutzerstrategien zwischen unterschiedlichen Einsatzbereichen übertragen werden.
Cloud ERP vs. On-Premise ERP: Die wichtigsten Unterschiede
Trotz der vielen Vorteile der ERP-Cloud-Lösungen haben On-Premise Systeme nicht ausgedient. Sie bieten ihre eigenen Vorzüge und sind als „Named User“ Lizenzmodelle realisiert mitunter ähnlich ansprechend. Etablierte, groß aufgestellte Unternehmen profitieren von der in diesem Verfahren stärker ausgeprägten Individualisierbarkeit der Prozessabbildung. Auch das standortgebundene Datenhosting kann gewünscht sein.
Obwohl diese Attribute mitunter attraktiv erscheinen, kommen sie zu einem hohen Preis. Die zusätzlich anfallenden Kosten für
Hardware,
Wartung,
Aktualisierung,
Sicherheit
und Implementierung sind für kleinere und mittelständische Unternehmen kaum zu decken.
Hinzu kommt der personelle Aufwand. Datensicherheit ist ein komplexes und veränderliches Thema. Zuständige Mitarbeiter müssen permanent geschult und einsatzbereit sein. Fehler und Sicherheitslücken kommen dem Unternehmen teuer zu stehen.
Der Sicherheitsservice und die Wartung sind bei Cloud-Systemen inklusive und genügt hohen Ansprüchen.
In der folgenden Tabelle finden Sie eine kurze Gegenüberstellung Cloud vs. On-Premise ERP.
(Klassische) On-Premise-Lösungen | Cloud ERP-Systeme |
Daten liegen auf unternehmenseigenen Servern | Daten werden vom Anbieter gehostet |
Nutzer besitzt eine Softwarelizenz, das Programm ist fest auf internen Geräten installiert | Anwender erwerben lediglich ein vorübergehendes Nutzungsrecht |
Datensicherheit, Wartung und Aktualisierung obliegen dem Unternehmer | Der Anbieter zeichnet sich verantwortlich für Aspekte der Aktualität und Sicherheit |
Keine oder eingeschränkte mobile Zugriffsmöglichkeiten | Vereinfachter mobiler Zugriff |
Langwierige Aktualisierungsprozesse, starre Strukturen | Agile Arbeitsumgebung mit flexiblen Strukturen, die im laufenden Workflow angepasst werden kann |
Aufwendige Einrichtung | Schnelle und unkomplizierte Implementierung |
Hohe Einstiegskosten, aber im Grundmodell keine zusätzlichen Gebühren | Monatliche Gebühren, geringere bis keine Einstiegsrate |
Aktuell vermischen sich beide Modelle. Es kommen mehr und mehr Hybrid-Angebote zustande, die zumindest einen Teil der On-Premise-Anwendung ebenfalls cloudbasiert realisieren.
On Premise Angebote mit „Named User“ Lizenzen, wie Sie bei Novicon angeboten werden, ähneln in der Umsetzung und Nutzererfahrung dem Cloudsystem. Solche Fortschritte sind vor dem Bild eines täglich veränderlichen Marktes unumgänglich.
Für welche Unternehmen ist ein Cloud ERP-System geeignet?
Das ursprüngliche Bild vom ERP-System ließ sich nur mit hohem Kostenaufwand realisieren und blieb so eher großen erfolgreichen Unternehmen vorbehalten. Leicht zugänglichen Cloudsysteme ändern diesen Punkt vollständig. Kleine und mittelständische Unternehmen finden leicht und ohne zusätzliche Anschaffungen Zugang zur Software.
Was bieten Cloud ERP Systeme kleinen und mittelständischen Unternehmen?
Startups und andere junge Unternehmen aller Art profitieren von der Skalierbarkeit und Flexibilität der ERP System Cloud. Von den Erleichterungen in Beschaffung mit ERP bis hin zu Vertrieb und Finanzwesen profitieren gerade aufstrebende Anfänger, die anderenfalls schnell den Anschluss an erfahrene Konkurrenten verlieren.
Im Fokus der Entwickler stehen vorrangig mittelständische Unternehmen, mit den Schwerpunkten auf Transparenz, Agilität und modulare Produkterweiterung.
Es können sich nahezu alle Branchen angesprochen fühlen:
Online-Handel
Produktion
Logistik
Bau
Lebensmittelbranche
Großhandel
Dienstleister
Sie alle erhöhen durch effiziente Prozessoptimierung ihre wettbewerbsfähig und stärken ihre Marktposition.
Munixo bietet unter anderem branchenspezifische Produktpakete, die dem Anwender den Einstieg in den Umgang mit ERP Cloud Lösungen erleichtern.
Wie implementiere ich ein Cloud-ERP-System?
Zunächst sollten Sie sich über die abzubildenden Prozesse im Klaren sein. Es werden also entsprechende Analysen notwendig. Testen Sie dann eine Demo Version Ihres ERP-Systems. Nutzen Sie dazu realistische Daten. Hierbei können Sie Ihren Bedarf genauer einfassen und erkennen, ob zu übertragende Datensätze spezifisch angepasst werden müssen.
Fallen fehlende Software -Schnittstellen auf? Binden Sie Betroffene Mitarbeiter ein – So können Sie bei der folgenden Onlinebuchung den tatsächlichen Ansprüchen entsprechende Module wählen.
Nutzen Sie die Möglichkeit der individuellen ERP Online-Beratung. Cloud ERP-Systeme sind flexibel – mit Sicherheit wird sich auch für Ihr Problem eine Lösung finden. Nach der Buchung müssen die notendigen Benutzerkonten eingerichtet und die Mitarbeiter entsprechend geschult werden. Novicon hat in diesem Zusammenhang die Munixo Training Days ins Leben gerufen.
Wie sicher ist Cloud ERP und welche Sicherheitsmaßnahmen gibt es?
Natürlich kommen Bedenken auf, wenn Sie wesentliche Aspekte wie Wartung und Sicherheit aus der Hand geben. Fragen Sie sich, welche Qualität Sie diesbezüglich vor Ort leisten würden können.
Ihr ERP-Anbieter ist stets auf dem neuesten Stand. Durch die Vernetzung über einen zentralen Dienst trägt er die Sicherheitslast für viele, die aber wiederum für eine exzellente Leistung gemeinsam aufkommen. Cloud-Sicherheit ist längst ein ernstzunehmendes Versprechen.
Sie können davon ausgehen, dass Ihr Anbieter mit Profis zusammenarbeitet, die seine Systeme konsequent aktuell halten. Er investiert hoch in die Sicherheit seines Angebotes, denn Zuverlässigkeit ist ein wesentlicher Kritikpunkt für Hosting-Anbieter.
Sie können davon ausgehen, dass Daten weder gestohlen noch beschädigt werden. Regelmäßige Sicherungen gehören zum Programm. Datenverluste sind so gut wie ausgeschlossen.
Alle Vorgehensweisen sind GoBD-konform und sachgerecht gehalten.
Intern werden Datenzugänge über Freigaben und Zugriffsrechte geregelt. Jeder arbeitet nur mit den Unterlagen, die er auch wirklich benötigt.
Schauen Sie sich zur auch den Beitrag zur DSGVO-Konformen Anonymisierung von ERP Daten an.
Fazit
Cloud ERP Systeme sind ohne Frage zukunftsweisend. Die Entwicklung hin zum offenen mobilen Unternehmen verlangt nach schnellen und flexiblen Systemen. Die Anwender benötigen eine transparente und unabhängige Lösung die ihnen hilft, immer komplexere Strukturen zu überschauen. Die ERP-Cloud macht genau das möglich.
FAQ
Was kostet eine Cloud ERP Lösung?
Die Kosten für ein Cloud ERP-System fallen je nach Größe des Unternehmens und der Art der angebotenen Dienstleistungen unterschiedlich aus. Zudem ist die Vielzahl der Einzelabteilungen oder die Beteiligung von Außenstellen entscheidend.
Bei Novicon können Sie sich ein konkretes Angebot zusammenstellen – transparent in der Preisgestaltung und immer den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechend.
Tauchen Sie tiefer ein und entdecken Sie weitere fesselnde Inhalte: