Die Einführung eines ERP-Systems kann erheblich zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens beitragen. Eine gut geplante Implementierung ist entscheidend, um eine erfolgreiche Integration der Unternehmenssoftware zu gewährleisten. Dieser Artikel behandelt die Vorteile eines ERP-Systems sowie wichtige Aspekte bei der Auswahl und Implementierung.
Das Wichtigste in Kürze:
Ein ERP-System trägt wesentlich zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens bei. Eine gut geplante Einführungssequenz ist ein wesentlicher Grundstein, damit die Softwareintegration gelingen kann.
Die Einführung verläuft in strukturierten Phasen. Beginnend mit der Unternehmensanalyse, kommt es nach einer Implementierungs- zur Testphase mit Datenmigration. Nahezu zeitgleich erfolgt die gezielte Mitarbeiterschulung. Nach dem Echtstart können immer wieder Anpassungsvorgänge notwendig werden.
Probleme, die sich aus der mangelnden Mitarbeiterakzeptanz und einer oberflächlichen Datenmigration ergeben, schließen Sie durch effektive Planung aus.
Inhaltsverzeichnis:
Warum ein ERP-System einführen?
Wettbewerbsvorteil
Für die Einführung eines ERP-Systems sprechen eine Reihe guter Gründe. Die Software bildet firmeninterne Prozesse übersichtlich ab. So werden sie überschaubar und in ihrer Entwicklung vorhersehbar. Verlangt der Markt nach Anpassungen, können diese punktgenau umgesetzt werden.
Interne Änderungen sind mit einer gemeinsam genutzten Software allen Abteilungen zugänglich und verständlich. Dadurch wird das Unternehmen äußerst anpassungsfähig und kann sich dynamisch auf Marktschwankungen einstellen.
Effizienz und Produktivität steigern
Intern wird, ähnlich wie in Bezug auf äußere Bedingungen, eine agile Arbeitsweise möglich. Automatisierte Prozesse werden schnell und fehlerfrei umgesetzt. Der verringerte Verwaltungsaufwand sorgt für Entlastung personeller Ressourcen. Zeitdruck durch manuelle Verarbeitungsprozesse entfällt.
Nicht ortsgebundene Systeme ermöglichen den Mitarbeitern eine freie Wahl des Arbeitsplatzes und flexible Arbeitszeitgestaltung. Dies führt zu einer maximierten Mitarbeiterzufriedenheit, sodass insgesamt deutlich produktiver gearbeitet werden kann.
Kostensenkung
Sind Prozesse und Zuständigkeiten übersichtlich strukturiert und Bestände zeitnah erfassbar, werden Arbeitsgänge gezielt ausgeführt. Die Zuarbeit fällt gerichtet aus, Wartezeiten verringern sich. Bezahlte Arbeitszeit wird produktiver genutzt.
Konsolidierung von Daten
Das Zusammenfassen sämtlicher betriebsinterner Daten in einem System ermöglicht die spontane Zusammenarbeit unterschiedlicher Abteilungen und sogar Standorte. Ein einheitliches Interface erleichtert das Verständnis für Arbeitsvorgänge anderer Abteilungen.
Gesamtvorgänge werden transparent,
Übersichten können mit wenigen Klicks erstellt
und individuellen Gesichtspunkten angepasst werden.
Kontinuierliche Verbesserung
ERP-Systeme lenken den Fokus weg von isolierten Einzelarbeitsplätzen hin zu integrativer Zusammenarbeit. Schwachstellen und Fehler können auf ihr Entstehen im Zusammenhang mit dem Gesamtsystem geprüft und behoben werden. Veränderungen sind jederzeit mit einem kontinuierlichen Workflow vereinbar.
Ressourcen schonen
Wiederkehrende Verwaltungstätigkeiten werden durch durch die Prozessoptimierung vereinfacht und automatisiert. Dies spart ebenso Arbeitszeit wie der gemeinsame Zugriff auf einmal angelegte Unterlagen. Materielle und personelle Ressourcen werden überschaubar und können effektiv aufgeteilt werden. Prozessoptimierung
Welches ERP-System ist das Richtige?
Allgemein wird es den meisten Unternehmen schwerfallen, sich zwischen diversen ERP-Systemen zu entscheiden. Orientierungsgebend sind neben Ihren Anforderungen an die Prozessabbildung, mögliche Implementierungsformen und das vorhandene Budget.
Anforderungen identifizieren
Welche Anforderungen an ein ERP-System gestellt werden, richtet sich ganz klar nach der Ausrichtung Ihres Unternehmens. Entsprechend beginnt die Einführung eines ERP-Systems mit der Zusammenfassung benötigter Systemkomponenten.
Jede Abteilung für sich muss sich Klarheit darüber verschaffen,
welche Abläufe das System für ihre Arbeitsgänge abbilden können muss,
welche Daten strukturiert werden
und wo Schnittstellen liegen sollen.
Darauf basierend kann ein allgemeines Lastenheft erstellt werden, das die Anforderungen für die Anbieterauswahl vorgibt.
Vorhandene Systeme evaluieren
Laufende Unternehmen können sich in diesem Zusammenhang auf Erfahrungen mit schon vorhandenen Systemen beziehen. Gut integrierte Aufgabenstrukturen können unter Umständen übernommen werden.
Analysieren Sie Punkte, für die Verbesserungsbedarf gesehen wird und definieren Sie aus diesen Erkenntnissen Ziele für die Anforderungsleistungen des neuen Systems.
Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit bedenken
Vergessen Sie dabei nicht, zu erwartende Veränderungen zu beleuchten.
Wo können positive oder negative Veränderungen Strategiewechsel erfordern?
Planen Sie Standorterweiterungen?
Kommen Mitarbeiter hinzu?
Das gewählte System sollte an diesen Stellen Reduzierungen zulassen bzw. über Erweiterungsoptionen verfügen.
Kosten und Nutzen abwägen
Die Umstellung sämtlicher Abteilungen und Standorte eines Unternehmens auf eine gemeinsame Softwarelösung bedeutet unbestritten einen gewissen Kostenaufwand.
Der Projektleiter sollte das vorhandene Budget im Blick behalten und sich regelmäßig mit untergeordneten (fachlich spezialisierten) Gruppenleitern austauschen können, damit ein gutes Mittelmaß zwischen möglichen und notwendigen Softwarekomponenten gefunden wird.
Module und Funktionen vergleichen
Novicon stellt Ihnen ausrichtungsspezifische Produktbaukästen zur Verfügung. Vergleichen Sie diese entsprechend Ihres persönlichen Anforderungsprofiles und lassen Sie sich zu den zu Ihren Problemen passenden Einzellösungen und Zusatzoptionen beraten.
Implementierung
Kompetente Mitarbeiter einbinden
Das beste System nützt Ihrem Unternehmen wenig, wenn es nicht den Anforderungen derer entspricht, die es im Alltag verwenden sollen. Arbeiten Sie deshalb bereits in der Testphase mit Originaldaten und lassen Sie deren Verwaltung von den Menschen testen, die im Alltag damit konfrontiert sind.
Achten Sie darauf, dass neben den betreuenden Spezialisten auch normale Anwender eingebunden werden.
Unternehmensprozesse analysieren
Verschaffen Sie sich ein deutliches Bild der abzubildenden Prozesse. Es gilt zunächst IST und SOLL-Zustand abzugleichen und Lösungen für die dazwischen entstehenden Lücken zu finden. Definieren Sie fortschrittliche Ziele, die nicht nur vorhandene Strukturen verdeutlichen, sondern auch optimale Neuerungen zulassen.
Ergebnis dieser Analysevorgänge ist ein konkretes Lastenheft, das der Wahl der endgültigen Softwarebestandteile zugrunde gelegt werden kann.
ERP-System an Unternehmen anpassen
Unsere ERP-Systeme sind keine starren Komplettlösungen. Wir bieten Ihnen zahlreiche Optimierungsoptionen. Ihnen stehen variable Module und Softwareelemente zur Verfügung. Profitieren Sie in diesem Zusammenhang von erfahrenen Munixo Entwicklungs- und Implementierungspartnern.
Berücksichtigen Sie eventuelle Schnittstellen zu bleibenden Systemkomponenten und Anwendungen. Gehen Sie davon aus, dass Sie in der Anfangsphase und auch im späteren Verlauf ihre diesbezüglichen Entscheidungen wiederholt revidieren.
Testphase planen
Planen Sie genügend Zeit für Testphasen und Überarbeitungsvorgänge ein. Oft werden in der Planung nur Zeiten für
Softwareinstallation,
Datenmigration
und Mitarbeitereinweisungen berücksichtigt.
Der Zeitaufwand für die Datenaufbereitung und die Akzeptanzbildung unter den Anwendern wird häufig vernachlässigt.
Einweisung und Schulung der Benutzer
Die Mitarbeiterschulung kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. Entweder lassen Sie
ausgesuchte Einzelpersonen extern schulen und schließlich weitere Mitarbeiter anlernen
oder organisieren Schulungsprozesse für das gesamte Team.
Ersteres ist häufig die effektivere Lösung, da es seltener zu Einzelgängen kommt und ein angepasster Wissenstransfer ermöglicht wird.
Die Schulungen beginnen in diesem Fall mit der Einweisung von sogenannten Key-Usern, die den Implementierungsprozess von Beginn an begleiten und später im Rahmen des eigentlichen Systemstarts weitere Mitarbeiter gezielt einweisen.
Bei Novicon nutzen Sie die umfassenden Schulungsangebote der “Munixo Training Days”. In unserem System weisen wir einzelne Mitarbeiter angepasst an ihren Wissensstand ein.
Akzeptanz des ERP-Systems
Aufklärung und Motivation der Mitarbeiter
Neuartige Software verlangt ein Umdenken von Ihren Mitarbeitern. Anfangs können demotivierende Fehler auftreten. Es müssen sich neue Gewohnheiten etablieren.
Begegnen Sie der Situation, indem Sie von Anfang an für transparente Vorgänge sorgen.
Erstellen/Nutzen Sie Materialien, die Vorteile und Chancen deutlich aufzeigen und übergehen Sie die Vorbehalte Ihrer Mitarbeiter nicht. Machen Sie klar, dass ihre Bedürfnisse gehört werden und sich die vorübergehende Mehrarbeit lohnt.
Kommunikation und Feedback
Entsprechend wichtig sind hierarchieübergreifende Kommunikationsstrukturen. Existiert in Ihrem Unternehmen noch kein Feedbacksystem zwischen den Angestellten und der Chefetage, sollten Sie eines integrieren.
In großen Firmen empfiehlt es sich, für einzelne Bereiche Ansprechpartner zu bestimmen, die mit den Mitarbeitern und untereinander in Kontakt stehen und ausgearbeitete Kritikpunkte bzw. Anforderungsanalysen an Projektleiter weiterleiten können.
Wartung und Support
Wenn Sie sich für die Miet- oder Kaufversion der Munixo ERP-Software von Novicon entscheiden, ist die regelmäßige Wartung bereits inklusive. Der Anbieter garantiert Ihnen erreichbare Supportleistungen und einen regelmäßigen Upgrade-Service. Wartung und Aktualisierung geschehen entspannt im Hintergrund.
Richtlinien und Verantwortlichkeiten festlegen
Um Umstrukturierungsmaßnahmen im Auge zu behalten und den tatsächlichen Nutzen einzelner Software-Optionen abwägen zu können, empfiehlt es sich, allgemein und abteilungsspezifisch Verantwortliche zu bestimmen, die die Entwicklung der Unternehmung im Auge behalten.
Einzelne Mitarbeiter sollten sich über diese Festlegungen im Klaren sein und über die Kontaktdaten ihrer jeweiligen Ansprechpartner verfügen. Arbeiten Sie Erwartungsbilder und Richtlinien aus, die Sie gut zusammengefasst und unmissverständlich visualisieren.
Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
Ganz wichtig: Ein System, das alle Prozesse eines Betriebes vereint abbilden soll, funktioniert nicht, wenn jede Abteilung für sich arbeitet. Dem Unternehmen obliegt es, Arbeitsprozesse so zu organisieren, dass verschiedene Professionen dynamisch zusammenwirken können.
Das Ziel ist weniger eine aufeinander aufbauende Arbeitskette, als vielmehr ein bleibender Dialog, in dem Arbeitsschritte flexibel und parallel organisiert werden.
Nachhaltigkeit
Datensicherheit, Datenschutz und Compliance
Berücksichtigen Sie in der Umsetzung geltende Datenschutzbestimmungen. Intelligente Anwendungssysteme machen eine rechtskonforme Datenfreigabe möglich. Jeder bekommt Zugang zu genau den Datensätzen, die er benötigt, kann aber zu Wahrung von Persönlichkeitsrechten von Einzelzugriffen ausgeschlossen werden.
Munixo stellt in diesem Zusammenhang Systeme mit verschlüsselter Datenübertragung zur Verfügung und erarbeitet jedem Nutzer eine angepasste Lizenz mit individuellen Nutzungsrechten und Befugnissen.
Upgrade- und Wartungsplan
Munixo SaaS Systeme werden für Sie automatisch aktualisiert. Kombinieren Sie unterschiedliche Anwendungen, achten Sie auf die Erstellung und Einhaltung regulärer Wartungspläne. Ihre Systeme sollten immer auf dem neuesten Stand sein.
So gewähren Sie sich eine aktive Einsatzfähigkeit mit großem Reaktionsspielraum und sorgen zudem für die notwendige Sicherheit Ihrer Daten und Systeme.
Sicherstellen der Aktualität
Ihr ERP-System sollte erweiterbar und an aktuelle Softwareanforderungen anpassbar sein. Bestenfalls geschehen derartige Aktualisierungsprozesse vom Anwender unbemerkt im Hintergrund, sodass sie immer Up-to-Date bleiben, ohne den Workflow unterbrechen zu müssen.
Munixo gewährt diesen Standard über eine moderne, auf Microsoft Azure basierte Cloud Infrastruktur.
Kontinuierliche Weiterentwicklung
Achten Sie bei der Wahl Ihres ERP-Systems auf das Vorhandensein erweiterbarer Schnittstellen und die Konnektivität über unterschiedliche Betriebssysteme. Sich ständig erneuernde Technologien lassen keinen Raum für starre Systeme, die bereits nach wenigen Jahren veraltet sind und komplett ausgetauscht werden müssen.
Nutzung von Cloud-basierten ERP-Systemen
ERP-Systeme müssen nicht zwangsläufig viel Hardware erfordern. Nutzen Sie Cloud-basierte ERP Systeme, lagern Sie die Datenspeicherung und die damit einhergehenden raumfordernden Prozesse aus.
9 Gründe, warum die Einführung eines ERP System scheitern kann
Zusammenfassend sind es meist kommunikative Fehler und unzureichende Planungsstrategien, die die Einführung eines ERP-Systems scheitern lassen.
Es wird nicht genügend Zeit für die Einführung/wiederkehrende Analysen eingeplant.
Das geplante Budget fällt zu knapp aus.
Die Mitarbeiter sind nicht motiviert, sich mit den neuen Technologien anzufreunden.
Die Umsetzung des Systems orientiert sich nicht an realistischen Firmenprozessen.
Datensätze wurden vor der Übertragung nicht angepasst und können nicht ohne Weiteres eingepflegt werden.
Mitarbeiterschulungen entfallen und Mitarbeiter fühlen sich überfordert.
Eine Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und Hierarchieebenen bleibt aus, sodass wesentliche Kernanforderungen übersehen werden.
Einzelne Mitarbeiter verweigern sich und greifen auf alte Lösungsansätze zurück.
Alte Systeme werden weiter genutzt und es kommt zu Überschneidungen.
Fazit
Die Implementierung eines ERP-Systems ist ein ganzheitlicher Prozess. Es müssen alle wesentlichen Betriebsabläufe berücksichtigt werden können. Die Umsetzung erfordert eine gewisse Offenheit und Veränderungsmotivation unter den Mitarbeitern.
Zudem ist der Implementierungsprozess mit der einmaligen Installation nicht abgeschlossen.
Unternehmen funktionieren dynamisch und somit werden die abbildenden Systeme regelmäßig überarbeitet. Werden diese Prozesse von vornherein eingeplant und akzeptiert, ist ein ERP eine vielversprechende Lösung, um großen und kleinen Unternehmen eine agile Wettbewerbsfähigkeit zu ermöglichen.
FAQ
Wie kann ich die Akzeptanz des ERP-Systems in meinem Unternehmen steigern?
Neuerungen werden immer dann gut akzeptiert, wenn sie verständlich und nachvollziehbar kommuniziert sind. Verdeutlichen Sie Ihren Mitarbeitern die Vorzüge des ERP-Systems. Sie können folgende Punkte besonders herausstellen:
Datensicherheit
zentrale Datenspeicherung
einheitlicher Informationsstand aller Mitarbeiter
Zeitersparnis
einfache Bedienung
mobile Arbeitsgestaltung
zuverlässige Informationsquellen
Vermitteln Sie bei anfänglichen Fehlern und Umsetzungsprobleme eine positive Grundhaltung. Ihren Mitarbeitern sollte bewusst sein, dass sie Fragen stellen dürfen und dass anfängliche Schwierigkeiten nicht gegen ihre grundsätzlichen Kompetenzen sprechen.
Wie lange dauert die ERP-Einführung?
Die Einführungsdauer orientiert sich an:
den vorhandenen Kompetenzen
den Ausmaßen der Anpassungsvorgänge
der Größe des Unternehmens
und der Mitarbeiterakzeptanz
Kleine bis mittelgroße Unternehmen müssen zwischen 2 bis 12 Monate einplanen. Größere Unternehmen können mitunter mehr Zeit benötigen.
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