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Cloud vs. On Premise ERP System | Ratgeber

Aktualisiert: 7. Dez. 2023

Haben Sie sich für die Einrichtung eines ERP-Systems in Ihrem Unternehmen entschieden, stehen Sie bereits vor der nächsten Entscheidung. In welcher Form möchten Sie das System implementieren, cloudbasiert oder über eine On-Premise-Lizenz? Die folgende Gegenüberstellung soll Sie in Ihren Überlegungen unterstützen.


Das Wichtigste in Kürze:

  • ERP Systeme helfen Ihnen, eine Vielzahl betriebsinterner Prozesse innerhalb nur einer Anwendung zu automatisieren.

  • Sie haben die freie Wahl zwischen externen Cloud Lösungen und lokalen On Premise Systemen.

  • Ihre Entscheidung sollte sich dabei realistisch an Ihren räumlichen und finanziellen Ressourcen orientieren und auch den Professionalisierungsgrad Ihrer IT-Abteilung nicht außer Acht lassen.

  • Eine clevere Lösung für beide Strategien bietet Novicon mit dem ERP System Munixo.

Inhaltsverzeichnis:


ERP-Systeme miteinander vergleichen


Wächst die Reichweite eines Unternehmens, steigt mit ihr der Verwaltungsaufwand. Geschäftsprozesse aus den Bereichen

  • Vertrieb

  • Finanzen

  • Projektmanagement

  • Personalentwicklung

  • Ressourcenmanagement

  • und Beschaffung

müssen nicht nur für sich betrachtet, sondern auch in ihrer Wechselwirkung untereinander immer wieder neu organisiert werden.


Die entstehenden Datenmengen zu überblicken, ist ohne eine leistungsfähige Softwarelösung nahezu unmöglich. Enterprise-Ressource-Planning-Systeme (ERP) nehmen sich dieser Herausforderung an und sorgen durch clevere Strukturierungskonzepte für

  • reibungslose Betriebsabläufe

  • sekundenschnelle Datenanalysen

  • und verlässliche Automatisierungsprozesse.

Da sich die Anforderungen an derartige Softwarelösungen sehr individuell darstellen, fällt der ERP-Software Vergleich nicht immer leicht.


Die Frage der Implementierung spielt in diesem Zusammenhang eine zentrale Rolle: Soll die gewünschte ERP-Software als On Premise ERP oder als Cloud ERP System realisiert werden? Zudem spielen Flexibilität und interne Realisierbarkeit eine wesentliche Rolle, wenn ERP-Systeme im Vergleich betrachtet werden sollen.


Entscheiden Sie sich für ein On Premise Angebot, werden Ihre Unternehmensdaten auf Ihren lokalen Servern verwaltet.


Alternativ dazu stehen Software-as-a-Service (SaaS) Angebote zur Verfügung. Bei diesen wird der komplette Software Betrieb durch den Anbieter in dessen Cloud Umgebung übernommen.


Beide Optionen haben Vor- und Nachteile, denen Sie sich bewusst sein sollten, bevor Sie eine Kaufentscheidung treffen.


Was ist Cloud-basiertes ERP?


Wird das ERP-System über die Cloud des Anbieters realisiert, ist der Zugriff darauf prinzipiell von überall her möglich, sofern eine Internetverbindung zu den entsprechenden Remote-Servern besteht. Diese ist unumgänglich und wird damit zu einem wesentlichen Kritikpunkt dieser Lösungsvariante. Fällt die Verbindung aus, besteht keine weitere Zugriffsmöglichkeit auf die über die Unternehmenssoftware verwalteten Datensätze.


ERP in der Cloud wird für gewöhnlich über SaaS-Systeme (Software-as-a-Service) realisiert. Demnach werden Nutzungsrechte für die Software in einer Art Abo-Verfahren erworben. Als Erweiterung zu einfachen Cloud-basierten ERP-Systemen gewähren SaaS-Anwendungen dem Nutzer mitunter persönliche Datenbanken und eine eigene Softwareinstanz.


Während für das Unternehmen an sich augenscheinlich eine gewisse Anbieterabhängigkeit entsteht, ermöglicht ein ERP Cloud Anbieter dem einzelnen Mitarbeiter enorme Freiheiten. Für die Software sind mitunter nicht einmal gesonderte Installationsvorgänge notwendig. Das Arbeiten wird kompromisslos von jedem internetfähigen Endgerät aus möglich.


Im Hinblick auf die weltweite Einsatzfähigkeit einzelner Mitarbeiter und die Möglichkeit der Nutzung im Home-Office ein absoluter Vorteil.


Werden ERP Cloud Lösungen im Vergleich betrachtet, liegt das Hauptaugenmerk auf der Anpassbarkeit der angebotenen Softwaremodule an die tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens.



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Was ist On-Premise-ERP?


„On-Premise“ definiert sich im Allgemeinen als ein Lizenzmodell für serverbasierte Softwarelösungen, realisiert „in den eigenen Räumlichkeiten“. Was heißt On Premise ERP für die Praxis? Prinzipiell erwerben Sie nach diesem System einmalig Nutzungsrechte für eine ERP-Software. Jedoch sind Abo-Modelle für On Premise Lösungen ebenfalls auf dem Vormarsch.


Das Softwarepaket wird auf Ihrer betriebsinternen Hardware installiert. Anwendungsinhalte, Datensicherheit, Updates und erzeugte Datensätze unterliegen der Verwaltung Ihrer IT-Abteilung.


Wie umfangreich die Lizenzberechtigungen jeweils ausfallen, orientiert sich an den Rahmenbedingungen des jeweiligen Unternehmens. Über Ihr internes Netzwerk haben Sie jederzeit und vom Internetzugang unabhängig Zugriff auf alle inbegriffenen Anwendungen.


Warum ist es wichtig, die beiden Optionen zu vergleichen?


Das ERP System muss die Hauptschwerpunkte des Unternehmens berücksichtigen


Der Unterschied zwischen Cloud -und On-Premise Systemen liegt vorrangig in der Form des Datenhostings und der Verantwortlichkeit für die Systemwartung.


Für Anwender wie Behörden und medizinische Einrichtungen, die mit hochgradig sensiblen Daten arbeiten, gehen Sicherheit und maximale Datenkontrolle generell vor. Kunden- und Patientendaten müssen unabhängig von der jeweiligen Bandbreite jederzeit greifbar sein. Hier ist ein Cloud System gegenüber On Premise ERP unter Umständen von Nachteil. Hier helfen die Anbieter aber oft mit speziellen Zertifizierungen wie IDW PS 880 oder SOC 1.


Die Cloud-Lösung bewährt sich besonders für jede Form von Business, die mit viel Bewegung einhergeht. Ein unabhängiger Datenzugriff ermöglicht räumliche Freiheiten, die dem direkten Kundenkontakt und der Arbeit an wechselnden Einsatzorten durchaus zuträglich sind.


Wie die DSGVO-Konforme Anonymisierung von ERP Daten funktioniert, lesen Sie in diesem Beitrag.



Das ERP System soll finanziellen Aspekten gerecht werden


Auf der anderen Seite ist Datensicherung auch immer eine finanzielle Frage. Wird die Cloud gewählt, ersetzt sie große Teile des lokalen Hardwaresystems.


  • Datenhosting und Verarbeitung geschehen auf externen Servern.

  • Der lokalen Technik kommt nur noch eine Steuerungsfunktion zu.

  • Besitz von Hardware ist nur noch eingeschränkt notwendig.

  • Arbeitsprozesse werden ausgelagert.


Meist ist SaaS Teil dieses Systems. Ein SaaS-Konzept erlaubt es dem User, extern implementierte Software zu nutzen. Er erwirbt keine Softwarelizenz, sondern vorübergehende Nutzungsrechte für einzelne Programmkomponenten.


Die Speicherung anfallender Daten erfolgt wieder in der zugehörigen Cloud. Wartung, Pflege und Aktualisierung der Software übernimmt der Anbieter.

Cloud oder On Premise - Vergleich der Funktionen


ERP Software verbindet über beide Realisierungswege ähnliche Inhalte. Der größte Vorteil liegt in der zentralen Zugriffsmöglichkeit auf die Datensätze aller Anwendungen.

Mögliche Anwendungsgebiete:

  • Finanzbuchhaltung

  • Kreditorenbuchhaltung

  • Debitorenbuchhaltung

  • Anlagenbuchhaltung.

Es werden Lösungen für Abrechnungssysteme und das allgemeine Projektmanagement zur Verfügung gestellt. Je nach Einsatzgebiet können Warenwirtschaft, eCommerce, Lager/Logistik und Produktionselemente mit unterschiedlichen Schwerpunkten berücksichtigt werden.


Da nicht alle denkbaren Verwaltungsabläufe für jedes Unternehmen Relevanz haben, können Sie bei vielen Cloud- und On-Premise ERP Systemen zwischen einzelnen Modulen wählen. Sie mieten flexibel immer genau den Teil der Software, den Sie tatsächlich einsetzen. Bei älteren On Premise Systemen müssen Sie sich häufig auf ein bestehendes Konzept festlegen.


Natürlich sind auch hier Ergänzungen möglich, diese gestalten sich jedoch weniger flexibel.


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Cloud vs. On Premise – Kostenvergleich


Wie viel ein ERP-System kostet, ist pauschal schwer zu sagen. Der Umfang der auf dem Markt befindlichen Lösungen variiert und damit unterscheidet sich selbstverständlich auch der Preis für die jeweilige Anwendung.


Allgemein müssen sowohl für Cloud als auch für On Premise Systeme Mitarbeiter in der Bedienung eingewiesen werden. Zusätzliche Kosten für Wartung und Sicherheit fallen jedoch nur für On-Premise Systeme an. Bei SaaS Lösungen sind diese im Mietpreis bereits inkludiert.


Anfangsinvestitionen


Die Kosten, die ERP Anschaffungen verursachen, gehen weit auseinander. Die Angaben der Anbieter schwanken zwischen 20 € monatlich (pro Arbeitsplatz) im Rahmen einer Cloud-Anwendung und bis zu siebenstelligen Beträgen für On Premise Komplettlösungen.


In ein Cloud-System steigen Sie über nur wenige Klicks ein. Sie werden dennoch eine Person benötigen, die Ihre Mitarbeiter in die wesentlichen Funktionalitäten des Programms einweist und für Sie die Daten zu Ihrem Unternehmen anlegt.


Der zuständige Spezialist will ohne Frage bezahlt werden. Sein Einsatzgebiet ist jedoch überschaubar. Vor allem, wenn man im Vergleich den sehr viel höheren Aufwand betrachtet, den die Organisation eines On Premise Systems mit sich bringen kann.


Für das Cloud-System zahlen Sie zunächst eine Einstiegsrate, für On Premise Software verlangen einige Anbieter sofort Komplettbeträge. Mitunter müssen neben der On Premise Software selbst sämtliche notwendigen Hardwarekomponenten organisiert werden.


Die wenigsten Unternehmen besitzen bereits alle technischen Voraussetzungen, um sich aus dem Stand die Implementierung eines lokalen ERP-Systems zu ermöglichen. Dann müssen Hard- und Software in das vorhandene System integriert werden. Mit diesen Aufgaben können Sie bereits mehrere IT-Spezialisten über einige Wochen beschäftigen.


Lizenzmodelle, wie z. B. das von Novicon, erleichtern die Implementierung der On Premise Lösung. Eine Vielzahl bestehender Schnittstellen vereinfacht die Integration in die bestehende Systemlandschaft. Die Einstiegskosten können somit gesenkt werden und gleichen sich denen der Cloud-Lösung an.


Monatliche Gebühren


Ganzheitlich erworbene On Premise Software verursacht keine generellen monatlichen Kosten. Lizenz- und Cloud- Lösungen fordern monatliche Gebühren. Diese sind variabel, da sie sich den jeweils gebuchten Komponenten anpassen.


Vergleich der laufenden Kosten


Innerhalb der Cloud ist der Betreiber für die laufenden Kosten für Sicherheit, Wartung und Aktualisierung zuständig. Sie selbst finden permanent ein aktuelles Produkt vor und haben mit der Hardware keinerlei Aufwand. Weitere Kosten neben der Grundgebühr fallen hauptsächlich dann an, wenn Sie Speicherplatz erweitern oder Anwendungsmodule hinzubuchen wollen.


Bei der On Premise Lösung ist der Wartungsaufwand höher. Sie sind intern für Updates, Anpassungen und Sicherheitsprozesse zuständig. Für all diese Vorgänge müssen Routinen entwickelt und Spezialisten beschäftigt werden.


Der Zeitaufwand und der Umfang der intern gebundenen Ressourcen sind in ihrer Auswirkung auf die Liquidität der Unternehmen meist schwer zu rechtfertigen. Dies ist einer der Hauptgründe für die Beliebtheit von Cloud-Systemen.


On Premise oder Cloud - Flexibilitätsvergleich


Anpassbarkeit an individuelle Bedürfnisse


Moderne ERP Lösungen weisen eine maximale Anpassbarkeit auf. Beide Systemvarianten können nicht nur in ihrem Funktionsumfang den Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden, ihre Benutzeroberflächen und Datenfreigaben lassen sich außerdem auf die individuellen Arbeitsplätze zuschneiden.


Jeder Mitarbeiter erhält Zugang zu genau den Anwendungsbereichen und Datensätzen, die für seine Arbeitsprozesse notwendig sind. Freigaben können angepasst und modifiziert werden. So bleiben die Anwendungen übersichtlich und es kann eine optimale Datensicherheit gewährleistet werden.


Verfügbarkeit von Updates


Cloud ERP Systeme erhalten ihre Updates automatisch. Der Kunde ist hier aus der Pflicht genommen. Ganz anders sieht es für On Premise Angebote aus. Der Kunde hat zwar in diesem Bereich ebenfalls ein Anrecht auf die regelmäßige Aktualisierung seiner Software, deren Aktualisierung verläuft jedoch nicht automatisiert. Teilweise wird sogar die Unterstützung durch externe IT-Fachkräfte notwendig.


Zögert ein Unternehmen sehr lange, bevor es sich auf Aktualisierungsprozesse einlässt, wird deren Ausführung mitunter fast so teuer und umfangreich wie die Erstanschaffung.


Cloud vs. On Premise - Skalierbarkeitsvergleich


Auch im Bereich der Skalierbarkeit punktet die Cloud-Option. Dem Unternehmen sind durch flexible Anpassungsverfahren optimale Wachstumsmöglichkeiten gegeben.


Wachstumsoptionen für Unternehmen


Modulare Systeme erlauben es, im Zuge unternehmensinternen Veränderungen neue Funktionen zu ergänzen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich Nutzer und Speicherplatz ergänzen oder reduzieren und trotzdem wird unterm Strich nur das bezahlt, was auch genutzt wird. Diese hohe Dynamik erlaubt es, aus der Automatisierung betriebswirtschaftlicher Prozesse das Beste herauszuholen - somit findet eine Prozessoptimierung mit ERP statt.


Wollen Sie als On Premise Anwender Ihren Speicherplatz erweitern, gestaltet sich die Umsetzung dieses Vorhaben deutlich komplexer. Sie müssen zunächst Ihre Hardware erweitern.


Anschaffung und Installation kosten Zeit, Geld und Arbeitskraft. Die Anschaffung ist dauerhaft. Reduziert sich Ihr Bedarf an Speicherkomponenten im weiteren Verlauf, können Sie die Entscheidung nicht zurücknehmen.


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Cloud-ERP-System und ERP-Module von Novicon


Wenn Sie gezielt auf der Suche nach einem einsteigerfreundlichen ERP-System sind, könnten Sie bei Novicon schnell fündig werden. Munixo, die ERP Software von Novicon, besticht vor allem durch ihre intuitive Benutzeroberfläche.


Anwender können mit dieser Komplettlösung wesentliche Kennzahlen zu ihrem Unternehmen dynamisch und aktuell von jedem beliebigen Standort aus abrufen. Das übersichtlich gestaltete System erlaubt modulübergreifende Datenpflege in hoher Qualität. Flexible Dashboards ermöglichen zahlreiche anwenderspezifische Anpassungen. Dadurch gewinnen sämtliche Arbeitsprozesse in ihrer Ausführung an Effizienz.


Die Server Anwendung basiert auf dem aktuellen, plattformunabhänigen Microsoft.NET Framework und lässt sich unter Windows oder als Docker Container, bei Bedarf auch in Kubernetes, betreiben. Der Client fußt auf moderner Web-Technologie. So ist eine optimale Funktion garantiert.


Das System lässt sich über vorhandene Schnittstellen schnell und unkompliziert mit vorhandenen Tools verbinden. In vielen Fällen ist ein direkter Datenaustausch möglich. Der Kunde kann individuell zwischen der Cloud und der On Premise Realisierung wählen.


Es lassen sich neben betriebswirtschaftlichen Prozessen selbstverständlich auch Kommunikations- und Interaktionsabläufe nachvollziehbar und transparent abbilden.


Fazit


Es lässt sich nicht leugnen: Cloud-Systeme sind definitiv auf dem Vormarsch. Sie überzeugen durch ihre Kosteneffizienz und eine dem Alltag moderner Unternehmen angepasste Flexibilität. Dennoch haben On Premise Lösungen nicht vollständig ausgedient. Die uneingeschränkte Hoheit über die eigenen Daten zu behalten, kann ein absoluter Vorteil sein.


Wer die notwendigen personellen Ressourcen zur Verfügung stellen kann, gewinnt durch die höhere Individualisierbarkeit und die Möglichkeit, eigene Sicherheitsstandards zu setzen.


FAQ zum Thema: Cloud vs. On Premise


Woher weiß ich, ob Cloud-basiertes ERP oder On-Premise-ERP die bessere Lösung für mein Unternehmen ist?


Ausschlaggebend für die Wahl zwischen diesen beiden Systemen sind zunächst räumliche und finanzielle Gegebenheiten. Entscheiden Sie sich für eine Cloud, sind Sie nicht gezwungen, am Stück hohe Summen in ein ERP-System zu investieren.


Diese Lösung empfiehlt sich auch, wenn Sie räumlich keine ausführliche Hardware unterbringen können und über geringe personelle Ressourcen in der IT-Abteilung verfügen.


Ein etabliertes Unternehmen, das hingegen über sichere personelle, räumliche und finanzielle Ressourcen verfügt, kann durchaus Vorteile aus einer on-premise verwirklichten ERP-Lösung ziehen. Der Schwerpunkt liegt dann auf Individualisierbarkeit und Datenkontrolle.


In diesem Fall sollte jedoch eine Überlegung zur erwarteten Dynamik der laufenden Geschäfte berücksichtigt werden. Ein cloudbasiertes System passt sich veränderlichen Strukturen agil an. Allerdings verlieren Sie damit die Option, offline auf Ihre Daten zuzugreifen.


Wie kann ich die Kosten zwischen Cloud-basiertem ERP und On-Premise-ERP vergleichen?


Machen Sie sich bewusst, für wen Sie ein ERP-System verwirklichen müssen und welche Art von Prozessen es abbilden soll.


Prüfen Sie außerdem, welche Ressourcen Ihnen bereits zur Verfügung stehen und welche Kosten durch die Erweiterung von Hardwarekomponenten und personelle Aufstockung auf Sie zu kämen.


Ein cloudbasiertes System bietet Ihnen die Option, die anfallenden Kosten sehr gut vorausschauend kalkulieren zu können. Kann ein On-Premise System über ”Named-User-Lizenzen” erworben werden, liegen die Bedingungen ähnlich.


Für den Cloud Betrieb ist mit einem SaaS Zuschlag zu rechnen. Viele Unternehmen weisen die Kostenzusammensetzung ihrer Angebote transparent aus, sodass Sie auch hier keine bösen Überraschungen zu erwarten haben.


Kleine bis mittelgroße Unternehmen sind in der Regel mit Cloud-Systemen besser aufgestellt. Dies gilt jedoch nur, wenn das Unternehmen nicht von vornherein über die notwendige Hardware bzw. die Fachkräfte zur Implementierung eines On Premise Systems verfügt.


Unternehmen, die bereits über eine weitreichend entwickelte IT-Abteilung verfügen, können auf die Dauer betrachtet in einer On Premise Anwendung die günstigere Lösung sehen. Müsste gesondert Personal eingestellt werden, ist der Cloud Betrieb in jedem Fall günstiger.


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