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IT-Kosten senken: 10 Ansätze zur Kostensenkung

Aktualisiert: 7. Dez. 2023

Fortschrittlich zu denken, bedeutet für Unternehmer vermehrt Multimedia-Technik nachhaltig einzusetzen. Gern kommen wir mit diesen Maßnahmen der Umwelt entgegen, doch im Zuge steigender Energiepreise und fortschreitender Inflation geht es für manche bereits um die schlichte Existenz.


Wer Krisen überstehen will, kann mit einer clever strukturierten Systemlandschaft IT-Kosten reduzieren und so der Zukunft ohne nennenswerte Einschränkungen entgegengehen.


Das Wichtigste in Kürze:

  • Fortwährende Krisensituation schwächen den Marktwert unzähliger Produkte. Unternehmer sehen sich gehäuft zu größeren Einsparungen gezwungen.

  • Kosten senken muss in diesem Kontext nicht Verlust bedeutet, sondern kann zu einem zukunftsweisenden Verhalten führen.

  • Innerhalb Ihrer IT-Infrastrukturen lassen sich durch vorausschauende Umstrukturierungen IT-Kosten optimieren und Mehrausgaben dauerhaft eliminieren.


Inhaltsverzeichnis:


Wie können Unternehmen die IT-Kosten reduzieren?


Ohne technische Unterstützung ist eine effiziente Unternehmensführung heutzutage nicht mehr denkbar. Mit der fortschreitenden Digitalisierung verschiebt sich der Fokus möglicher Sparmaßnahmen.


Auch für digitale Lösungen gilt nicht zwangsläufig „viel hilft viel“. Fallen IT-Kosten zu hoch aus, kommt es eher auf eine clevere Auslastung und angepasste Nutzungsstrategien an.


Im Folgenden finden Sie 10 Vorschläge, wo Sie den Hebel ansetzen können, um IT-Kosten zu senken.



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1. Outsourcing


Outsourcing ist eine clevere Alternative, die eigene IT-Abteilung zu entlasten. Einzelne Arbeitsaufgaben können an freie Mitarbeiter oder Fremdfirmen delegiert werden. In der frei werdenden Zeit können Ihre Mitarbeiter die übrigen Aufgaben deutlich fokussierter angehen, was qualitativ hochwertigere Ergebnisse ermöglicht.


Je nach Schwerpunkt und Expertise verlagern Sie IT-Prozesse ganz oder anteilig an effizient arbeitende Spezialisten aus. Dies unterstützen die IT-Kostensenkung auf mehreren Wegen.


Zunächst verringert sich der interne Hardware-Einsatz. Dann werden Experten dieselben Arbeitsschritte in kürzerer Zeit bewältigen können, sodass letztendlich geringere Lohnkosten anfallen.


Auch Cloud-Lösungen fallen in dieses Schema. Hier sind Sie in vielen Belangen ganz aus der Verantwortung genommen, wenn es um

  • Hardware-Organisation

  • oder Programm-Aktualisierung geht.


2. Ungenutzte Software & Tools abschaffen


Mit der Betriebssoftware wird gehäuft ebenso verfahren, wie wir es mit den Apps auf unseren privaten Smartphones halten: Gibt es etwas Neues, möchten wir es sofort ausprobieren.


Natürlich ist Offenheit für technische Veränderungen erst einmal etwas Gutes.

  1. Es sammelt sich aber auch eine große Menge ungenutzten Softwareballasts an,

  2. der Speicherplatz frisst

  3. und die flüssige Organisation hemmt – was nicht zuletzt,

  4. viel Geld kosten kann.

Schließlich ist nicht jede Anwendung oder Erweiterung kostenlos.


Oftmals werden monatliche Zahlungen fällig, die man sich gut sparen kann. Hier kann sich eine intensive Bestandsaufnahme lohnen.


Und wenn Sie einmal dabei sind, checken Sie, ob es Anwendungen gibt, deren Funktionalitäten durch Kombinationsangebote günstiger abgedeckt werden können.


Textverarbeitung und Tabellenkalkulationen zum Beispiel sind mitunter bereits in Ihrer Businesssoftware integriert. Beobachten Sie zum Vergleich App- und ERP-Rankings.


3. IT-Kosten senken durch Virtualisierung


Die Auslastung betriebseigener Server ist generell Auftrags abhängig. Natürlich kann es sein, dass Sie Ihre Hardware perfekt entsprechend dem tatsächlichen Einsatzvolumen kalkuliert haben. Häufig kommt es jedoch anders.


Produktionsspitzen verlangen kurzfristig nach hohen Kapazitäten. Im Normalbetrieb flaut die Nachfrage dann wieder auf ein moderates Mittelmaß ab. Server und Storage sind die meiste Zeit nicht ausgelastet.


Können Sie diese Bereiche virtualisieren, lässt sich die Bedarfsskalierung sehr viel leichter managen. Sie zahlen nur noch, was sie tatsächlich nutzen.


Sie können in dieser Form quasi Ihre komplette Verwaltungssoftware cloudbasiert realisieren. Hard- und Softwarenutzung sind dann komplett in den virtuellen Raum verlagert.


Sie sparen nicht nur Anschaffungskosten, auch die Personalkosten verringern sich durch die Verlagerung nach außen. Wartung und Aktualisierung werden extern vollzogen.


4. Hardware überprüfen und gegebenenfalls modernisieren


Hardwarekomponenten unterliegen der Schnelllebigkeit unsere Zeit ebenso, wie es das ständig wechselnde Softwareangebot tut.


Kosten in diesem Bereich entstehen vermehrt durch veraltete Geräte oder unausgelastete Komponenten. Mehrheitlich Folgen unzureichender Planung.


Hier kommt es darauf an, zu prüfen, welche Geräte wofür eingesetzt werden und ob die angewandte Vorgehensweise tatsächlich die sparsamste ist. Moderne Geräte leisten oft ein Vielfaches ihrer antiquierten Vorgänger und verbrauchen zeitgleich weniger Energie.


Zudem werden in vielen Unternehmen Hardwarekomponenten abteilungsintern verwaltet. Es ist oft niemandem bewusst, dass Geräte, die auf der einen Ebene fehlen, auf einer anderen ungenutzt abgestellt wurden. Die Umverteilung von vorhandenen Ressourcen kann gegenüber dem Neukauf enorme Kosteneinsparungen bedeuten.


Geräte, die tatsächlich nicht genutzt werden, können mitunter verkauft werden. Hier liegt Potenzial in der gegenseitigen Unterstützung zwischen Unternehmen. Vielleicht kann jemand anders wiederum durch den Ankauf gebrauchter Geräte bares Geld sparen. Ein äußerst nachhaltiger Gedanke.



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5. Zusammenführung der IT-Infrastruktur


Eine erhöhte technische Mobilität ermöglicht flexiblere Arbeitsstrukturen. Diese wiederum verändern den Büroalltag.


Sind in Ihrem Unternehmen tatsächlich alle IT-gestützten Arbeitsplätze besetzt? Wenn man bedenkt, dass jeder IT-Arbeitsplatz Kosten verursacht, wäre es eine Überlegung wert, verschiedene Arbeitsplätze zusammenzulegen oder zumindest Einzelkomponenten abteilungsübergreifend zusammenzufassen.


ERP-Systeme, deren Grundkonzept darin besteht, Daten gemeinsam nutzbar zu machen, unterstützen dieses Anliegen und passen sich durch innovative Technologien unkompliziert wechselnden Anforderungen an. Lassen Sie sich von übersichtlichen Lösungen überzeugen!


Weniger Einzelarbeitsplätze fordern weniger Büroarbeitsfläche. Daraus folgen

  • verringerte Mietaufwendungen,

  • gesparte Heizkosten

  • und ein minimaler Hardware-Einsatz.


Überstürzen Sie in diesem Zusammenhang jedoch nichts und gehen Sie derartige Prozesse mit einem guten Plan an. Einzelne Abteilungen sollten in Ihrem Auslastungsvermögen skalierbar bleiben.


Mancherorts ist es weniger die Arbeitsplatzaufteilung, als vielmehr eine unübersichtliche Systemlandschaft, die zur Kostenfalle wird. Immer wieder werden Teilanpassungen und Ergänzungen vorgenommen, ohne dass deren Zusammenwirken endgültig bedacht ist.


Hier kann es bereits zu optimierten Abläufen führen, wenn Sie beginnen, einzelne Komponenten gezielter aufeinander abzustimmen.


6. Kosten drücken durch aktives Lizenzmanagement


Sind Sie sich der tatsächlichen Ausnutzung Ihrer Lizenzverträge bewusst?

Es kann sich rentieren, in ein aktives Lizenzmanagement zu investieren. Behalten Sie im Blick, ob Sie alle vorhandenen Lizenzen nutzen.


Die Mitarbeiteranzahl ist eine veränderliche Größe, weshalb skalierbare Lizenzmodelle verlangt werden dürfen. Produkte, deren Lizenzierung nicht auf Abobasis verläuft, lassen sich bei Nichtnutzung weiterverkaufen. Hier sollte allerdings ein Experte hinzugezogen werden, um rechtlichen Fallstricke zu vermeiden.


Neben der Anzahl der bestehenden Lizenzen kommt es auch auf deren Inhalte an. Nutzen Sie wirklich das für Sie beste Angebot? Prüfen Sie regelmäßig, ob sich Kosten und Nutzen decken und welche Alternativen der Markt bietet.


Beobachten Sie außerdem, wann Verlängerungen oder Kündigungen möglich sind und ob zur Einsparung aktuell Reaktionen gefragt sind. Es ist ärgerlich, eine ungenutzte Lizenz über Monate hin weiter finanzieren zu müssen, weil der vertraglich vereinbarte Kündigungstermin versäumt wurde.


Achtung: Versuchen Sie bei alledem keine Unterlizenzierung zu riskieren.


7. Auf Automatisierungsmöglichkeiten setzen


Zeit ist Geld. Zeit sparen können Unternehmen, in dem sie analoge Prozesse digitalisieren. Derartige Automatisierungsvorgänge eignen sich für eine Vielzahl verwaltungstechnischer Vorgänge.


Denn hier kommt es darauf an, wiederkehrende Aufgaben unter Einhaltung vorgegebener Normen möglichst exakt auszuführen. Das optimale Einsatzgebiet für intelligente Algorithmen.


Großer Vorteil: Computer machen keine Fehler, wenn sie sich mit monotonen Arbeitsabläufen konfrontiert sehen. Zudem sind sie schnell und arbeiten transparent.


Ihre Mitarbeiter werden entlastet und können sich umso produktiver mit anspruchsvolleren Aufgaben und innovativer Ideenfindung auseinandersetzen, wie sie für eine anhaltende Effizienzsteigerung des Unternehmens dringend notwendig sind.


Im IT-Bereich lässt sich dieses Prinzip differenziert umsetzen. Zum Beispiel können Backups und Uploads automatisiert erfolgen. Ebenso Sicherheitsabfragen, Softwareaktualisierungen und Updates.


Sogar Programmstrukturen für ein erleichtertes Coding lassen sich automatisch generieren. Manuelle Prüfungen werden überflüssig, viele Softwareangebote bieten ein automatisiertes Patch-Management.



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8. Energieeffizienz erhöhen und Stromkosten senken


Verschieben sich mehr und mehr Prozesse in den digitalen Raum, kommt die Frage auf, wie diese möglichst energieeffizient realisiert werden können. Computergestütztes Arbeiten kostet Strom. Auch, weil die Hardware adäquat temperiert werden muss.


Wo kann Kosteneinsparung hier ansetzen?

  1. Zunächst sollten Ihre Geräte optimal ausgelastet sein und nicht ungenutzt laufen. Externe Server sind in diesem Zusammenhang sehr effektiv.

  2. Moderne Computertechnik berücksichtigt in der Regel Nachhaltigkeitsansätze.


Dennoch ist ein entsprechendes Bewusstsein unter den Mitarbeitern unerlässlich. Die beste Ausstattung nützt Ihnen nichts, wenn konsequent mehr Geräte in Betrieb sind, als tatsächlich genutzt werden.


Mehrmonitorarbeitsplätze müssen nicht immer komplett zugeschaltet sein. Grafiker verwenden Grafikboards nicht in jedem Arbeitsgang und eine Person muss nicht buchstäblich alle in ihrem Büro vorhandenen Geräte zugleich nutzen.


9. IT-Sicherheit optimieren


Automatisierung lässt sich auf Sicherheitsprozesse ausweiten. Sie können etwa spezielle Patches installieren, die Sie bezüglich Software-Aktualisierung und sicherheitsrelevanter Updates auf dem Laufenden halten.


Mit Hilfe von Managed-Service-Systemen behalten Sie außerdem Antivirusanwendungen und Firewalls im Auge. Automatische Backups verhindern Datenverlust und ersparen Ihnen langwierige Wiederherstellungsmaßnahmen.


Auch in diesen Fällen unterstützt Sie die Prozessoptimierung über ERP-Systeme.


10. Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter


Grundlage dieser Maßnahmen sind ausführliche Mitarbeiterschulungen und Aufklärungsmaßnahmen. Die Infrastruktur Ihres Unternehmens profitiert von gut geschultem Personal, das jederzeit handlungsfähig und auskunftbereit ist.


Nur wer permanent am Ball bleibt, ist den fortschreitenden technischen Herausforderungen vollends gewachsen.

Fazit


Für Sie als Unternehmer ist fortschrittliches Denken heute von besonderer Bedeutung. Die Nutzung von Multimedia-Technologie sollte dabei nachhaltig gestaltet sein. Die steigenden Energiepreise und die fortschreitende Inflation stellen viele vor Herausforderungen.


Dennoch gibt es Möglichkeiten, Kosten clever zu reduzieren, ohne die Qualität zu beeinträchtigen. Eine Neustrukturierung Ihrer IT-Systeme kann Ihnen dabei helfen, IT-Kosten zu senken.


FAQ zu IT-Kosten senken


Welche Strategien können Unternehmen anwenden, um ihre IT-Kosten zu senken?


Unternehmen können mehrere Schritte unternehmen, um ihre IT-Kosten zu reduzieren. Diese beinhalten

  • Outsourcing von IT-Aufgaben,

  • Abschaffung ungenutzter Software und Tools,

  • Virtualisierung von Servern,

  • Überprüfung und Modernisierung von Hardware,

  • Zusammenführung der IT-Infrastruktur,

  • aktives Lizenzmanagement,

  • Automatisierung von Prozessen,

  • Erhöhung der Energieeffizienz,

  • Optimierung der IT-Sicherheit und Schulung der Mitarbeiter.

Jede dieser Maßnahmen zielt darauf ab, die Effizienz zu steigern und unnötige Ausgaben zu minimieren.


Welche Gründe sprechen dafür, dass Unternehmen ihre IT-Kosten senken sollten?


Die fortwährenden Krisensituationen und die steigenden Energiepreise stellen viele Unternehmen vor finanzielle Herausforderungen. Die Reduzierung der IT-Kosten ermöglicht es Unternehmen, effizienter zu arbeiten und ihre finanzielle Stabilität zu sichern.


Durch eine strategische Umstrukturierung der IT-Infrastruktur und den gezielten Einsatz von Maßnahmen wie Outsourcing, Virtualisierung und Automatisierung können Unternehmen ihre Kosten senken, ohne an Qualität zu verlieren.


Dieses zukunftsweisende Verhalten stellt sicher, dass Unternehmen für kommende Herausforderungen gerüstet sind und ihre Wettbewerbsfähigkeit erhalten bleibt.


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