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Effizienzsteigerung im Unternehmen: Tipps & Strategien

Aktualisiert: 7. Dez. 2023

Ständig kommen neue Anwendungen auf den Markt. Alle versprechen sie, die Produktivität Ihres Unternehmens mit wenigen Klicks zu steigern. Leider stellt sich auch nach dem dritten Programmwechsel keine Veränderung ein.


Im Gegenteil: Weil Sie den Überblick verloren haben, wird die Abwicklung von Geschäftsprozessen immer mühseliger.


Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Effizienz erhöhen, ohne sich in den zahlreichen Optimierungs-Optionen zu verrennen.


Das Wichtigste in Kürze:

  • Den größtmöglichen Gewinn erzielen Sie, wenn Sie in der Lage sind, mit wenig Aufwand viel zu erreichen.

  • Veränderung beginnt im Kleinen. Die Beschäftigung mit kleinschrittigen Prozessanalysen kann die Effizienzsteigerung in Ihren Unternehmen enorm vorantreiben.

  • Scheuen Sie sich nicht vor digitalen Lösungen zurück. In ihnen liegt die Grundlage optimaler Geschäftsprozesse.

Inhaltsverzeichnis:



Effektivität und Effizienz: Was ist der Unterschied?


Effektivität beschreibt die Zielerreichung um jeden Preis. Es geht nicht darum, wie etwas getan wird, sondern wie umfangreich der Output ausfällt. Effizienz hingegen sieht den Weg.


Hinter einer effizienten Handlung steht die Frage:


Wie lässt sich mit dem kleinstmöglichen Aufwand, der größtmögliche Gewinn erzielen?

Was versteht man unter Effizienzsteigerung?


Effizienzsteigerung bedeutet in diesem Zusammenhang, das Verhältnis zwischen dem geleisteten Aufwand und dem erzielten Gewinn zu verbessern. Naheliegend lässt sich dies über zwei Angriffspunkte umsetzen:


Variante 1: Sie minimieren den Aufwand bei gleichbleibendem Ergebnis. Zu dieser Entscheidung kommen Sie entweder, weil Sie sich gezwungen sehen, Mittel einzusparen, oder weil Ihre Analysen zeigen, dass der angestrebte Gewinn nicht realistisch ist.


Variante 2: Sie optimieren Ihre Prozesse so, dass Sie bei gleichem Aufwand deutlich mehr erreichen.



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Wie kann man die Effizienz steigern?


Beide Wege sind nachvollziehbar, werden sich aber in der Praxis selten so klar darstellen. Im Folgenden haben wir 8 Beispiele für Sie zusammengetragen, die zeigen, wie Sie vorgehen können, um eine Effizienzsteigerung in Ihrem Unternehmen herbeizuführen.


1. Gezielte Verbesserung alltäglicher Arbeitsabläufe


Oft sind es weniger die großen Neuerungen und Umwürfe, die zu effizienteren Ergebnissen führen. Der Teufel liegt im Detail oder in diesem Fall in den alltäglichen Vorgängen. Prozessoptimierung beginnt bei den automatisierten Handlungen Ihrer Mitarbeiter.


Mitunter schleichen sich hier fehlerhafte oder unnötig komplizierte Vorgehensweisen ein, deren Sie sich kaum bewusst sind.


In diesem Kontext kann der Blick eines externen Beraters hilfreich sein. Mit diesem zusammen

  • können Analyseprozesse angestoßen werden,

  • die neue Sichtweisen auf eingeschliffene Prozesse ermöglichen.


2. In Automatisierungen und digitale Organisationsstrukturen investieren


Wiederkehrende Aufgaben führen durch ihren wenig fordernden Charakter gehäuft zu Fehlern.


Fehlerkorrekturen sind zeitraubend und frustrierend.

Eine Vielzahl gleichbleibender Arbeitsschritte kann inzwischen digitalisiert werden. Denken Sie nur an die ewig

  • gleichen Aufgaben der Buchführung,

  • monatlich ähnliche Bestellformulare,

  • Auswertungsbögen

  • und die Erfassung von Warenbeständen.


Die verlässliche Umsetzung durch den Computer steigert die Arbeitseffizienz und erhöht zeitgleich den Sicherheitsstandard. Intelligente Algorithmen sorgen für eine reibungslose Bewältigung von Compliance-Anforderungen und Sicherheitsnormen.


Dieselben Anwendungen unterstützen Sie durch übersichtliche Organisationsstrukturen und optimierte Kommunikationstechniken.

  • Pläne und Übersichten werden mit wenigen Handgriffen geteilt,

  • Änderungen bleiben nachvollziehbar.

Allein die so entstehende Transparenz führt zu einer deutlichen Effizienzsteigerung am Arbeitsplatz.


3. Mit kontinuierlicher Optimierung zum Erfolg


Eine Verbesserung wird in kleinen Schritten erreicht. Dabei trägt jeder Mitarbeiter bewusst zur Steigerung der Effizienz bei.


Jeder für sich ist angehalten, die Strukturierung seiner Arbeitsmittel und Vorgehensweisen permanent zu hinterfragen. Gewonnen Erkenntnisse sollen nach Möglichkeit geteilt werden. So können Sie im Weiteren auch zur Optimierung umfassend angesiedelter Prozesse dienen.


Jeder soll mitreden. Standards werden gemeinsam gesetzt. Sie zu erreichen wird zu einem individuellen Ziel. An oberster Stelle steht dabei das Erleben des Kunden. Alle Optimierungsvorgänge zielen darauf ab, dessen Bedürfnisse optimal zu erfüllen.


4. Wachstum planen: Skalierbarkeit ist der Schlüssel


Die zunehmende Digitalisierung ist ein Segen, wenn es um die Vereinfachung von Prozessen geht. Deren Kernelement ist jedoch der stete Wandel. Zukunftsorientierte Unternehmen müssen sich auf diese Eigenschaft einstellen.


Praktisch heißt das: Ihre Systeme müssen skalierbar konfiguriert werden, um sich immer wieder neu den Anforderungen des Marktes anpassen zu können. Schnittstellen und Eingabeformate müssen erweiterbar bleiben.


Lizenzen und Zugangsoptionen ändern sich mit einem wachsenden Mitarbeiterstamm. Neue Produktionswege müssen sich einfach integrieren lassen. Die Alternative währen regelmäßige Neuanschaffungen – eine empfindliche Kostenfalle.


Bei alledem darf der Sinn einzelner Erweiterungen und Ergänzungen nicht aus den Augen verloren werden. Ein Verzetteln innerhalb der Möglichkeiten kann nicht nur die Produktivität ausbremsen, es führt auch zu unnötigen Kosten und Zeitaufwendungen.


Sie gewinnen bereits deutlich, wenn Sie Verantwortliche benennen, die die Notwendigkeit einzelner Entwicklungsschritte prüfen und dafür sorgen, dass sie dauerhaft dem Unternehmensziel dienen.


5. Mehr Effizienz durch Kostensenkung


Eine Effizienzsteigerung durch die Verringerung der Aufwendungen lässt sich an mehreren Punkten ansetzen. Betrachten Sie Kosten verursachende Prozesse auf ihre aktuelle Effizienz hin.

  • Sind sie notwendig?

  • Können einzelne Prozesse auf anderem Weg günstiger umgesetzt werden?

  • Können speziell IT-Kosten gesenkt werden?

Natürlich dürfen Qualität und Sicherheit nicht unter den Einsparungen leiden. Es geht darum neue, Wege zum selben Ziel zu finden.

6. Effizienzsteigerung mit der Scrum-Methode


„Scrum“ ist eine Herangehensweise aus der Softwareentwicklung. Das Prinzip lässt sich jedoch auf weitere Bereiche ausweiten.


Ziel ist eine agile Zusammenarbeit, die im weiteren Verlauf die Mitarbeiter zur Effizienzsteigerung veranlasst.


Hauptschwerpunkt ist die Aufgabenteilung in Teams unterschiedlicher Professionen. Während des Arbeitsprozesses werden in regelmäßigen Abständen Feedbackrunden und Testläufe veranschlagt.


So wird ein Arbeiten in die falsche Richtung verhindern und Planungsfehler können zügig abgefangen werden. Ein steter Austausch zwischen einzelnen Teams ist unbedingter Bestandteil der Methode.


7. Teamwork: Zusammenarbeit fördern und den Teamgeist stärken


Zufriedene Mitarbeiter arbeiten konzentrierter.

Sie bringen gern eigene Ideen in den Arbeitsprozess ein. Schaffen Sie Raum für professionsübergreifendes Arbeiten. Digital und analog. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in sämtliche Überlegungen mit ein.


Sie sind Experten auf Ihrem Gebiet und erkennen Probleme schon während sie entstehen. In einer vertrauten Atmosphäre können Tiefs entspannter ausgeglichen werden. Sie können sich auf eine geringe Fluktuationsrate verlassen und Ihre Mitarbeiter fühlen sich ernst genommen.


Zwei Bedingungen, die wesentlich zu optimalen Arbeitsprozessen beitragen und eine Effizienzsteigerung in Produktion und Vertrieb nach sich ziehen können.



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8. Künstliche Intelligenz als Hebel für eine Effizienzsteigerung


KI-Anwendungen ermöglichen Ihnen sachliche Analysevorgänge. Daten können aus den unterschiedlichsten Blickwinkeln heraus zusammengeführt und ausgewertet werden. So stoßen Sie mitunter auf überraschende Zusammenhänge.


Software, die lernt, unterstützt Sie in diversen Planungs- und Organisationsschritten. Sie erhalten Handlungsvorschläge, basierend auf vorausgegangenen Abläufen.


Selbst Beratungsaufgaben und Teile von Personal- und Kundenmanagement können inzwischen durch künstliche Intelligenz übernommen werden. Natürlich geht es nicht ohne eine menschliche Kontrollinstanz.


Dennoch arbeiten die Systeme bereits äußerst verlässlich. Durch

  • clevere Planung

  • und weniger Personalbedarf

  • kann mit hohen Einsparungen gerechnet werden.

  • Zugleich werden Ressourcen für Entwicklungsaufgaben frei.


Fazit


Effizienzsteigerung im Unternehmen erfordert eine gezielte Herangehensweise. Kleinschrittige Prozessanalysen, Investitionen in Automatisierung und digitale Strukturen, kontinuierliche Optimierung, Teamwork, Skalierbarkeit, Kostensenkung, Scrum-Methode und Künstliche Intelligenz sind Schlüsselstrategien.


Effizienz bedeutet, mehr mit weniger Aufwand zu erreichen, wobei sowohl die Effektivität der Zielerreichung als auch der effiziente Weg dorthin berücksichtigt werden müssen.


FAQ zu Effizienzsteigerung im Unternehmen


Warum ist Effizienzsteigerung im Unternehmen wichtig?


Effizienzsteigerung ermöglicht es Unternehmen, ihre Ressourcen optimal zu nutzen und mehr mit weniger Aufwand zu erreichen. Dies führt zu gesteigerter Produktivität, Kosteneinsparungen und einer besseren Nutzung von Arbeitszeit und Ressourcen.


Wie fördert Teamarbeit die Effizienzsteigerung?


Teamarbeit ermöglicht den Austausch von Ideen, Fachwissen und Erfahrungen. Durch Zusammenarbeit können verschiedene Perspektiven genutzt werden, um Prozesse zu optimieren. Zufriedene Mitarbeiter, die sich in die Entscheidungsfindung einbringen können, tragen zur Verbesserung der Arbeitsprozesse und der Effizienz bei.


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