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Arbeitszeiterfassung ist Pflicht: Das müssen Sie wissen

Aktualisiert: 7. Dez. 2023

Nachdem der Beschluss des Bundesgerichtshofs zur Arbeitszeiterfassung aus dem Jahr 2022 für viel Wirbel gesorgt hat, schafft nun endlich im Jahr 2023 ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales deutlich mehr Klarheit.


Dennoch bestehen unter Unternehmern weiterhin Unsicherheiten. Welches ist das optimale Vorgehen bei der täglichen elektronischen Arbeitszeiterfassung und worauf sollte man achten?


Im Folgenden erhalten Sie eine übersichtliche Zusammenfassung der wesentlichen Fakten.


Das Wichtigste in Kürze:

  • Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wurde in den letzten Jahren hitzig diskutiert, nun im Frühjahr 2023 ist es zu einem bindenden Referentenentwurf gekommen.

  • Wird die digitale Zeiterfassung Pflicht, müssen Sie als Unternehmer Ihre Systeme an diesen Umstand anpassen.

  • Sie müssen sich in diesem Fall je nach Anzahl Ihrer Beschäftigten an unterschiedliche Übergangsfristen halten. Diese liegen zwischen ein und fünf Jahren Umstellungszeit.

Inhaltsverzeichnis:


Was bedeutet Arbeitszeiterfassung eigentlich?


Die Beschlüsse zur Arbeitszeiterfassung verpflichten Sie als Unternehmer zur Zeiterfassung der Arbeitnehmer-Arbeitsstunden.

  • Anfang,

  • Ende

  • und Dauer der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter sollen im täglichen Rhythmus elektronisch erfasst werden.

Die Vorschriften zur Stundennachweis Pflicht sind im Rahmen der Absprachen zu Vertrauensarbeitszeiten bindend.


Die Dokumentation selbst darf den betroffenen Arbeitnehmern übertragen werden. Die Stundenerfassung der Mitarbeiter muss regelmäßig kontrolliert werden. Sofern ein korrektes Vorgehen sichergestellt werden kann.


Die dokumentierten Daten müssen eindeutig und nachvollziehbar erfasst und in der Regel für 2 Jahre archiviert werden.


Innerhalb dieser Zeitspanne sind Sie angehalten, die Daten bei berechtigter Nachfrage zur Verfügung zu stellen. Die Auskunftspflicht gilt gegenüber

  • zuständigen Ämtern

  • und dem Arbeitnehmer selbst.

Innerhalb des HR Managements können die erfassten Zeitdaten für die Entgeltabrechnung, den Umgang mit Überstunden und Zuschlägen herangezogen werden.



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Ab wann gilt das Gesetz zur elektronischen Arbeitszeiterfassung?


Aber ab wann ist die elektronische Zeiterfassung nun Pflicht? Das Gesetz zur Zeiterfassung wird seit einem allgemeinen Urteil des Europäischen Gerichtshof von 2019 in seiner Gültigkeit für deutsche Unternehmen verhandelt. Diese Vereinbarung sieht prinzipiell schon seit Mai 2019 eine verpflichtende Erfassung der Mitarbeiterarbeitszeiten vor.


Der am 19.04.2023 erlassene Gesetzentwurf kann nun endgültig als bindend betrachtet werden.

Das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung wird im Laufe des Jahres endgültig vorliegen. Änderungen sind nur noch in sehr geringem Ausmaß zu erwarten.


Die Hinwendung zur elektronischen Dokumentation darf jedoch fließend erfolgen. Sie staffelt sich ausgehend vom Jahr 2023 entsprechend der Anzahl der Beschäftigten des jeweiligen Unternehmens.


Demnach ist erst ein Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitern genötigt, statt der Dokumentation in Papierform auch eine digitale Datensammlung anzulegen.


  • Unternehmen mit mehr als 10, aber weniger als 50 Mitarbeitern haben 5 Jahre Zeit für die Umstellung.

  • Bis zu 250 Mitarbeiter müssen bereits nach zwei Jahren erfassbar sein.


Gehen die Zahlen darüber hinaus, muss ein entsprechendes System bereits im Verlauf des Folgejahres etabliert werden.


Bis zur Einführung einer elektronischen Datenverwaltungsmöglichkeit bleibt die händische Dokumentation gültig.


Welche Richtlinien gelten für die elektronische Arbeitszeiterfassung?


Die allgemeine Verpflichtung zum Arbeitszeitnachweis gilt damit bereits. Übergangsfristen für die elektronische Stundennachweis-Pflicht existieren nur für die Form der Aufzeichnung.


Zentrales Anliegen der Maßnahmen ist die Kontrolle der täglichen und wöchentlichen Höchstarbeitszeiten.


Arbeitgeber müssen explizit Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung zur Verfügung stellen, während Arbeitnehmer sich bereit erklären, diese täglich zu nutzen.

  • Es geht bei den erfassten Zeiten lediglich um die tatsächlichen Arbeitszeiten. Dokumentiert werden Anfang und Ende.

  • Wesentlich sind vor allem auch geleistete Überstunden. So wird ein rechtssicherer Ausgleich möglich.

  • Pausenzeiten müssen innerhalb des Arbeitszeitnachweises konkret ausgeschrieben und von den geleisteten Stunden subtrahiert werden. Sie zählen nicht zur Arbeitszeit.

Täglich dokumentiert werden nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG:

  • Beginn und Ende der Arbeitszeit

  • Dauer der Arbeitszeit

  • Überstunden

  • Pausenzeiten

Anforderungen an die Daten


Die Daten müssen für die anfragenden Behörden klar nachvollziehbar . Wörtlich heißt es, sie sollen

  • „objektiv,

  • verlässlich

  • und zugänglich“ sein.

Lediglich einen Dienstplan vorzuweisen, wird nicht als erfolgte Arbeitszeiterfassung gewertet.


Projektzeiterfassung wird anerkannt, sofern Pausen und Mehrarbeit ausgewiesen sind.

Neben der zeitnahen Gewährleistung der elektronischen Zeiterfassung verlangt der Gesetzgeber weiter keine konkrete Ausrichtung an Form- oder Weisungsvorgaben.


Wer muss konkret Arbeitszeiten erfassen?


Betroffen sind alle Unternehmen, egal welcher Größenordnung und Geschäftsform. Ausnahmen existieren für Berufsgruppen mit hoher selbständiger Planungsbefugnis, wie sie

  • im Management,

  • unter Führungskräften

  • oder in der Forschung üblich sind.

Abweichungen regeln Arbeitgeberverbände und Tarifpartner in gesonderten Verträgen.

Dürfen Dritte Arbeitszeiten dokumentieren?


Grundsätzlich ist die tägliche Dokumentation der Arbeitszeiten durch jeden Mitarbeiter für sich unter Kontrolle des Arbeitgebers vorgesehen. Aufzeichnungen durch Dritte für gruppenorientierte Arbeitsprozesse (z.B. Baustelleneinsätze, integrative Werkstätten) bleiben jedoch möglich.


In jedem Fall muss der Arbeitnehmer eine schriftliche Rückmeldung über die von ihm verrichteten Arbeitszeiten erhalten.


Wie können Anwesenheitszeiten erfasst werden?


Tabellenverarbeitungsprogramm


Eine elektronische Zeiterfassung kann im kleinen Rahmen bereits über eine Excel-Tabelle gewährleistet werden. Die persönliche Verantwortung für die exakte Aufnahme einzelner Werte und deren unveränderliche Aufbewahrung wiegt jedoch höher als bei der Verwendung von Spezialsoftware.


Das Vorgehen eignet sich grundsätzlich nur für die Zeiterfassung von bis zu 20 Mitarbeitern.


Terminals


Terminals werden fest installiert und verlangen nach Eingaben bei Betreten und Verlassen des Arbeitsplatzes. Mitarbeiter melden sich über eine Chipkarte oder ein vergleichbares elektronisches Registrierungsmedium an und ab.


Terminals eignen sich zum Beispiel für Werkhallen, die auch während der Pausen in der Regel aus Arbeitsschutzgründen verlassen werden.


Smartphone App


Verfügen alle Mitarbeiter über ein Smartphone und die notwendige Bereitschaft, mit einer Zeiterfassungs-App zu arbeiten, ist das immer präsente Gerät eine hervorragende Option zur mobilen Erfassung von Arbeitszeiten.


Oftmals beinhaltet eine solche App weitere Organisationsfunktionen, die der Team-Interaktion äußerst dienlich sind.


Mobile Anwendungen


Selbstverständlich existieren ähnliche Anwendungen auch für Tabletts und Laptops. Mitunter kann mit diesen ein recht weit gefasster Anwendungsbereich abgedeckt werden, da die Geräte mit übersichtlicheren Desktopgrößen arbeiten.


Vorsicht: Fahrtenschreiber dokumentieren im weitesten Sinne auch Arbeitszeiten. Situationen in den Dokumentationstechnologien mit GPS-Funktionen ausgestattet sind, bleiben aus Datenschutzgründen allerdings umstritten.


Dem Einsatz von Ortungstechnologien müssen Ihre Mitarbeiter explizit zustimmen.

Webbasierte Angebote


Auch online Anwendungen und das firmeneigene Netzwerk können zur Verwaltung von Arbeitszeitdaten genutzt werden. Interessant sind ERP-Anwendungen, die die Zeiterfassung automatisch in die Unternehmensverwaltung integrieren.


Munixo stell in diesem Zusammenhang mitwachsende Lösungen zur Verfügung, die sich auch zukünftigen Gesetzesänderungen flexibel anpassen. Informieren Sie sich unabhängig zu branchenspezifischen Lösungen!



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Projektzeiterfassung


Projektarbeit darf flexibel bleiben. Dabei fallen nicht nur tägliche Arbeitszeiten sehr unterschiedlich aus, auch die Tätigkeitsfelder könne variieren.


Aus diesem Grund können Teilnehmer ihre Leistungen innerhalb einzelner Projekte mitunter über spezielle Softwareangebote erfassen.


So wird eine angemessene Vergütung unterstützt und die Organisation vereinfacht.


Zentrale Dokumentation über Mitarbeiter


Außerdem ist die verbale Meldung der Zeiten bei einem ausgewiesenen Mitarbeiter möglich. Dieser wiederum dokumentiert die erhobenen Daten über eines der oben genannten elektronischen Systeme.


Dieses Vorgehen erscheint zunächst recht sperrig. Es kann sich jedoch z.B. in integrativen Werkstätten als sinnvoll erweisen. Das Vorgehen der dokumentierenden Person sollte in jedem Fall regelmäßig geprüft werden.


Was muss ein System zur Arbeitszeiterfassung können?


Digitale Arbeitszeiterfassung auf täglicher Basis


Arbeitszeiten müssen entsprechend des erwähnten Referentenentwurfs am Tag der Ausführung erfasst werden (sofern möglich). In welcher Form und zu welchen zusätzlichen Konditionen die Arbeitszeit-Dokumentation erfolgt, hängt von der Ausrichtung Ihres Unternehmens und den geltenden Tarifbestimmungen ab.

  • Grundsätzlich sollten dabei acht Stunden Arbeitszeit nicht überschritten werden. Gerechnet auf bis zu 6 Arbeitstage die Woche.

  • Sonn- und Feiertage gelten generell ans arbeitsfrei, sofern sich aus tarifrechtlichen Bestimmungen nichts anderes ergibt. Gewährleistet werden soll unter anderem das Einhalten von Pausen und Ruhezeiten (mind. 11 h frei zwischen den Einsätzen, mind. 30 min Pause nach 6 Arbeitsstunden).

  • Zudem sollten Sie Abweichungen (Urlaub, Krankheit, Krankheit eines Kindes usw.) kombiniert mit den Arbeitszeiten dokumentieren können, in einer Form, die dem System die adäquate automatische Verarbeitung erlaubt.

  • Im Idealfall lassen sich die täglichen Arbeitszeiten ortsunabhängig erfassen. So können Home Office Zeiten u.ä. berücksichtigt werden.

  • Mitunter müssen Provisionen verrechnet werden. Diese können mit Zeitaufwendungen gekoppelt sein.

Intelligente Systeme können auf die eingespeisten Daten reagieren. Nachtarbeit ist zum Beispiel für die Endgeldabrechnung relevant.


Spannend sind außerdem Warnsysteme für eine Zunahme an Überstunden. Auch die kombinierte Dokumentation von Zeit und konkretem Tätigkeitsbereich kann organisatorisch relevant sein.


Datenschutzkonforme Verwaltung


Wenig frei ist die Art der Verwaltung personenbezogener Daten. Die Anwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter gelten als personenbezogene Informationen und fallen unter die DSGVO. Demnach dürfen nur zweckdienliche Daten erhoben werden, wodurch sich der Umfang der Erhebungen auf ein Mindestmaß begrenzt.


Der Verwendungszweck muss durchweg eindeutig sein. Vor allem auch für den betroffenen Arbeitnehmer. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist kann variieren. Im Schnitt liegt sie bei zwei Jahren. Nach dieser Zeit müssen die erhobenen Daten gelöscht werden.


Sicherheit der Mitarbeiter gewährleisten


Zugriffe durch Dritte dürfen nicht unautorisiert möglich sein. Außerdem müssen einmal erhobene Daten unveränderlich archiviert werden. Die Erfassung der Daten ist streng an vertragliche Absprachen gebunden.


Dementsprechend dürfen auch durch den Arbeitgeber im Nachhinein keine Veränderungen an den Aufzeichnungen vorgenommen werden.


So wird ein Machtmissbrauch ausgeschlossen, der zu einer Überzahl undokumentierter Überstunden oder fehlenden Regenerationsphasen führen kann.

Die Systeme an sich werden über gut verschlüsselte Softwarekomponenten realisiert, die von außen nicht angreifbar sind und in sich geschlossen arbeiten. D.h. es darf Hackern nicht möglich sein, von außen über das System persönliche Daten (Adresse, Kontoverbindung…) zu beziehen und auch intern sollten solche Schlüsse nicht frei gezogen werden können.


Kollegen sehen Ihre Dokumentationen nicht gegenseitig ein. Zeitabfragen im Sinne von Auslastungen und gezielter Professionsverwaltung geschehen abgekapselt von weiteren Informationen oder anonymisiert.


Was passiert bei einem Verstoß?


Ein wesentlicher Punkt ist die Dokumentationspflicht des Arbeitgebers. Er trägt die Verantwortung für die Durchführung der Vorgaben. Delegiert er den Dokumentationsvorgang an die Arbeitnehmer, hat er regelmäßig zu kontrollieren, ob dies der Ihnen übertragenen Verpflichtung nachkommen. Tun sie dies nicht, greifen interne Regelungen.


Bei einer möglichen öffentlichen Kontrolle würde der Arbeitgeber für Verstöße zur Verantwortung gezogen.

Mit Eintreten der Gültigkeit des aktuellen Referentenentwurfs werden Verstöße gegen die Regelungen der Arbeitszeit-Dokumentation als Ordnungswidrigkeiten betrachtet und mit Bußgeldern von bis zu 30 000 Euro geahndet.


Geldbußen fallen auch dann an, wenn aus der Arbeitszeit-Dokumentation ein regelmäßiges Überziehen der maximal festgelegten Arbeitshöchstzeiten deutlich wird.


Fazit


Bis zum Jahr 2023 galt die Arbeitszeiterfassung als eine Art Grauzonenbestimmung. Damit wird in diesem Jahr Schluss sein. Arbeitszeitnachweise werden Pflicht. Unternehmer sind ernstlich angehalten, diesen Vorgaben nachzukommen.


Die Festlegung auf elektronische Lösungen ist dabei an sich kein Nachteil, sie ermöglicht die Integration der Zeiterfassung in eine zentrale Businesssoftware, die eine fehlerfreie Verwaltung verspricht.


FAQ zu verpflichtende Arbeitszeit


Wann kann auf Arbeitszeiterfassung verzichtet werden?


Von der Arbeitszeiterfassung gibt es durchaus Ausnahmen. Leitende Angestellte im Sinne von § 5 Abs. 3 BetrVG teilen mitunter ihre Arbeitszeiten selbst ein und sind in der Folge von der Arbeitszeiterfassung ausgenommen. Zudem ist die Zeiterfassung für bis zu 10 Mitarbeiter in dieser Form nicht verpflichtend.


Wer kontrolliert die Zeiterfassung?


Die Erfassung der Arbeitszeiten kann in Stichproben von den Arbeitsschutzbehörden kontrolliert werden.


Was gehört zur Arbeitszeit und was nicht?


Als Arbeitszeiten werden laut (§ 2 Abs. 1 ArbZG) konkrete Zeiten der Arbeitsausübung betrachtet. Gerechnet wird von tatsächlichem Beginn bis zum Arbeitsende. Pausenzeiten werden rausgerechnet.


Schwierig und nicht eindeutig festgelegte, sind kurze Kaffeepausen und Aufgaben, die Mitarbeiter in ihren privaten Tagesablauf integrieren und deshalb z.T. nach Feierabend ausführen. (E-Mail lesen, Auftrags-Status checken…)


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