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ERP Zeiterfassung: Für präzise Abrechnung und Planung

Aktualisiert: 7. Dez. 2023

Seit Frühjahr 2019 sind einem Urteil des Europäischen Gerichtshof zu folge Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet. Nicht in jedem Betrieb lässt sich eine derartige Vorschrift spontan uneingeschränkt umsetzen.


Mitarbeiter verfügen teils frei über ihre Zeit oder Arbeiten auf Abruf. Ein ERP-System hilft, unterschiedliche Arbeitszeitmodelle zu systematisieren und Arbeitszeiten mobil zu erfassen.


Das Wichtigste in Kürze:

  • Arbeitsverträge beinhalten eine Vereinbarung zur Vergütung geleisteter Arbeitszeit. Die Einhaltung dieser Vereinbarungen ist von beiderseitigem Interesse.

  • Ein Nachweisverfahren für die geleisteten Arbeitszeiten verlangt nach einem gemeinsam nutzbaren Zeiterfassungssystem.

  • ERP-Systeme können diese Funktionen optimal integrieren.

  • Zeiterfassungssoftware eignet sich für Kleinbetriebe genauso wie für große Unternehmen.

Inhaltsverzeichnis:



Gesetzliche Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung


Der Arbeitgeber ist laut Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) dazu verpflichtet, ein System einzuführen, dass Beginn und Ende der Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter, sowie geleistete Überstunden erfasst.

Der Anspruch des Gesetzgebers besteht in diesem Kontext hauptsächlich darin, zu gewährleisten, dass ein Überschreiten der gesetzlichen Höchstarbeitszeit ausgeschlossen wird.


Dieses Vorgehen begründet sich in sozialen und gesundheitlichen Bedenken. Dem Arbeitnehmer wird somit zwischen einzelnen Arbeitseinsätzen die notwendige Regenerationszeit gewährt.


Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales stellt dazu ausführliche Informationsmaterialien zur Verfügung: „Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung“.


Die Daten zu den Arbeitszeiten der Mitarbeiter müssen nachvollziehbar dokumentiert werden. Sie werden zu Zwecken der Nachweispflicht über mindestens zwei Jahre aufbewahrt.


Der Umgang mit den in diesem Kontext gesammelten Daten regelt sich entsprechend der DSGVO.

ERP-Zeiterfassung und Datenschutz: Worauf kommt es an?


Werden die Daten über ein ERP-System mit Zeiterfassung verwaltet, können Sie logisch mit anderen, den Mitarbeiterstamm betreffenden Daten verknüpft werden. Dies erleichtert diverse mit der Arbeitszeit verbundene Verwaltungsschritte wie beispielsweise

  • die Lohnbuchhaltung

  • und die Erstellung von Dienstplänen.

Laut Datenschutzgrundverordnung handelt es sich jedoch um schützenswerte personenbezogene Daten, die entsprechend geschützt zu handhaben sind.


Daraus ergeben sich zwangsläufig spezielle Anforderungen an das mit der Arbeitszeiterfassung betraute System.


Zugriffsrechte. Datenerhebungen zu den Arbeitszeiten einzelner Mitarbeiter dürfen nicht durch unbefugte Dritte einsehbar sein. Einzelne Zugriffe müssen dokumentiert werden. Nachträgliche Veränderungen (Löschen, Kopieren, Ergänzen) sollten durch das System ausgeschlossen werden können.


Sind Veränderungen notwendig, müssen diese Vorgänge inkl. nachvollziehbarer Beweggründe dokumentiert werden.


Revisionssicherheit. Daten, die im Zuge der Arbeitszeiterfassung von einer Software gesammelt wurden, dürfen, solange sie eine eindeutige Zuordnung erlauben, nur zu diesem und zu keinem weiteren Zweck verarbeitet oder weitergegeben werden. Insbesondere sind sie getrennt von weiterem Datenmaterial zu verwahren.


ERP-Systeme sind in der Lage, diesen Anforderungen über Anonymisierungsprozesse und automatisierte Verarbeitungsvorgänge zu begegnen.


Novicon bietet in dieser Hinsicht zukunftssichere Technologien, mit denen wir gemeinsam nicht nur bestehenden, sondern auch neu aufkommenden Anforderungen begegnen können.



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Welche Vorteile hat die ERP-Zeiterfassung?


Verbessertes Zeitmanagement und Ressourcenplanung


Intelligente Softwarelösungen erfassen die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter mobil und flexibel. Die Angaben werden dem System von jedem beliebigen Einsatzort aus zugeführt, werden aber letztendlich zentral verwaltet. Ein sauberes digitales System. Die Daten landen sofort dort, wo die hingehören und werden sicher eingearbeitet.


Es ist möglich, komplexe Modelle wie Wechselschichten und Gleitzeiten zu erfassen. Fehlzeiten und Überstunden werden durch die Software zur Arbeitszeiterfassung automatisch verrechnet.


Die permanente Daten-Synchronisation erlaubt es den Organisatoren, personelle Ressourcen spontan und angepasst einzusetzen. Die Ausarbeitung von Einsatz- und Urlaubsplänen wird deutlich erleichtert.


Zeitfressende Tätigkeiten können basierend auf den Erkenntnissen aus den entstandenen Daten analysiert und umstrukturiert werden. Insgesamt sind deutliche Zeitersparnisse möglich.


Genauere Projektkostenberechnung und Abrechnung


Die exakte Erfassung der Arbeitszeiten unterstützt die Lohnabrechnung und hilft dabei, Überstunden zu verwalten. Die zentrale Verwaltung erleichtert die transparente Zuordnung einzelner Posten und somit zudem die Planung zukünftiger Projekte.


Projektaufwendungen können verlässlicher geschätzt und bei Abrechnung genau angegeben werden. Die übersichtliche Datenverwaltung der ERP-Zeiterfassung erlaubt die Abrechnung nach Zuständigkeit und tatsächlichem Arbeitsaufwand.


Sie legen lediglich die Konditionen der vordefinierten Arbeitszeitmodelle an und verknüpfen sie mit den zugehörigen Leistungen. Wechsel zwischen einzelnen Abrechnungsmodellen können unkompliziert abgebildet werden.


Ebenso einfach und übersichtlich übernehmen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Fachkräfte in detaillierte Abrechnungen für Ihre Kunden.


Steigerung von Produktivität und Effizienz durch bessere Arbeitszeiterfassung


Es ist dem System möglich, die geleistete Arbeitszeit mit der Produktivität einzelner Arbeitnehmer oder Abteilungen ins Verhältnis zu setzen. Dies lässt eine Einschätzung der Tragweite einzelner Tätigkeiten für das Gesamtunternehmen zu. Die Eintragungen selbst und deren Auswertung kosten Ihre Mitarbeiter kaum Zeit.


Übersichtliche Erfassungssysteme und mobile Anwendungen erlauben die Angaben als schnelle Notizen zu realisieren. So werden auch Pausenzeiten verwaltet, ohne die tatsächlichen Auszeiten durch einen bürokratischen Mehraufwand einzuschränken.


Mögliche Anwendungsbereiche der ERP Zeiterfassung


Flexible Arbeitszeitmodelle realisieren. Mit einer transparenten Zeiterfassung gewähren Sie Ihren Mitarbeitern die notwendige Flexibilität, ihren Alltag und die beruflichen Herausforderungen unter einen Hut zu bringen.


Arbeit wird immer und überall als solche erkennbar und Leistung kann nach individuellen Erfordernissen erbracht werden.


Leistungsnachweise optimieren. Jeder spart, wo er kann und manch einer sieht seinen Vorteil in der Vortäuschung erbrachter Leistungen. Dem können Sie mit einer lückenlos erbrachten Zeiterfassung kompromisslos begegnen.


Nutzen Sie die Option einer ausführlichen Arbeitszeitdokumentation via Software, um sich vor ungerechtfertigten Zahlungsverweigerungen zu schützen.


Hindernisse erkennen. Durch die gezielte Dokumentation von eingesetzter Arbeitszeit im Verhältnis zur Produktion haben Sie die Chance, Engpässe im Workflow zu erkennen und zu analysieren.


Verwaltungsaufwand reduzieren. Durch Automatisierungsprozesse, wie sie die ERP-Zeitwirtschaft stellt, ist es möglich, auf Basis der Zeitdaten Löhne, Abrechnungen und Nachweise rein maschinell zu stellen.


Sie sparen Zeit und Nerven und können sich auf eine rechtskonforme Datenverwaltung verlassen.


Pläne erstellen. Wo immer viele Mitarbeiter untereinander koordiniert werden müssen, gilt es, Krankheitsfälle auszugleichen, Urlaubs- und Dienstpläne zu erstellen und spontan Fachkräfte an der richtigen Stelle zu mobilisieren.


Die Zeiterfassungssoftware stellt Ihnen die notwendigen Daten zusammen und kann in Sekundenschnelle Handlungsalternativen aufzeigen, wenn bestehende Pläne durch unerwartete Umstände verworfen werden müssen.



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Worauf muss man bei der Implementierung einer ERP-Software zur Zeiterfassung achten


Die Auswahl an effektiven Softwareangeboten ist groß und innerhalb des ERP-Customizings stehen zahlreiche Implementierungsvarianten zur Verfügung.


Versuchen Sie sich im Vergleich zunächst auf ein paar wesentliche Merkmale zu konzentrieren:

  • Ist die Software intuitiv bedienbar? Einfach strukturierte Benutzeroberflächen erleichtern den Arbeitsprozess ungemein.

  • Wie groß ist ihr Unternehmen? Ist die Zeiterfassungssoftware für Kleinbetriebe geeignet?

  • Wollen Sie Ihren Mitarbeitern flexible Arbeitszeiten und Remote-Dienste ermöglichen, sollte Ihre Software mobile Zugangsmöglichkeiten bieten.

  • Basiert Ihr Unternehmen auf unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen, sollte das ERP-System deren Umsetzung abbilden können.

  • Zudem sollten innerhalb des Systems zur Zeiterfassung Veränderungen und neue Strukturen ergänzt werden können.

  • Datensicherheit spielt eine große Rolle für Software zur Arbeitszeiterfassung. Informieren Sie sich genau, ob und wie entsprechende Vorschriften durch das System realisiert werden.

  • Planen Sie statt eines ERP-Wechsels lediglich die Einbindung einer Software zur Zeiterfassung in ein bestehendes System, vergewissern Sie sich, dass die notwendigen Schnittstellen vorhanden sind.


Fazit


ERP-Programme bieten in ihrer grundsätzlichen Struktur die besten Voraussetzungen, um Unternehmen die Realisierung der Vorschriften zur Zeiterfassung zu gewährleisten.


Clever strukturiert ziehen Sie als Unternehmer deutlich Gewinn aus den Auflagen zur Zeiterfassung, da Sie Ihnen zu transparenten Leistungsabrechnungen verhelfen.


FAQ zu ERP Zeiterfassung


Wer braucht keine Arbeitszeiterfassung?


Menschen, deren Beruf einen hohen Grad an Autonomie erfordert, sind mitunter von der Regelung ausgenommen. Das betrifft vorrangig Management-Positionen und leitende Angestellte.


Ist jede ERP-Software zur Zeiterfassung geeignet?


Die Grundstruktur einer ERP-Anwendung bietet generell gute Voraussetzung zur Erfassung von Arbeitszeiten. Die zugehörigen Stammdaten werden in diesem System meist bereits verwaltet, wodurch auch dem Datenschutz generell Rechnung getragen wird.


Allerdings muss zwingend eine entsprechende Komponente vorinstalliert sein, die die gezielte Datenerfassung im Hinblick auf die Arbeitszeiten und deren Verarbeitung gewährleistet. Sie müssen bei der Entscheidung für ein ERP-System also überprüfen, ob ein entsprechendes Modul oder eine entsprechende Systemkomponente im Angebot enthalten sind.


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