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ERP Wechsel: Gründe und Tipps für den Umstieg

Aktualisiert: 7. Dez. 2023

Ein, egal aus welchen Gründen, anstehender ERP-Wechsel erfüllt die meisten Unternehmer zunächst mit Unbehagen. Das Vorgehen setzt höchste Ansprüche an das gesamte Unternehmen und ist nicht ohne Risiko.


Der entstehende Aufwand zahlt sich jedoch aus. Der Wechsel des ERP-Systems ermöglicht eine umfassende Modernisierung, die mit entscheidenden Wettbewerbsvorteilen einhergeht.


Das Wichtigste in Kürze:

  • Es sind vorrangig Modernisierungsprozesse, die dazu führen, dass Unternehmen ein ERP-System wechseln.

  • Da es mit einem gewissen Risiko einhergehen kann, das ERP ersetzen zu wollen, sind im Vorfeld umfangreiche Planungsschritte notwendig.

  • Ein flexibler Anbieter unterstützt die Aktualisierung und bietet Ihnen auch zukünftig umfangreiche Erweiterungsmöglichkeiten.


Inhaltsverzeichnis:

7 mögliche Gründe für einen ERP Wechsel


Die Gründe für einen ERP-Wechsel können unterschiedlich ausfallen. Immer geht es jedoch um eine gewisse Effizienzsteigerung. Die Systeme sollen up-to-date bleiben und müssen den aktuellen Marktanforderungen entsprechen.


Anbieter wie der Munixo Entwickler Novicon stehen dazu ständig im Austausch mit Produktentwicklern und Systemadministratoren unterschiedlichster Branchen. Die unterstützten Systemfunktionen und -schnittstellen werden übersichtlich ausgeschrieben, was einen Anbietervergleich deutlich erleichtert.



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Bessere Nutzerfreundlichkeit


Jede Software ist immer nur so effizient wie ihr Anwender.

Demnach trägt eine intuitive Nutzeroberfläche viel zur Optimierung der Anwendungsabläufe bei. Veraltete Systeme leisten hier mitunter wenig.


Viel zu oft wurden Aktualisierungen und Zusatzsoftware nur behelfsmäßig angepasst. Neue Softwareformate werden zum Teil nicht mehr erkannt und Schnittstellen zu innovativen Technologien fehlen.


Die Folge sind umständliche Arbeitsabläufe und Datenverluste durch zahlreiche Umwandlungsprozesse. Neue Mitarbeiter können sich nur schwer einarbeiten, es ist ein hoher Schulungsaufwand erforderlich.


  • eine einheitliche Systemlandschaft

  • mit benutzerfreundlichen Strukturen

  • und selbsterklärenden Einzelkomponenten.


Reduzierung der Kosten


Kann ein ERP-System aufgrund seiner veralteten Strukturen nicht alle Prozesse eines Unternehmens abdecken, müssen weitere Anwendungen hinzugezogen werden. Diese verursachen nicht nur Kosten durch ihre Beschaffung, sondern auch durch ihre Bedienung.


Mitarbeiter müssen im Hinblick auf die Unternehmenssoftware immer wieder adäquat geschult werden. Das IT-Team muss die Wartungsprozesse anpassen. Immer wieder werden Daten von Hand übertragen.


Mit der Zeit werden unzählige Programme ergänzt. Die Aufgaben dieser Einzelanwendungen hängen zwar alle logisch zusammen, lassen sich aber nicht übersichtlich miteinander verknüpfen.


Mit einem neuwertigen ERP-System verzichten Sie auf zahlreiche Einzelanwendungen. Mit nur einer Softwarelösung erhalten Sie

  • Lösungen für die Finanzbuchhaltung wie Datev.

  • ein Ticketsystem wie Jira.

  • HRM-Systeme (Personalverwaltung) wie Personio.

  • DMS-Systeme wie Docuware.

  • CMS-Systeme wie Salesforce, Pipedrive oder Hubspot.

  • Zeiterfassungssysteme wie Timely oder Asana.

Würden Datensätze für jedes dieser Programme gesondert angelegt werden, entstünden Dopplungen, die mühsam aufzubereiten sind. Die Kosten fallen umso höher aus, je älter das System ist. Hosten Sie die ERP-Anwendung selbst, müssen die Geräte immer wieder auf den neusten Stand gebracht oder ersetzt werden.


Die Einsparungen durch ein allumfassendes ERP-System können immens ausfallen. Die Einführung einer Cloud-Lösung würde zudem zu einer deutlichen Verringerung des technischen und personellen Bedarfs führen.



Anpassung an veränderte Umstände


Die Welt um uns herum befindet sich einem steten Wandlungsprozess. Neue Technologien schießen wie Pilze aus dem Boden. Ihr ERP-System muss mit diesen kompatibel bleiben, um eine nennenswerte Unterstützung bieten zu können.


Der Markt selbst (nicht zuletzt Ihre Kunden!) entwickelt immer neue Anforderungen und Bedürfnisse. Schneller den je schwankt die Ausrichtung der individuellen Usererfahrung.


Ansonsten gut funktionsfähige Warenwirtschaftssysteme stoßen spätestens dann in ihre Grenzen, wenn sie einem neuartigen Trend nicht durch Softwareintegrationen folgen können. Vor allem wird es dort kritisch, wo das Datenvolumen die vorhandenen Verarbeitungskapazitäten sprengt.


Unternehmen wachsen naturgemäß und passen sich notgedrungen den äußeren Umständen an. Kann ein ERP-System dieses Wachstum nicht mitvollziehen, wird es mit der Zeit zu einer lästigen Krücke.


ERP Wechsel für eine Optimierung der Datenverwaltung


Datenverwaltung ist ein großes Thema und so stecken Entwickler viel Zeit in die Modifizierung optimaler Verwaltungsstrategien. Vieles, was beim Release einzelner ERP-Anwendungen noch nicht denkbar war, ist bald unabdingbar, um die Datenverwaltung schnell und sicher zu halten.

Neue Vorschriften werden herausgegeben, denen Ihr System begegnen können muss.


Mitunter kann Ihr ERP trotz neuester Aktualisierungen den aktuellen Stand nicht mehr zu Ihrer Zufriedenheit bedienen. Statt sich mit Behelfslösungen zufriedenzugeben, kann es von Vorteil sein, die ERP-Software komplett zu erneuern.


Effizienzsteigerung


Ein ERP, dass verlässlich alle Komponenten des Unternehmens abbildet, bietet eine enorme Effizienzsteigerung. Die gegebenen technischen Möglichkeiten reichen jedoch weit darüber hinaus.


Eine Unterstützung durch Automatisierungen und künstliche Intelligenz entlastet Ihre Mitarbeiter um ein Vielfaches. Egal, wie sie diesen Optionen gegenüberstehen, die Konkurrenz nutzt sie bereits und wird Sie weit hinter sich lassen, wenn Sie nicht in der Effizienz aufholen.

Verpassen Sie hier den Anschluss, stagnieren Ihre Erfolge.


Es gilt wachsam zu bleiben, um neue Technologien zeitnah einbinden zu können.

Dabei lohnt der bewusste Vergleich: Wo verzeichnet Ihr Unternehmen dauerhaft den größeren wirtschaftlichen Nutzen – Neuanschaffung oder Ergänzung?



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Mobile Anwendung


Bereits etablierte Unternehmen haben die Einführung ins ERP System zu einer Zeit gestartet, als mobiler Datenzugriff noch mit einem freiwilligen Sicherheitsdefizit gleichzusetzen war. Die Dinge stehen inzwischen anders. Die Prioritäten haben sich verlagert. Wir können zugleich

  • Daten flexibel bewegen

  • und sie vor unrechtmäßigen Zugriffen schützen.

Es kann inzwischen standardmäßig erwartet werden, dass einzelne Mitarbeiter im Kontakt mit Kunden und Lieferanten in Echtzeit auf aktuelle Kennzahlen und Informationen zurückgreifen.

Kaum jemand hat Verständnis für lange Wartezeiten und schlecht abgestimmte Arbeitsprozesse.


Entsprechend suchen Unternehmen mit dem ERP-Wechsel gehäuft den Zugang zu einer flexiblen Mobilität. Dies ist vermutlich der häufigste Grund, warum neue ERP-System notwendig werden.


Tipps für einen reibungslosen ERP Wechsel


Sind die Gründe für den Wechsel auch noch so überzeugend sollte, der Umstrukturierungsprozess an sich nicht zu leichtfertig in Angriff genommen werden.

  • Zunächst müssen ausreichend Mitarbeiterressourcen zur Verfügung stehen. Es ist Fachpersonal notwendig, das den Wechselprozess begleitet. Dieses darf an anderer Stelle nicht fehlen.

  • Es kommt darauf an, die innerbetrieblichen Vorgänge mit Bedacht zu beobachten. Was läuft gut, was läuft schlecht und welche Erwartungen haben einzelne Abteilungen an neuwertige Softwarelösungen? Welche ERP-Systemkomponenten müssen zwingend vorhanden sein?

  • Zu jedem Problem existieren variable Lösungsansätze. Welche lassen sich mit der Haltung Ihrer Mitarbeiter am ehesten verbinden? Die Einstellung Ihrer Mitarbeiter ist der wichtigste Ausgangspunkt für eine reibungslose Umstellung.

  • Sie sind es, die täglich mit dem System arbeiten müssen. Holen Sie das Personal also unbedingt mit ins Boot, wenn Sie Entscheidungen treffen und sorgen Sie für eine unvoreingenommene Akzeptanz den neuen Technologien gegenüber.

  • Neben den personellen Ressourcen werden finanzielle Mittel notwendig. Setzen Sie ein realistisches Budget fest.

  • Ein gutes Risikomanagement hilft Ihnen, die Balance zwischen notwendigen Rücklagen und lohnenswerter Investition zu wahren.

  • Wollen Sie den Wechsel nicht bereits nach wenigen Wochen bereuen, entscheiden Sie sich für offene Anwendungen, die mit dem Unternehmen wachsen und Erweiterungen zu lassen.

  • Denken Sie immer über die aktuellen Gegebenheiten hinaus. Versuchen Sie Wertschöpfungsketten zu schaffen, die menschliche Werte und ein nachhaltiges Ressourcenmanagement berücksichtigen. Bleiben Sie zukunftsorientiert.

  • Vermeiden Sie den Betrieb zweier parallel laufender ERP-Systeme. Sie riskieren Überschneidungen und ein uneinheitliches Vorgehen. Solche Lösungen eignen sich maximal für Übergangsphasen.

  • Ein wesentlicher Punkt ist die Datenübertragung. Wirklich reibungslos ist nur eine direkte Datenmigration. Es ist sehr zu empfehlen, die Altdaten zu überarbeiten und nur auch weiterhin noch benötigte Daten in das neue System zu übernehmen. Der dafür nötige Arbeitsaufwand wird oft unterschätzt.

Fazit


Wenn Sie Ihr ERP-System wechseln wollen, sorgen Sie zunächst für bewusste Planungsprozesse. Ein ERP-Wechsel ist ein aufwendiges Projekt. Nehmen Sie sich Zeit für den Anbietervergleich.


Wenn Sie Kompromisse eingehen müssen, versuchen Sie Lösungen zu finden, die wenigstens die Kernaufgaben Ihres Unternehmens nach aktuellen Standards abbilden, sodass Sie weitreichend handlungsfähig bleiben.


FAQ

Wie lange dauert ein ERP Wechsel?


Die Dauer des Wechselprozesses lässt sich schwer einschätzen. Unkomplizierte Projekte, bei denen Datenformate erhalten bleiben können und die Neuerungen von allen Abteilungen positiv angenommen werden, lassen sich mitunter innerhalb weniger Monate realisieren.


Komplette Erneuerungen bedürfen eines höheren Zeitvolumens. Wesentlich ist hierbei die Frage nach der Implementierungsform. Cloud-ERP-Systeme lassen sich am schnellsten umsetzen.


Wo bekomme ich professionelle Unterstützung für einen ERP Wechsel?


Viele Anbieter von ERP-Systemen unterstützen einen Beratungsservice für Unternehmen. Dieser kann in derselben Firma angesiedelt sein oder kooperativ mit dem jeweiligen Anbieter zusammenarbeiten. Unter Umständen hilft Ihnen auch eine unabhängige IT-Beratung.


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