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Die 11 wichtigsten Auswahlkriterien für ein ERP-System

Aktualisiert: 7. Dez. 2023

Der folgende Anforderungskatalog für ERP-Systeme soll Ihnen die ERP Auswahl erleichtern. Vergessen Sie darüber nicht, die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu berücksichtigen.


Eine Business-Software wird angeschafft, um die Arbeit zu erleichtern. Daher sollten die Kompetenzen und Vorstellungen der verschiedenen Unternehmensbereiche bei der Wahl einer unternehmensweiten Softwarelösung berücksichtigt werden.


Das Wichtigste in Kürze:

  • Ein breites Angebot erlaubt es Ihnen, hohe Anforderungen an ERP-Lösungen zu stellen.

  • Gerade wegen der zahlreichen möglichen Funktionen moderner ERP-Systeme bedarf es jedoch einer zielführenden Entscheidungsgrundlage. Erstellen Sie, bevor Sie mit dem Vergleich unterschiedlicher Systeme beginnen, eine ERP Auswahl Checkliste, in der Sie festhalten, welche Prozesse das System abbilden können sollte.

  • Der sich schnell weiterentwickelnde Markt verlangt von Ihnen als Unternehmer eine zukunftsorientierte Ausrichtung. Diese sollte sich in Ihrem ERP-System widerspiegeln.


Inhaltsverzeichnis:


Auswahlkriterien: Was macht ein gutes ERP-System aus?


1. Funktionalität


Die Auswahl Ihrer ERP-Software muss den funktionellen Anforderungen Ihrer Branche allgemein und Ihres Unternehmens im Speziellen genügen. Es sollte also in der Lage sein, sämtliche relevanten Prozesse abzubilden.

Welche das sind, ergründe Sie zunächst im Gespräch mit den einzelnen Abteilungen.

Zusätzlich sollte die ERP-Anwendung an Ihre Branchen angepasste Sicherheitsoptionen bieten und ein fortschrittliches Performancemanagement ermöglichen. Richten Sie Ihr Augenmerk in diesem Zusammenhang auf Leistungsverwaltung und Datenintegrität.


2. Skalierbarkeit


Ein Unternehmen ist keine starre Größe, es stellt viel mehr ein flexibles System dar. Sie wollen wachsen und müssen sich den veränderten Bedingungen anpassen können.


Ihr ERP-System sollte Ihnen dabei nicht im Weg stehen.


Wählen Sie Lizenz- oder Abomodelle, die sich immer wieder neu an Ihre aktuellen Ansprüche anpassen.


Skalierbare Größe, die Sie vergleichen können:

  • Systemleistung

  • Datenkapazität

  • Mitarbeiterarbeitsplätze

  • Strukturelle Komponenten

  • Funktionen

  • Internationale Komponenten


3. Integration


Wahrscheinlich haben Sie sich in Ihrem Unternehmen bereits unterschiedliche Softwareanwendungen etablieren können oder Sie streben lediglich aufgrund der Überalterung Ihres Systems einen ERP Wechsel an.


Nicht alle gefundenen Lösungen müssen mit der Implementierung eines umfassenden ERP-Systems verworfen werden und natürlich sollen auch weiterführende Office- und Web-Anwendungen zukünftig kompatibel betrieben werden können.


Prüfen Sie entsprechend das neue System auf die dafür notwendigen Schnittstellen. Mitunter können vorhandene Datensätze unkompliziert übernommen werden.


Wie realisieren Sie momentan Compliance Anforderungen?


Ein zielführendes ERP-System muss sich branchentypisch eingliedern lassen und geforderte

Normen und Richtlinien umsetzen können.


4. Benutzerfreundlichkeit


Die besten Systeme sind selbsterklärend. Das User-Interface sollte den Anwender intuitiv zum Ziel führen. Komplexe Verknüpfungen sind erwünscht, wenn Sie Geschäftsprozesse automatisieren.


Sie sollten sich aber nicht negativ auf die Bedienbarkeit des Gesamtsystems auswirken. Jeder Mitarbeiter sollte wissen, welche Möglichkeiten ihm das System bietet, ohne von den einzelnen Optionen erschlagen zu werden.


Beispiele für benutzerfreundliche Anwendungskomponenten:

  • Häufig genutzte Funktionen sind mit wenigen Schritten zugänglich.

  • Beschriftungen von Eingabefeldern sind eindeutig gehalten.

  • Das verlangte Eingabeformat ist klar ersichtlich.

  • Leicht bedienbare Reportingfunktionen.

  • Kennzahlen können optisch aufbereitet zueinander ins Verhältnis gesetzt werden.


5. Flexibilität


Ein flexibles ERP Customizing ist, wie bereits beschrieben, unumgänglich.

  • Wie verhält es sich aber mit der Erweiterung des Angebots über die Zeit?

  • Was wird seitens des Anbieters getan, um auf kommende Entwicklungen reagieren zu können?

  • Bestehen entsprechende Kooperationen? Wie agil wurde bisher mit diesen Themen umgegangen?

Aktuell geht es in diesem Bereich vor allem um Mobilität. Flexibilität steht nicht allein für Veränderung, sondern ebenso für Beweglichkeit. Wenn Sie eine Idee davon haben, wie mobil Ihre Mitarbeiter agieren können müssen, können sie diesen Aspekt bei der ERP-Auswahl berücksichtigen.


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6. Preis-Leistungsverhältnis


Ein neues ERP-System lockt aufstrebenden wie bestehenden Unternehmen mit einer Vielzahl an Annehmlichkeiten.


Verlieren Sie über diesem ausschweifenden Angebot nicht ihr Budget aus den Augen. Rechnen Sie Einstiegs- und Betriebskosten des Systems gegen den zu erwartenden Gewinn auf.

Wer zeichnet sich für Aktualisierungs- und Wartungsprozesse verantwortlich und wie fallen die Kosten dafür aus?


Selbst wenn sich die Angebote für ERP-Systeme auf den ersten Blick finanziell ähneln, ist der im Preis inbegriffene Service sehr unterschiedlich bemessen. Lesen Sie hierzu unbedingt das Kleingedruckte, damit Sie sich auf Zusatzkosten einstellen können.


7. Unternehmensgröße und Branche


Die Ausführungsmöglichkeiten eines ERP-Systems können sich je nach Branche stark unterscheiden.

Es werden unterschiedliche Anforderungen an

  • Datenvolumen,

  • Komplexität der Verwaltungsaufgaben und

  • rechtliche Normen gestellt.

Haben Sie bei der Auswahl also einen Blick darauf, ob und wie branchentypische Besonderheiten abgebildet werden.


8. Support und Schulung


Die komplexen Softwarestrukturen eines ERP-Systems setzen eine kompetente fachliche Einführung der Anwender voraus. Material oder Veranstaltungen zur Mitarbeiterschulung werden durch die ERP-Anbieter fast schon selbstverständlich gestellt.


Dennoch kann an diese Aspekte sehr unterschiedlich herangegangen werden. Nicht zuletzt, weil Ihre eigene IT Abteilung unterschiedlich stark in den Betrieb des ERP-Systems mit einbezogen sein kann.

  • Prüfen Sie, welche Kompetenzen im Umgang mit der ERP-Software notwendig sind und wie diese realisiert werden können.

  • Unterstützt der Anbieter die Implementierung vor Ort?

  • Auch laufende Systeme werfen immer wieder Fragen auf. Wie geht der Anbieter damit um? Finden Sie die Unterstützung, die Sie benötigen?

  • Wie garantiert der Hersteller die zukünftige Aktualität seines Systems? Vergleichen Sie in diesem Zusammenhang den Umgang einzelner Hersteller mit Software-Updates.

9. Referenzen und Erfahrungen


Hat der Anbieter bereits Erfahrungen mit anderen Unternehmen Ihrer Branche, ist dies immer ein Vorteil für Sie. Spezifische Anforderungen werden eher gesehen und Sie haben eventuell die Möglichkeit, Vergleiche zu Betrieben zu ziehen, in denen das System bereits erfolgreich läuft.


Lassen Sie sich passende Referenzen vorlegen. Vielleicht existieren Testberichte. Negative Erfahrungen, die andere schon gemacht haben, müssen Sie nicht wiederholen. Positive Entwicklungen lassen sich womöglich übertragen.


Für Munixo ERP Anwendungen finden Sie bereits branchentypische Paketlösungen, in denen für Sie bereits genau die Funktionalitäten zusammengefasst sind, auf die es in Ihrem Geschäftsbereich ankommt.

10. Cloud oder On Premise


Sie können Ihre ERP-Software lokal über das firmeneigene System oder über eine Cloud-ERP online verwalten.


Entscheiden Sie sich für den Lizenzkauf mit Implementierung über Ihre eigene Hardware (ein On-Premise-System), nehmen Sie damit die selbstständige Verantwortlichkeit für Wartungs- und Sicherheitsaspekte in Kauf.


Von Vorteil ist die damit einhergehende alleinige Datenhoheit.


Mit der Realisierung über ein Cloud-System umgehen sie vor allem die Kosten für die Anschaffung und Wartung der notwendigen IT-Infrastruktur.

Mit SaaS Abomodellen kümmern Sie sich nicht um mehr als die reine Nutzung der Unternehmenssoftware. Verwaltet wird das System über die Hardware des Anbieters.


Sie greifen online darauf zu und verlassen sich darauf, dass der Anbieter alle geforderten Normen und Vorschriften im Rahmen der Datenverwaltung vorschriftsmäßig umsetzt.


11. Roadmap


Bevor ein ERP-System eingeführt werden kann, muss klar sein, welche Ziele mit Unterstützung der Anwendung erreicht werden sollen. Eine IT-Roadmap fasst diese Ziele zeitlich geordnet in Zwischenziele und mögliche Maßnahmen zur Zielerreichung zusammen.


Dabei werden aktuelle, aber auch mittel- bis langfristige Weiterentwicklungen der Softwarelandschaft betrachtet.


Ein passendes ERP-System sollte diesen Zielen entsprechen.

Zeitgleich müssen die Etappen der eigentlichen ERP-Implementierung transparent vorhersehbar sein.


Folgende Fragen zur ERP Auswahl müssen darauf basierend beantwortet werden können:

  • Lässt sich die ERP-Einführung in der vorgesehenen Form in Ihrem Unternehmen realisieren?

  • Werden Anpassungen und Individualisierungsprozesse notwendig bzw. sind solche möglich und wenn ja, in welcher Form?

  • Welche vorbereitenden Maßnahmen (Datenformate anpassen, …) werden notwendig?

  • Sind zusätzliche personelle Ressourcen gefragt?

  • Welches zeitliche und finanzielle Budget müssen gestellt werden?

Fazit


Die Gewichtung der in diesem ERP Kriterienkatalog genannten Punkte kann, je nach Ausrichtung Ihres Unternehmens, sehr unterschiedlich ausfallen. Im Wesentlichen kommt es darauf an, ein System zu finden, dass sich dank flexibler Arbeitsweise und weitreichender Skalierbarkeit gemeinsam mit ihrem Unternehmen weiterentwickelt.


Dazu muss es nicht über alle technisch möglichen Funktionen verfügen, sondern gezielt die Abläufe Ihres Unternehmens widerspiegeln. Zugänglichkeit, intuitive Bedienung und Mobilität spielen in der alltäglichen Anwendung eine tragende Rolle und dürfen innerhalb des Auswahlprozesses nicht zu kurz kommen.


FAQ


Für welche Unternehmen ist ein ERP-System sinnvoll?


ERP-Systeme sind derart flexibel realisierbar, dass sie sich bereits für Kleinunternehmen lohnen können. Einzelne Systemkomponenten können branchenspezifisch hinzugewählt oder reduziert werden.

Dadurch passt sich ein ERP-System jeder Art von Unternehmen an.


Welche typischen Funktionsbereiche hat ein ERP-System?


Ein ERP-System verbindet die Finanzbuchhaltung mit der Warenwirtschaft, dem Controlling, dem CRM, der Planungsabteilung, sowie weiteren Management und Marketinganwendungen. Die Aufzählung ist längst nicht abschließend, das Funktionsspektrum erweitert sich fortlaufend. Zuletzt wurde unter anderem die Zeiterfassung für ERP Systeme zunehmend interessanter.


Was heißt ERP auf Deutsch?


ERP steht für Enterprise Ressource Planning, die bedarfsgerechte Planung der Ressourcen eines Unternehmens.


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