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Compliance und das ERP: Rechtssicherheit garantiert

Aktualisiert: 7. Dez. 2023

Je nach Auslegung Ihres Unternehmens sehen Sie sich mit differenzierten Vorschriften konfrontiert. Gut, wenn Sie sich darauf verlassen können, dass Ihr ERP-System Sie bei der Einhaltung der gebotenen Normen unterstützt. Die diversen Compliance Richtlinien, mit denen sich der Mittelstand konfrontiert sieht, währen anders auch kaum zu überschauen.


Das Wichtigste in Kürze:

  • Die Einführung der DSGVO hat das Thema Compliance verstärkt in den Fokus der Unternehmensorganisation gerückt.

  • Auch Ihre Kunden achten verstärkt auf die Einhaltung gebotener Vorschriften und Gesetze.

  • Ein diesen Anforderungen angepassten ERP-System spart Kosten und erleichtert den Arbeitsalltag.

Inhaltsverzeichnis:



Compliance Management: Was bedeutet das eigentlich?


Per Definition wird Compliance Management als ein

System aus Tools und Prozessen betrachtet, das die Einhaltung rechtlicher Normen sicherstellen soll.

Berücksichtigt werden vorrangig:

  • allgemeingültige Regeln und Gesetze

  • Vorgaben der Aufsichtsbehörden

  • interne Anweisungen

Man möchte erreichen, dass Compliance Verstöße bestenfalls unterlassen bzw. im Zweifelsfall rechtzeitig erkannt werden. So räumt sich das betreffende Unternehmen die Chance ein, empfindliche Bußgelder zu vermeiden und Rufschädigungen zu verhindern.


Grundbaustein des Systems ist eine effektive Selbstkontrolle. Alle Abteilungen des Systems sind zu regelkonformen Verhalten angehalten. Entsprechend müssen die Mitarbeiter über externe und interne Vorschriften belehrt werden.


Verpflichtend ist ein Compliance Management System nur innerhalb des Finanz- und Versicherungswesens. Empfohlen wird es jedoch branchenübergreifend, schon allein, weil ein gezieltes Compliance Management wesentlich zu einem positiven Geschäftsimage beiträgt.



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Welche Folgen kann ein Compliance-Verstoß haben?


Wie sich die Folgen aus einem Compliance-Verstoß ermessen, begründet sich aus der Form der gebrochenen Vorschrift. Der Gesetzgeber sieht mitunter Bußgelder und in einigen Zusammenhängen sogar Gefängnisstrafen vor.


Lizenzen und Zulassungen können entzogen werden. Interne Regelungen können Kündigungen oder Sperren verordnen. Teils kommt es zu Schadensersatzprozessen.


Neben den strukturellen und finanziellen Folgen wiegen im Zusammenhang mit Compliance-Verstößen vorrangig Vertrauensfragen schwer. Verstöße gegen interne Vorschriften schädigen das interne Betriebsklima.


Externe Angelegenheiten können wesentlichen Geschäftskunden zu Ohren kommen, die sich daraufhin lieber an anderen Vertragspartnern orientieren. Der Verlust von Kunden und Geschäftspartner kann zu existenziellen wirtschaftlichen Nachteilen führen.


Hinzu kommen je nach Einzelfall

  • Gerichtskosten

  • Reputationsschäden

  • Herabsetzung des Börsenwertes

  • Ausschluss aus Auftragsvergabeverfahren

  • Begrenzungen der freien Geschäftsführung

  • Verlust des Versicherungsschutzes

und weitere fallspezifische Unannehmlichkeiten auf


strafrechtlicher, zivilrechtlicher, gewerberechtlicher und betriebswirtschaftlicher Ebene.

Wie kann eine ERP-Software das Compliance Management erleichtern?


Ein ERP-System kann bereits durch die strukturierte Aufnahme von Daten zur rechtskonformen Prozessabarbeitung beitragen. Menschliche Fehler, wie sie durch Überlastung und Eile geschehen, sind dem Programm fremd.


Zukunftssichere Technologien, wie wir sie mit der Munixo-Plattform bieten, helfen die gesammelten Daten benutzerfreundlich zu verwalten.


Sichere Abläufe und geregelte Prozesse


Klare Strukturen sind die Grundlage regelkonformen Arbeitens. Mit Unterstützung eines ERP-Systems können Sie einheitlich organisierten Workflow mit klar definierten Freigaben und Privilegien festlegen.



Die ERP Zeiterfassung verdeutlich, welche Mitarbeiter wann und wo an welchen Prozessen beteiligt sind. Daraus resultierende Zuständigkeiten können eindeutig festgehalten werden.


Entsprechend lassen sich Aktivitäten personengebunden dokumentieren. Das ERP-System als zentrale Steuereinheit liefert hierzu einen transparenten Gesamtüberblick.


Im Detail kann die Formularnutzung durch Sonderfelder gesteuert werden, die bestimmte Eingabekriterien durchsetzen. Erstellte Dokumente werden gezielt anhand automatisch verwalteter Kriterien weiterverarbeitet.


So bleiben Fristen gewahrt, voneinander abhängige Prozesse werden automatisch abgerufen. (Stichwort: Steuer und Datenschutz)


Verfahrensdokumentation


Mit einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation garantieren Sie sich die Entsprechung der GoDB Normen. Ein ERP-Programm kann automatisiert Einzelaspekte wie

  • Verwaltungsablauf,

  • Inhalt und Ergebnis der Datenverarbeitung dokumentieren.

Im Nebeneffekt stellen sich Ihnen diese Prozesse in der ERP Supply Chain Dokumentation klar dar, sodass Optimierungspotenziale schnell erkannt werden können.


Revisionssichere Belegablage

Als Unternehmer sind Sie laut GoBD verpflichtet, sämtliche Belege revisionssicher aufzubewahren. Mit der Nutzung eines ERP-Systems ermöglichen Sie sich die übersichtliche digitale Archievierung großer Datenmengen an einem zentralen Ort.


Das System prüft und dokumentiert Zugriffe und stellt so sicher, dass nach der Ablage keine unautorisierten Änderungen an den abgelegten Dokumenten vorgenommen werden können.

Die derart aufbereiteten Daten können auf Nachfrage jederzeit dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden.


Personenbezogene Daten richtig schützen


Personenbezogene Daten unterliegen bekanntermaßen gesonderten Anordnungen durch die DSGVO. Durch Automatisierungsvorgänge lässt sich der daraus resultierende Arbeitsaufwand deutlich reduzieren. Die ERP Stammdaten-Verwaltung unterstützt entsprechende Formularfunktionen und Anonymisierungsprozesse. Der Zugriff durch nicht berechtigte Dritte von außen wird unmöglich.



Exportkontrolle leicht gemacht


Export und Import sind strengen Regelungen unterworfen. Mit ERP Unterstützung halten Sie nicht nur fest, woher Ihre Waren stammen, Sie können außerdem direkt über das System prüfen lassen, welchen Zollbestimmungen sie unterliegen.


Ebenso automatisch sind Siegel bzw. ECCN Kennzeichen zuweisbar. Alle Kennzeichnungen lassen sich unkompliziert mit Produktbezeichnungen bzw. konkreten Chargennummer verbinden. Einer lückenlosen Rückverfolgung steht so nichts mehr im Weg.


Sanktionslisten und Terrorismusbekämpfung


EU-weit unterliegen Unternehmen Auflagen zur Terrorismusbekämpfung, die einen Kontaktabgleich mit vorgegeben Sanktionslisten vorsehen. Können diese Prüfverfahren an Computer delegiert werden, ist Fehlerfreiheit garantiert. Ein eindeutiger Algorithmus spart zudem Zeit und damit Geld und Personal.


Ein ERP-System fördert die Einhaltung von Regeln


Die Effizienz gegebener Regelwerke hängt selbstverständlich von deren Einhaltung ab. ERP-Systeme unterstützen Ihre Mitarbeiter durch Erinnerungsfunktionen und können zum Beispiel Links und Unterlagen zu Vorschriften an den erforderlichen Stellen anbieten.


Von Ihrer Seite her wird es über das System einfach, Belehrungs- und Schulungsdokumentationen zu archivieren, sodass Sie sich im Zweifelsfall jederzeit darauf berufen können.


Systeminterne Prüfungen decken Fehler auf, bevor Dokumente in Umlauf gebracht werden.

Anonyme Meldeverfahren ermöglichen es den Mitarbeitern, auf Regelverstöße anderer aufmerksam zu machen, ohne sich der Verleumdung schuldig zu machen.



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Fazit


Der Umfang der durch die Behörden gestellten Rechtsvorschriften entstehenden Aufgaben ist ohne Softwareunterstützung nicht zu bewältigen. Ein weltweites Agieren bringt für Ihr Unternehmen weitere zu beachtende Regelungen mit sich.


Selbstverständlich liegt es nach wie vor bei jedem selbst, die gestellten Forderungen umzusetzen. Ein System, das diese Anliegen durch Erinnerungen und Automatisierungsprozesse stützt, ist jedoch eine große Hilfe bei der Umsetzung dieser Bestrebung.


FAQ zu Compliance und das ERP


Was bedeutet Compliance Management?


Compliance Management bezieht sich auf ein System aus Tools und Prozessen, das sicherstellen soll, dass ein Unternehmen die geltenden rechtlichen Normen einhält. Hierbei werden allgemeingültige

  • Regeln,

  • Gesetze,

  • Vorgaben von Aufsichtsbehörden

  • sowie interne Anweisungen berücksichtigt.

Das Ziel ist es, Verstöße zu vermeiden oder frühzeitig zu erkennen, um Bußgelder und Rufschädigungen zu verhindern. Selbstkontrolle und Regelkonformität sind grundlegende Bausteine des Systems, das in verschiedenen Branchen, insbesondere im Finanz- und Versicherungswesen, eingesetzt wird, um das Geschäftsimage positiv zu beeinflussen.


Wie unterstützt eine ERP-Software das Compliance Management?


Eine ERP-Software vereinfacht das Compliance Management, indem sie strukturierte Daten für rechtskonforme Prozesse erfasst und menschliche Fehler minimiert. Modernste Technologien wie die Munixo-Plattform ermöglichen eine benutzerfreundliche Verwaltung der gesammelten Daten.


Das System schafft klare Strukturen und organisierte Workflows mit definierten Freigaben und Privilegien für sichere Abläufe und geregelte Prozesse. Die ERP-Zeiterfassung zeigt Beteiligte an Prozessen auf und ermöglicht transparente Aktivitätsdokumentation.


Zudem unterstützt das ERP-System Verfahrensdokumentation, revisionssichere Belegarchivierung, Datenschutz, Exportkontrolle und Sanktionslisten-Konformität. Es erleichtert die Regelbefolgung durch Erinnerungen, transparente Prüfungen und anonyme Meldeverfahren.


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