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HR in ERP Systemen: Für ein nahtloses Personalmanagement

Aktualisiert: 7. Dez. 2023

Die Abwicklung von Human Ressource Belangen verlangt nach einem stetigen Überblick zu allen inbegriffenen Daten und Prozessen.


Wächst Ihr Unternehmen, steigen die Anforderungen in diesem Bereich. Gut, dass Sie mithilfe Ihrer ERP-Software immer auf dem neuesten Stand sind.


Das Wichtigste in Kürze:

  • Die Mitarbeiterverwaltung großer Unternehmen gestaltet sich mitunter unübersichtlich. Besonders die persönliche Einschätzung wird durch die zunehmende Anonymität in diesen Bereichen erschwert.

  • Kleine Unternehmen benötigen für die Umsetzung persönlicher Bedürfnisse an den Arbeitsplatz unkomplizierte und zeitsparende Lösungen.

  • In ERP Systeme integrierte HR Module greifen diese Aufgaben auf und sorgen für reibungslose Abläufe innerhalb der Personalverwaltung.



Inhaltsverzeichnis:



Was leistet das in Ihrem ERP-System integrierte HRM-Modul?


Standardisierte ERP-Systeme verfügen über multifunktionell ausgebaute Module zur Unterstützung des Personalmanagements. Mit diesen erhalten Sie bereits alle grundlegenden Software-Anwendungen, um den Standardanforderungen des Personalwesens begegnen zu können. In Ergänzung durch Komponenten der Zeiterfassung sind Sie besten auf die Mitarbeiterverwaltung eingestellt.


Dennoch kann es mitunter sinnvoll sein, gezielt auf ein ERP-System mit vertieften HRM-Optionen zurückzugreifen.

  • Human Capital Management,

  • Personalverwaltung und

  • Talentmanagement

werden in diesen Systemen noch einmal deutlich vertieft betrachtet.



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Welche Vorteile bringt ein ERP-System für Human Resources


  • HR-Anwendungen überzeugen durch die Vereinfachung komplexer Verwaltungsprozesse. Ergonomisch ansteuerbare Automatisierungsvorgänge übernehmen zeitraubende administrative Aufgaben. Die frei werdenden personellen Ressourcen können an anderer Stelle sinnvoll eingesetzt werden.

  • Das Personalmanagement erhält einen detaillierten Überblick zu allen vorhandenen Fähigkeiten und Qualifikationen des Mitarbeiterpools. Mit einem derart starken Talentmanagement können Fachkräfte professionsübergreifend nach tatsächlichem Bedarf eingeteilt werden.

  • Es behält Schulungstermine im Blick und können Nachweise geordnet dokumentieren.

  • Zudem erfassen Sie Arbeitszeiten digital und ortsungebunden. Flexible Arbeitszeitmodelle können problemlos abgebildet werden. Arbeitszeiten und Aufwendungen werden mit wenigen Klicks der Lohnbuchhaltung zugeführt.

  • Allein die erleichterte Erstellung von Dienstplänen spart deutlich Zeit.

  • Krankheitsbedingte Ausfälle werden gezielt abgedeckt und automatisch erfasst.

  • Stellen können bedarfsgerecht ausgeschrieben werden. Das System deckt lückenlos Engpässe auf und verwaltet den notwendigen Recruiting-Prozess.

  • Mit einem HR ERP System legen Sie den Grundstein zu einer transparenten Zusammenarbeit. Projekte und Zuständigkeiten bleiben überschaubar und können ihrer Dynamik in Echtzeit nachverfolgt werden.


Die wichtigsten Funktionen eines HR ERP Systems


Das HR ERP System ist ein wesentliches Tool innerhalb einer dynamischen Personalplanung.

Eigenschaften wie die zentrale Datenhaltung und die Vernetzung mit dem Gesamtunternehmen ermöglichen ein freies Agieren in allen personellen Belangen.


Verwaltung der Personaldatenbank:


Das Personalwesen ist ein dynamisches System, geprägt von unterschiedlichen Lebensentwürfen und einem wechselnden Bedarf an Fachkräften und externen Dienstleistern.


ERP Systeme geben Ihnen die notwendige Flexibilität, um diesen Anforderungen rechtskonform und zeitnah entsprechen zu können. Zusätzliche Self-Service-Portale beteiligen alle Unternehmensangehörigen aktiv an der Verwaltung ihrer eigenen Daten. Die Anzahl der notwendigen Verwaltungsschritte reduziert sich immens.


Zeit- und Anwesenheitsverwaltung:


Die Koordination von

  • Dienstplänen,

  • Arbeitszeitmodellen und

  • Urlaubsanträgen

kann basierend auf einem übersichtlichen Programm effizient abgewickelt werden.

Passende Organisationsvorschläge und Hinweise zu geltenden rechtlichen Bestimmungen durch das Programm erleichtern den Prozess zusätzlich.

Digitale Zeiterfassungskomponenten und mobile Zugänge erlauben es Ihren Mitarbeiten Ihre Arbeitszeiten nach individuellen Vorstellungen zu nutzen, ohne die Dokumentationsvorgänge unnötig aufzublähen.



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Recruiting:


Angaben zu Leistungen und Professionen des Mitarbeiterstamms werden durch die Unternehmenssoftware übersichtlich aufbereitet. Dies erleichtert eine zielgerichtete Koordination und deckt zudem nicht genutzte Kompetenzen auf.


Dadurch kann sich ein Teil des Recruiting-Prozesses in den internen Bereich verlagern.

Die externe Suche wird durch genaue Anforderungsprofile und eine automatisierte Vorauswahl erleichtert.


Die 8 wichtigsten Punkte für ein erfolgreiches Human Resource Management


  • Abläufe erfassen. Die Konfiguration der HR-Optionen eines ERP-Systems ist ein äußerst individueller Prozess. Ihr System muss die vorherrschenden Bedingungen gezielt abbilden können. Dies setzt eine konkrete Analyse der vorherrschenden Bedingungen voraus. Machen Sie sich zunächst klar, welche Prozesse es abzubilden gilt. Bedenken Sie dabei alle für das HR wesentlichen Bereiche von der Mitarbeiterwerbung bis hin zu den von Ihnen unterstützten Arbeitszeitmodellen.


  • Feedback einholen. Vergessen Sie nicht, zuständige Mitarbeiter wie Personalmanager und angehörige des Mitarbeiterstammes in diese Überlegungen mit einzubeziehen. Hier erhalten Sie wertvolle Anregungen, die die Anforderungen an ein funktionierendes Softwaresystem bestimmen können.


  • Prozesse optimieren. Sind sie mit der Abwicklung der definierten Abläufe bisher zufrieden? Wenn nicht, überlegen Sie, wie Sie diese Prozesse optimieren können, bevor Sie sie in ein digitales Format überführen.


  • Datentransfer. Steht der Plan, müssen die bereits vorhandenen Daten aufbereitet und angepasst übertragen werden.


  • Akzeptanz schaffen. Die Einführung neuer Softwarekomponenten erlangt nach Geduld. Sorgen Sie für die notwendige Akzeptanz unter den Beschäftigten, um eine entspannte Übergangsphase gewährleisten zu können.


  • Mitarbeiter schulen. Bedenken Sie, dass der Umgang mit der neuen Software zunächst erlernt werden muss. Wie können Sie sich die entsprechenden Mitarbeiterschulungen vorstellen? Gibt es hilfreiche Angebote über den Softwareanbieter?


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  • Ressourcen bereitstellen. Planen Sie für diese Dinge ausreichend Zeit ein. Mitunter müssen Hardwarekomponenten zugekauft werden. Ihre IT-Abteilung wird zeitweise stark ausgelastet sein. Benötigen Sie in dieser Phase zusätzliches Personal? Konkrete Antworten auf diese Fragen ermöglichen eine effektive Planung, ohne die eine reibungslose Systemintegration kaum denkbar ist.


  • Zukunftsorientiert optimieren. Der Optimierungsprozess wird sich bis hinein in die laufenden Geschäftsphasen fortsetzen. Legen Sie Zuständigkeiten für Administrationsvorgänge fest. Wer ist für Aktualisierungsvorgänge, Updates und Optimierungsideen verantwortlich?


Konkrete Ansprechpartner zu benennen, erhöht Ihre Reaktionsfähigkeit.

Fazit


Die Integration eines HRM-Moduls in ein ERP-System bietet effiziente Lösungen für die komplexe Verwaltung von Personalangelegenheiten. Dieses Zusammenspiel ermöglicht Automatisierung, transparentes Talentmanagement, flexible Zeiterfassung und nahtlose Personalplanung.


Die erfolgreiche Einführung erfordert maßgeschneiderte Konfiguration, Mitarbeiterfeedback, Prozessoptimierung, Schulungen und Ressourcenbereitstellung. Insgesamt schafft die Kombination aus ERP und HRM-Modul eine zukunftsorientierte Grundlage für transparente Zusammenarbeit, Ressourcenoptimierung und erfolgreiche Personalverwaltung.


FAQ


Was gehört alles zu HR?


Die Human Ressource Abteilung ist zuständig für Personalverwaltung und -entwicklung. Sie stellt damit eine wesentliche Verbindung zwischen den Angestellten und der Führungsebene dar. Die Aufgaben sind vielfältig und im Allgemeinen auf die immaterielle Ressourcenpflege ausgerichtet.


Beispiele für HR Einsatzbereiche sind:

  • Recruiting

  • Personalmarketing

  • Mitarbeiterbindung

  • Prozessplanungen

  • Pflege der Unternehmenskultur

  • innerbetriebliche Kommunikation

  • Personalbeurteilung

  • Einschätzung und Dokumentation von Kompetenzen

  • Entlohnungssysteme

  • On- und Offboarding


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