GDPR-kompatibilis ERP-adatok anonimizálása

Tudja, mennyi ideig tárolhatók a személyes adatok, és hogyan lehet azokat anonimizálni? GDPR-kompatibilis munkavégzéshez ERP rendszer vagy CRM rendszer Ez a tudás néha feltétlenül szükséges lehet, mivel az adatvédelem alapvető kérdés az ERP használatakor.

Ebben a bejegyzésben megvan Mindkét rendszer összehasonlítása: ERP vs. CRM: meghatározás, különbségek és kombináció

‍

A legfontosabb dolog röviden:

• A személyes adatokat a GDPR szerint kell kezelni.
• A GDPR alapvető szerepet játszik az ERP rendszerekben, mivel az érzékeny adatok széles skáláját kezelik. Bizonyos célokra azonban elegendő, ha a rendszer képes legyen névtelen formában feldolgozni az adatkészleteket.
• Az adatok csak akkor tekinthetők anonimizáltnak, ha már nem tulajdoníthatók természetes személynek.
• Az ERP alkalmazásokban számos további funkcióval is figyelembe vehető a GDPR-t.

‍

Egyébként mi a GDPR?

Meghal GDPR (Általános adatvédelmi rendelet) leírja a jogi keret, amelyben tárolt és továbbfeldolgozott személyes adatok megengedhető. Ez az EU tagállamain belül alkalmazandó, és angol nyelvű GDPDR (General Data Protection Regulation) kifejezés alatt is ismert.

Az európai határokon kívül székhellyel rendelkező vállalatoknak ezeket is figyelembe kell venniük az uniós polgárok adatainak feldolgozásakor. A cél az Az adatok szabad áramlásának biztosítása.

A megfogalmazott rendelkezések kötelező minden típusú vállalatra, amelyek természetes személyek érzékeny adatait tárolják. A jogsértéseket súlyos bírságokkal büntetik.

Az adatvédelmi rendelet az Ön előnyére szolgáló szoftver segítségével valósítható meg.

‍

Mit tartalmaz a GDPR — ellenőrző lista a szoftverkövetelményekhez

A törléshez való jog: A személy kérheti a rá vonatkozó adatok törlését, ha nincs nyilvánvaló ok a tárolásra. A gyakorlatban ezt az aggályt helyreállíthatatlan automatizált törléssel vagy anonimizálási folyamattal kezelik.

Adathordozhatóság: A tárolt adatokat kérésre hozzáférhető formátumban átadhatják az érintett személyek részére.

Tájékoztatás és átláthatóság kötelessége: Az adatok gyűjtését és további feldolgozását átláthatóan és könnyen érthető formában kell végrehajtani. Az érintetteknek képesnek kell lenniük arra, hogy mindig tisztában legyenek azzal, hogy mi történik adataikkal, és hogy adataikat állandó hozzáférés céljából gyűjtötték össze.

Tájékoztatási kötelezettség: Az adatfelhasználás célja és az összegyűjtött értékek tartalma megkérdőjelezhető. Ami az adatgyűjtési folyamatokat illeti, a vállalatok kötelesek tájékoztatást adni, még akkor is, ha későbbi jogi felülvizsgálat történik, vagyis megkérdőjelezhető, hogy tiszteletben tartották-e a személyes jogokat.

Munkavállalói adatvédelem: A rendelet kiterjeszti a munkavállalók adatvédelmét. Az alkalmazottak adatait csak a kérelmek értékelésére és a munkaviszony szempontjából szükség esetén lehet felhasználni.

Tiltakozáshoz való jog: Senki sem kénytelen benyújtani az adatait. Az adatok felhasználása ellen tiltakozható.

‍

Mit jelent az anonimizálás a GDPR értelmében?

Egyszer régen Személyes adatok törlése úgy tekinthetők anonimizáltha egy anonimizálási folyamat eredményeként már nem lehet azt elküldeni egy Egy adott személyhez való hozzárendelés.

Ezért lehet Nincsenek kapcsolatok, amely lehetővé tenné például az egyes adatkészletek bizonyos személyekhez visszamenőleges hatállyal történő hozzárendelését nyilvántartáson keresztül.

Az álnevesített adatok tehát nem névtelenek.

Az üzleti folyamatokon belül általában anonimizálják azokat az adatokat, amelyek eredetileg meghatározott személyes adatokból származnak. Az anonimizálás után megmaradt adatok már jogilag nem vonatkoznak a DSVGO hatálya alá, mivel már nincs személyes hivatkozás.

‍

Miért releváns a GDPR az ERP rendszerek használatára?

Tehát, hogy a ERP rendszer képes a belső vállalati folyamatok koherens feltérképezése, vajon szükség van-e Hozzáférés a releváns adatkészletekhez minden osztályból. Alapvetően az összes törzsadat

• ügyfelek,
• beszállítók,
• érdekelt felek,
• alkalmazottak
• és üzleti partnereket érintettek.

tiéd részletek definíció szerint úgy tekinthetők Személyesen És ezért esjen GDPR értelmében.

Ezzel szemben az ERP rendszernek képesnek kell lennie arra, hogy egyedi biztosítja az adatgyűjtési és adatcsere folyamatainak dokumentálását. A szoftver használata ellenére meg kell őrizni az egyének számára a GDPR által garantált jogokat.

Ez egy olyan adattitkosítási rendszer segítségével érhető el, amelyet mindig naprakészen tartanak. Ez magában foglalja a hozzáférési jogok biztonságos kezelését is.

‍

GDPR-kompatibilis munka ERP rendszerrel: ez számít

Modern ERP rendszerek ártalmatlanítani adatvédelmi előírásoknak megfelelő bővítmények, amelyek zökkenőmentesen integrálódnak a többi alkalmazási folyamattal. Rendszerük lehetővé teszi az automatizálási folyamatokat, amelyek azonnal és zökkenőmentesen reagálnak a releváns kérésekre. A ERP beszerzés Alapvető fontosságú ezeknek a kritériumoknak való megfelelés.

A releváns jellemzők a következők:

• Az adatvédelmi szempontból releváns beviteli mezők az űrlapokban (tökéletesek a közvetlen kiválasztáshoz, ha a személyes adatokat a rendszeren keresztül szeretné anonimizálni.)

1. Az adatok rögzítésének dátumának azonnali hozzáadása

2. Az ügyfél részére történő adatgyűjtésének dátuma

3. mező az adatok eredetének rögzítéséhez

4. Kifogás a közvetlen marketing ellen

• Munkavállalóbarát információs funkciók az adatvédelmi információkhoz megfelelő keresőmaszkokkal
• Általános anonimizációs funkciók
• Lehetőség az adatok törlésére maradék nélkül
• Adatvédelmi beállítások, mint bemeneti javaslatok
• A hozzáférési jogok biztonságos kezelése
• A másolatok észlelése és egyesítése/törlése
• Folyamatkönyvtár automatikus létrehozása átlátható adatfelhasználási dokumentációhoz

Meghal Munixo noviconi király ajánl Önnek egy GDPR-kompatibilis ERP szoftver azzal minden funkcióamelyek szükségesek a jogilag biztonságos munkavégzéshez.

Ha többet szeretne megtudni Folyamatoptimalizálás ERP-vel Ha meg akarja tudni, olvassa el a megfelelő cikket.

Hogyan segíthet egy ERP rendszer az adatok anonimizálásában?

Van-e az ERP rendszerének olyan mechanizmusai, amelyek segítik az adatvédelem szempontjából releváns regisztrációk egy objektumhoz felismerni, névtelenítés céljából közvetlenül hozzáférhet hozzájuk. Az ilyen funkciók gyakran részét képezik Az ERP rendszer előnyei.

A teljes rendszer hálózatépítésével biztosíthatja, hogy ezek a folyamatok ne hagyjanak hátra olyan adatokat, amelyeket különböző részlegeken kiszerveztek vagy kezeltek. Ebben az összefüggésben a legfontosabb számok a következők:

‍

Az adatok eredete

A rögzített adatok eredetét közvetlenül a lekérdezéskor adja meg. Erre a célra alkalmasak az adatvédelmi szempontból releváns és az információt szolgáltató személy személyazonosságának feljegyzésére használt űrlapmezők. Ön igényel azok Hitelességi ellenőrzési információk információkról és későbbi megkeresésekre.

Ez megvédi Önt a személyazonosság-lopás és az illetéktelen hozzáférés következményeitől. Az anonimizálás során ezeket az információkat is eltávolítják annak érdekében, hogy elkerüljék az érintett személyre vonatkozó következtetéseket a kombinációs folyamatokból.

‍

Az adatgyűjtés időpontja

A Az adatgyűjtés időpontja lényeges információkat nyújt időszerűségükről. Végül olyan szempontok, mint Családnév módosítása, aminek következtében Ellenállások merülnek. Az adatok rendezett rögzítése lehetővé teszi a felmerült komplikációk tisztázását.

Ezen túlmenően a személyes adatok kizárólag kötelezőek Rögzített időtartamok mentése. Ezeket általában törölni vagy anonimizálni kell anélkül, hogy maradékot hagynának.

Ha a rendszer automatikusan elmentheti és figyelemmel kíséri a felvételi időt, akkor a rendszer használhatja a Emlékeztető funkció, ha műveletre van szükség felhívni a figyelmet.

‍

Lehetőség kifogásolni a közvetlen marketing ellen

Olyan mező, amelyben az ügyfél a Űrlap jelölőnégyzet A közvetlen reklámozáshoz való hozzájárulása néha nagyon hasznos. Ilyen nem engedélyezett automatikusan és az adatszabályozás szempontjából aktív hozzájárulást igényel. Ha a rendszer segítségével naplózta őket, akkor védettek.

Ezenkívül az adatok közvetlenül hozzárendelhetők a marketing osztály levelezőlistájához. Ez ezután könnyen megtalálja a lehetséges kapcsolatok listáját. Ha az ügyfél tiltakozik, nem továbbítjuk az adatokat. A marketing részleg nem kap hozzáférést.

Megjegyzések mező

Egy Megjegyzések mező Tartsa meg a következőket előre nem látható vagy ritka váratlan események. Különböző rendelkezéseket lehet itt benyújtani ritka kérdésekre, például külföldről, vagy feltételes jogokra (gyámság...).

Ez az információ általában nagyon specifikus, és személyesnek tekinthető, mivel könnyen vezet egy adott személyhez. Törlés esetén előnyös, ha automatikusan rögzíthetjük azokat az adatvédelem szempontjából lényeges módon.

‍

következtetés

Az adatvédelmi előírásoknak való megfelelés számos apró, egyedi lépést igényel, amelyek teljes egészében sok időt vesz igénybe és gyorsan zavarossá válnak. Az ERP rendszerek a legmegfelelőbbek ezen további feladatok integrálására a meglévő folyamatokba.

Másrészt azonban pontosan azok a képességük, hogy egyszerre nagyszámú adatkészlettel cselekedjenek, az teszi őket sebezhetővé az adatjogok megsértésével szemben. Ebben az értelemben az anonimizálás kulcsszerepet játszik az ERP rendszerekben.

‍

GYIK

Mikor kell az adatokat álnevözni?

Az álnevesített adatokat részben anonimizálják elidegenítési folyamatok révén. Azonban kulcs vagy kód segítségével azonosítható egy adott személlyel.

Ez elengedhetetlen, ha a hozzáférési jogok üzleti szoftver korlátozni kell, vagy csak bizonyos csoportokra kell biztosítani. Az így kezelt adatok statisztikai felmérésekhez is hasznosak lehetnek.

Az anonimizálás visszafordítható?

A valódi anonimizálás nem lehet visszafordítható. Ez a lépés csak akkor érvényes jogilag, ha garantált az összes adatvédelemre vonatkozó információ tényleges törlése.