ERP-Auswahl meistern: Anforderungskatalog für Ihr ERP-Projekt

Bei der ERP-Auswahl steht nicht die Software, sondern die Definition klarer Anforderungen im Vordergrund. Ohne Struktur und Zielbild drohen Fehlentscheidungen, hohe Kosten und langwierige Anpassungen. Ein fundierter Anforderungskatalog ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Auswahlprozess. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Inhalte er unbedingt enthalten sollte, und welche typischen Stolperfallen Sie bei Ihrer Systemauswahl vermeiden sollten.

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Das Wichtigste in Kürze:

• Ein ERP-Projekt scheitert selten an der Technik, sondern meist an unklaren Anforderungen. Ein strukturierter Anforderungskatalog schafft die Basis für fundierte Entscheidungen und vergleichbare Angebote.
• "Wir schauen einfach mal"-Ansätze führen zu Missverständnissen und unnötigen Kosten. Eine klare Zielsetzung und frühzeitige Einbindung aller Fachbereiche sind essenziell.
• Ein guter Anforderungskatalog umfasst Geschäftsprozesse, technische Rahmenbedingungen, Nutzerrollen, Budgetrahmen und Projektziele. So lassen sich Stolpersteine frühzeitig erkennen.
• Nur mit klar definierten Anforderungen wird ein ERP-System zu einer echten Prozessverbesserung – nicht zu einer Dauerbaustelle.

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Die ERP-Auswahl beginnt nicht mit Software – sondern mit Struktur

ERP-Projekte scheitern selten an der Technik – sie scheitern an unklaren Anforderungen.

Wer sich auf den Auswahlprozess für ein neues ERP-System begibt, sollte nicht mit einem „Wir schauen einfach mal“-Ansatz starten. Die Folge sind Missverständnisse, teure Nacharbeiten oder sogar komplette Fehlentscheidungen bei der Systemauswahl. Doch wie stellt man sicher, dass die Auswahl nicht in endlosen Anpassungsschleifen, enttäuschten Erwartungen oder gar einem teuren Systemwechsel endet? Die Antwort liegt im Anforderungskatalog.

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Warum ein Anforderungskatalog entscheidend ist

Ein guter Anforderungskatalog ist wie ein Fahrplan: Er schafft Klarheit über Bedarf, Prozesse und Ziele – sowohl intern als auch für potenzielle ERP-Anbieter. Er ermöglicht eine fundierte Entscheidung, spart Zeit im Evaluierungsprozess und verhindert spätere Enttäuschungen. Es ist oft schwierig, das für sich zu definieren, weil man mit der Zeit betriebsblind wird und zu sehr an die aktuelle Lösung denkt. In einem ersten Kennenlerngespräch sollten deshalb die aktuellen Schwachstellen und mögliche Stolpersteine deutlich werden. Im Gespräch stellt der ERP-Anbieter im besten Fall gezielte Fragen zu:

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• den aktuellen Problemen im bestehenden System (z. B. mangelnde Automatisierung, Datenverluste),
• den verschiedenen Geschäftsbereichen (Produktion, Handel, Einkauf, Finanzbuchhaltung, …),
• der Systemlandschaft, Schnittstellen und Nutzerstruktur,
• sowie den Zielen und Erwartungen an ein neues ERP-System.

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Je detaillierter Ihre Antworten ausfallen, desto konkreter kann ein Anbieter prüfen, ob das jeweilige ERP-System zu Ihnen passt, und ob sich der Aufwand für Sie wirtschaftlich rechtfertigt.

Ein typisches Beispiel, das wir häufig erleben: Die Herausforderungen liegen nicht in einer fehlenden Digitalisierung, sondern in einer gewachsenen Systemlandschaft, die über Jahre hinweg mit Excel-Tabellen, Eigenentwicklungen und Workarounds „überlebt“ hat.

Viele Kunden berichten, dass ihr ERP-System 90 % ihrer Anforderungen abdeckt. Was zunächst viel klingt, ist in der Realität jedoch mit hohem manuellem Aufwand, Intransparenz und wiederkehrenden Datenproblemen verbunden. Ein Geschäftsführer brachte es einmal auf den Punkt: „Im Grunde haben wir ständig an den Symptomen gearbeitet – nicht an der Ursache.“ Deshalb ist ein persönliches Gespräch mit dem ERP-Anbieter entscheidend, um die tatsächlichen Herausforderungen aufzudecken.

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Der häufigste Denkfehler: „Das kriegen wir dann schon irgendwie hin“

Viele Unternehmen beginnen ERP-Projekte, ohne genau zu wissen, was sie wirklich benötigen. Die Folge? Es gibt unzählige Rückfragen, der Aufwand im Projektteam steigt, und die ERP-Anbieter müssen „ins Blaue“ konfigurieren.

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Weitere typische Stolperfallen und wie Sie sie vermeiden

„Wir wollen erstmal alles offenhalten“

→ Klingt agil, führt aber zu Chaos. Definieren Sie ein klares Zielbild, selbst wenn nicht jeder Punkt im Detail steht.

„Die IT weiß schon, was wir brauchen“

→ Fachabteilungen sollten frühzeitig eingebunden werden. Niemand kennt die alltäglichen Prozesse besser.

„Unser ERP muss alles können“

→ Es geht nicht um alles, sondern um passgenaue Funktionalität für Ihre Kernprozesse. Eine 100 %-Lösung auf dem Papier ist oft in der Realität ineffizient.

„Kosten? Erstmal zweitrangig“

→ Ein realistischer Budgetrahmen (Implementierung, Lizenzen, Wartung) ist essenziell – vor allem für mittelständische Unternehmen.

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‍Anforderungskatalog: Diese Inhalte sollten unbedingt enthalten sein

Ein gut strukturierter Anforderungskatalog ist nicht nur für Anbieter eine hilfreiche Orientierung, sondern auch für Sie selbst. Er dient als Maßstab, um Angebote zu bewerten, interne Ressourcen einzuplanen und die Projektziele im Blick zu behalten. Halten Sie die wichtigsten Anforderungen deshalb schriftlich fest. Um Ihnen die Ausarbeitung zu erleichtern, haben wir die wichtigsten Bausteine aus unserer jahrelangen Erfahrung für Sie zusammengefasst:

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1. Einleitung & Zielsetzung

• Warum wird ein neues ERP-System benötigt?
• Was soll verbessert werden?
• Welche Schwächen hat das bestehende System?

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2. Unternehmensprofil

• Branche & Standorte
• Mitarbeiterzahl (ERP-Nutzer)
• Organisatorischer Aufbau

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3. Geschäftsbereiche & Prozesse

• Beschreibung der einzelnen Bereiche (z. B. Werkstattbetrieb, Ersatzteilhandel, Produktion)
• Besonderheiten wie Fremdwährungen oder gesetzliche Vorgaben für Ihre Branche (z. B. Lebensmittel und Pharma)

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4. Technische Rahmenbedingungen

• Bestehende IT-Landschaft
• Hosting-Vorlieben (On-Premise / Cloud)
• Wichtige Schnittstellen (z. B. DATEV, Zeiterfassung, Webshop)

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5. Benutzer & Rollen

• Anzahl der Benutzer
• Aufteilung nach Abteilungen
• Zugriffsrechte, Rollenprofile, Maskenanforderungen

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6. Funktionale Anforderungen

• Pflichtfunktionen und Wunschfunktionen
• Dashboards, automatische Prozesse, Reporting
• Anpassbarkeit der Oberfläche

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7. Budgetrahmen & Investitionsbereitschaft

• Geplanter Investitionsrahmen
• Kauf oder Mietmodell
• Erwartete Lebensdauer des Systems

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8. Projektziele (Soll-Zustand)

• Was soll durch das neue System konkret verbessert werden?
• Welche Kennzahlen (z. B. Zeitersparnis, Prozessdurchlaufzeiten) stehen im Fokus?

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9. Zeithorizont & Projektplanung

• Gewünschter Projektstart
• Erwarteter Abschluss der Auswahlphase
• Zeitrahmen für Implementierung und Schulung
• Wichtige Deadlines (z. B. Vertragsauslauf des Altsystems)

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10. Datenquellen & Migration

• Welche Datenquellen sollen übernommen werden? (z. B. Kunden, Artikel, Lagerbestände)
• Qualität und Struktur der bestehenden Daten
• Anforderungen an Datenbereinigung und -migration
• Externe Datenquellen oder Drittanbieter-Tools

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Fazit: Klare Anforderungen führen zu klaren Entscheidungen

Ein ERP-Projekt ist keine einmalige Software-Installation, sondern eine Investition in Ihre Prozesslandschaft. Nur mit einem fundierten Anforderungskatalog ist diese Investition plan- und vergleichbar – und letztlich auch erfolgreich. Idealerweise erarbeitet der ERP-Anbieter diesen gemeinsam mit Ihnen, stellt kritische Rückfragen und präsentiert neue Lösungswege.

Ob Sie einen Systemwechsel anstreben oder Ihr erstes ERP-System evaluieren: Definieren Sie zuerst das Ziel, bevor Sie sich für das System entscheiden.

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