ERP-Auswahl im Mittelstand: So vermeiden Sie Stolpersteine und Fehlentscheidungen

Die Einführung eines neuen ERP-Systems gehört zu den weitreichendsten Entscheidungen im Unternehmen. Prozesse werden neu gedacht, Verantwortlichkeiten verschoben und technologische Grundlagen für viele Jahre gelegt. Umso größer ist das Risiko, wenn die Systemauswahl auf Basis von Bauchgefühl erfolgt.

In diesem Beitrag geht es darum, wie Sie die Auswahl strukturiert angehen, typische Stolpersteine umgehen und am Ende ein System einführen, das wirklich zu Ihrem Unternehmen passt.

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Das Wichtigste in Kürze:

• Die ERP-Auswahl ist ein strategisches Managementthema und darf nicht als reines IT-Projekt verstanden werden.
• Ein strukturierter Auswahlprozess mit klaren Zielen, Anforderungen und Bewertungslogik reduziert das Risiko teurer Fehlentscheidungen.
• Klar definierte, praxisnahe Anforderungen auf Basis realer Prozesse sind die Grundlage für sinnvolle Anbieter- und Systemvergleiche.
• Gut ausgewählte und frühzeitig eingebundene Key User sind ein zentraler Erfolgsfaktor für Auswahl, Einführung und Akzeptanz des Systems.
• Realistische Planung von Kosten, Nutzen und internen Aufwänden macht das ERP-Projekt steuerbar und sichert die Wirtschaftlichkeit der Investition.

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Häufige Fehler bei der ERP-Auswahl im Mittelstand

Viele Unternehmen im Mittelstand starten mit besten Absichten und landen dennoch in einer kostspieligen Sackgasse. Häufig zeigen sich dabei ähnliche Muster:

• Es wird zu früh über konkrete Systeme gesprochen, bevor klar ist, was das Unternehmen eigentlich braucht.
• Einzelne Fachbereiche treiben „ihr“ Wunschsystem voran, ohne das große Ganze im Blick zu haben.
• Man verlässt sich auf Hochglanzpräsentationen und Referenzen, ohne die tatsächliche Passung zur eigenen Organisation kritisch zu prüfen.
• Zeit- und Kostenschätzungen sind zu optimistisch, weil der Aufwand für Veränderung im Unternehmen unterschätzt wird.

Diese Fehler lassen sich vermeiden, wenn die Systemauswahl als strategisches Projekt mit klarer Struktur verstanden wird und nicht als reines IT-Thema.

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Praxiserprobter Prozess zur ERP-Auswahl

Ein professioneller Auswahlprozess folgt einem klaren roten Faden. Im Mittelpunkt stehen immer die Unternehmensstrategie, die Prozesse und die Organisation, nicht die Software an sich. Ein bewährter Ablauf umfasst dabei unter anderem:

• Eine saubere Ausgangsanalyse: Wo steht das Unternehmen heute, welche Systeme, Schnittstellen und Medienbrüche gibt es?
• Die Ableitung klarer Ziele: Was soll das neue ERP leisten, fachlich, organisatorisch und wirtschaftlich?
• Die Definition verbindlicher Anforderungen: Welche Prozesse müssen zwingend abgedeckt werden, wo ist das Unternehmen kompromissbereit?
• Eine strukturierte Marktsichtung mit standardisierten Unterlagen für alle Anbieter, um Vergleichbarkeit zu schaffen.
• Einen klaren Bewertungs- und Entscheidungsprozess, der nicht von Einzelinteressen dominiert wird, sondern die Gesamtperspektive des Unternehmens im Blick behält.

Je transparenter dieser Prozess gestaltet wird, desto höher ist die Akzeptanz im Unternehmen und desto geringer ist das Risiko von Fehlentscheidungen.

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ERP-Anforderungen klar definieren

Aussagen wie „Wir brauchen ein modernes ERP“ oder „Das System muss flexibel sein“ sind verständlich, helfen in der Auswahl aber kaum weiter. Entscheidend ist, Anforderungen so zu formulieren, dass sie:

• Konkrete Prozesse und Use Cases abbilden
• Unterscheidbar machen, was zwingend notwendig ist und was „nice to have“ ist
• Für alle Anbieter nachvollziehbar und vergleichbar sind

Dazu empfiehlt es sich, gemeinsam mit den Fachbereichen typische Prozessabläufe zu beschreiben und in Szenarien zu übersetzen. Wie läuft ein Auftrag von der Anfrage bis zur Faktura? Wie werden Fertigungsaufträge geplant, gesteuert und nachverfolgt? Wie sollen künftig Kennzahlen ausgewertet werden? Aus diesen Szenarien entsteht ein Anforderungskatalog, der später die Grundlage für Demos, Angebote und die finale Bewertung bildet.

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Rolle der Key User im ERP-Projekt

Der Erfolg eines ERP-Projekts hängt nicht nur von der Software ab, sondern vor allem von den Menschen, die damit arbeiten. Key User bilden die entscheidende Brücke zwischen Fachbereichen, IT und externem Implementierungspartner.

Worauf sollte bei der Auswahl von Key Usern geachtet werden?

• Sie sollten fachlich sattelfest sein und die Prozesse im Alltag wirklich leben.
• Sie brauchen die Bereitschaft, über den eigenen Bereich hinauszudenken und unternehmensweit zu optimieren.
• Sie müssen kommunikationsstark sein, denn sie vertreten das Projekt in ihren Abteilungen.

Wenn Key User frühzeitig eingebunden werden, entsteht nicht nur wertvoller Input für die Anforderungsdefinition. Es entstehen auch Multiplikatoren, die im späteren Rollout Akzeptanz schaffen und Widerstände abbauen können.

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ERP-Demos richtig steuern und bewerten

Produktpräsentationen sind wichtig, aber sie sind immer eine Inszenierung. Entscheidend ist, dass das Unternehmen steuert, was gezeigt wird, und nicht nur das sieht, was der Anbieter präsentieren möchte.

Dafür hat sich folgendes Vorgehen bewährt:

• Vorab werden konkrete Szenarien aus dem Alltag definiert, die alle Anbieter in der Demo abbilden sollen.
• Alle Anbieter erhalten dieselben Unterlagen, und es wird ein einheitliches Bewertungsraster verwendet.
• Es wird darauf geachtet, dass nicht nur der Vertrieb, sondern auch Projektleiter und potenzielle Consultants des Anbieters präsent sind.

So entsteht ein realistisches Bild, wie gut das System die Anforderungen abdeckt, wie pragmatisch der Anbieter denkt und wie gut die Chemie zwischen dem eigenen Team und dem Projektteam des Anbieters ist.

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ERP-Entscheidung, Vertrag und Projektstart

Die eigentliche Entscheidung für ein System ist mehr als ein einfacher Punkt auf der Agenda. Hier werden die Weichen für ein Projekt gestellt, das das Unternehmen über Jahre prägen wird. Entsprechend sorgfältig sollte vorgegangen werden:

• Entscheidungen werden anhand klar definierter Kriterien und dokumentierter Bewertungen getroffen und nicht aus dem Bauch heraus.
• In der Vertragsgestaltung wird auf Transparenz bei Leistungen, Aufwandsschätzungen, Tagessätzen und Change-Request-Prozessen geachtet.
• Es wird eine realistische Projektplanung mit Etappen, Meilensteinen und klaren Verantwortlichkeiten vereinbart.

Ein klarer, strukturierter Projektstart mit einem gemeinsamen Kick-off, in dem Ziele, Rollen und Vorgehensweisen definiert werden, ist der erste Schritt zu einer erfolgreichen Einführung.

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ERP-Kosten, Nutzen und Wirtschaftlichkeit

Ein ERP-Projekt ist immer eine Investition in Software, Dienstleistung und vor allem in Veränderung. Umso wichtiger ist es, die Wirtschaftlichkeit von Anfang an im Blick zu behalten:

• Welche Aufwände entstehen intern und extern?
• Welche Effizienzgewinne, Transparenzvorteile und Risikoreduktionen sind zu erwarten?
• Welche Kennzahlen eignen sich, um den Erfolg des Projekts messbar zu machen?

Ein professionell ausgewähltes und eingeführtes ERP-System ist kein reiner Kostenfaktor, sondern ein Instrument zur Steigerung der Leistungsfähigkeit eines Unternehmens im Mittelstand.

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Fazit: Das passende ERP-System für den Mittelstand finden

Die Auswahl eines ERP-Systems ist für Unternehmen im Mittelstand eine der zentralen Weichenstellungen der nächsten Jahre. Wer die Auswahl unstrukturiert angeht, riskiert hohe Kosten, Frust in den Fachbereichen und einen erheblichen Produktivitätsverlust.

Wer dagegen

• Ziele und Anforderungen klar definiert
• Key User frühzeitig einbindet
• Anbieter strukturiert vergleicht
• auf eine faire und transparente Zusammenarbeit setzt

schafft die Grundlage für ein ERP-System, das das Unternehmen wirklich voranbringt, statt es auszubremsen.

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FAQ zur ERP-Auswahl

Wo finde ich weitere Informationen zur ERP-Auswahl?

Gemeinsam mit Markus Lips, der über 20 Jahre Erfahrung mit ERP-Projekten verfügt, habe ich ein Webinar zur ERP-Auswahl gehalten. Darin erfahren Sie, wie Sie Schritt für Schritt bei der Systemauswahl vorgehen sollten und welche typischen Fehler Sie unbedingt vermeiden müssen. Schauen Sie sich gerne die Aufzeichnung an.

Ist Munixo ein geeignetes ERP-System für mein Unternehmen?

Munixo ist modular, skalierbar und speziell auf die Bedürfnisse des Mittelstands zugeschnitten, wodurch es sich flexibel an Ihre Abläufe anpasst. Im Gegensatz zu generischen Lösungen ist Munixo für unsere Zielbranchen Dienstleistung, Handel, Lebensmittel und Pharma vorkonfiguriert, was eine schnellere Implementierung und passgenauere Funktionen ermöglicht. So erhalten Sie ein System, das nicht nur Ihre Prozesse optimiert, sondern auch einen echten Wettbewerbsvorteil bietet.