A növekedés nemcsak a folyamatokkal szemben támaszt magasabb követelményeket, hanem a vállalatirányítás átláthatóságával szemben is. A növekvő komplexitással az ESE számára egyre fontosabbá vált a releváns mutatószámok gyors, megbízható és egységes biztosítása. Korábban a kontrolling- és jelentéskészítési folyamatokat a meglévő ERP-rendszer alapfunkcióival, Excel-alapú elemzésekkel és egyedi jelentésekkel kezelték. Bár ezekkel az alapvető követelmények teljesíthetők voltak, a vállalat további fejlődéséhez egy erősebben integrált és jövőbiztos megoldásra volt szükség.
Az ESE a Munixo mellett döntött, hogy a kontrollingot, a jelentéskészítést és a vállalatirányítást a jövőben központilag, átláthatóan és felhasználóbarát módon, egyetlen platformon kezelje.
Ki az ESE?
Az ESE Engineering und Software-Entwicklung GmbH technológiákat fejleszt a vasúti, autóipari és ipari szektor számára. A hangsúly a biztonságos szoftvereken, valamint a funkcionális és IT-biztonságon van. Szakértelmével az ESE a teljes projektfolyamat során támogatja ügyfeleit – a fejlesztéstől az üzembe helyezésig.
Kiadási helyzet
Jelentéskészítés növekvő manuális ráfordítással
A korábbi rendszerkörnyezet megfelelt a kontrolling és a jelentéskészítés alapvető követelményeinek. Az ERP-rendszer standard funkciói mellett Excel-alapú elemzéseket és egyedi jelentéseket használtak.
Az ESE növekedésével azonban az átláthatósággal, az elemzési rugalmassággal és a sebességgel szembeni követelmények is folyamatosan nőttek. Az adatok előkészítése egyre több manuális lépést igényelt, és értékes erőforrásokat kötött le a szakosztályokban. Ezzel párhuzamosan a gyors, szabványosított elemzések lehetőségei korlátozottak voltak.
A legnagyobb kihívások közé tartoztak:
• Az adatok előkészítése és a jelentések összeállítása viszonylag időigényes volt.
• Az elemzéseket részben manuálisan kellett elkészíteni és karbantartani.
• A releváns mutatószámok nem mindig álltak rendelkezésre a kívánt sebességgel és egységességgel.
• A szakosztályok jobban be voltak vonva az operatív jelentéskészítési feladatokba.
• A megalapozott döntésekhez lehetőség mutatkozott az aktuális mutatószámok még gyorsabb és következetesebb biztosítására.
Ami a meglévő struktúrában alapvetően működött, azt a jövőre nézve tovább kellett fejleszteni és fenntartható módon szabványosítani.
Az új megoldás keresése
A jelentéskészítési igényektől az integrált vállalatirányításig
Nem volt egyetlen konkrét kiváltó oka az új megoldás keresésének. Sokkal inkább az a vágy fogalmazódott meg, hogy a jelentéskészítési és kontrollingfolyamatokat hosszú távon továbbfejlesszék és jobban szabványosítsák.
A cél egyértelmű volt: a szakosztályok és a menedzsment számára egyszerűbbé, gyorsabbá és megbízhatóbbá tenni a releváns üzleti mutatószámokhoz való hozzáférést. A kutatás során az ESE különböző megoldási lehetőségeket vizsgált meg – a BI- és jelentéskészítő eszközöktől kezdve a meglévő ERP-rendszerek alternatív bővítményeiig.
Ennek során különösen az alábbi kritériumok álltak a középpontban:
• magas fokú felhasználóbarátság
• zökkenőmentes integrálhatóság
• átfogó funkcionalitás
• a megoldás hosszú távon fenntartható továbbfejlesztése
Gyorsan nyilvánvalóvá vált, hogy nem egy újabb speciális, önálló megoldás nyújtja a legnagyobb hozzáadott értéket, hanem a kontrolling, a riporting és a vállalatirányítás holisztikus megközelítése.
A döntés a Munixo mellett
Egy központi platform a sok különálló eszköz helyett
A Munixo melletti döntést a holisztikus megközelítés indokolta. Az ESE a kontrollingot, a riportingot és a vállalatirányítást lehetőség szerint egy integrált megoldásban kívánta leképezni, ahelyett, hogy különböző különálló eszközökből álló rendszert épített volna ki.
Különösen meggyőző volt a Munixo következetes összpontosítása a középvállalatok igényeire. Az üzleti információk központilag, átláthatóan és felhasználóbarát módon tehetők elérhetővé, ezzel megalapozva a megalapozottabb és hatékonyabb vállalatirányítást.
Más megvizsgált alternatívákhoz képest a Munixo egy koherens átfogó koncepcióval győzött meg. Míg sok megoldás csak egyes részterületeket fedett le, vagy további eszközöket igényelt a kívánt funkcionalitás eléréséhez, a Munixo a lényegi követelményeket egy közös platformban egyesíti.
Ennek köszönhetően az ESE az alábbiakat várja:
• kevesebb interfész-karbantartási igény
• nagyobb átláthatóság a releváns vállalati mutatószámok tekintetében
• szabványosított és hatékonyabb riporting-folyamatok
• gyorsabb hozzáférés az aktuális információkhoz
• az üzleti folyamatok hosszú távon fenntartható irányítása
Kilátások
A Munixo bevezetésével az ESE megteremti a controlling és a riporting hosszú távú fejlesztésének alapjait. Egy központi adatbázis, szabványosított elemzések és átlátható mutatószámok segítenek majd a jövőben a folyamatok hatékonyabbá tételében, valamint abban, hogy a döntések még gyorsabban, konzisztens információk alapján születhessenek meg.
