Bye Bye Excel als ERP – Hallo automatisierte Prozesse mit Munixo
Hinter jedem Rechenzentrum stehen ein großes Inventar und viele Anforderungen, die geregelt und genehmigt werden müssen. Sei es die Freigabe eines neuen Laptops oder der Überblick, wo sich welches Equipment befindet. Im Hochschulrechenzentrum (HRZ) der TU Darmstadt gab es dafür einen Verantwortlichen und Excel zur Abwicklung. Der manuelle Aufwand und das Ausfallrisiko wurden mit den Jahren zu groß: Deshalb setzt das HRZ seit einiger Zeit auf das ERP-System Munixo, um die Prozesse automatisiert abzuwickeln.
Wer ist HRZ?
Das Hochschulrechenzentrum (HRZ) TU Darmstadt ist als IT-Abteilung der Universität für die Bereitstellung und Wartung der IT-Infrastruktur verantwortlich, einschließlich Netzwerk, Server, Computer und Software. Rund 35 Mitarbeitende der TU Darmstadt haben Munixo seit 2015 im Einsatz.
Ausgangslage
One-Man-Show und Excel zur Abrechnung
Jahrelang wurden Abrechnungen aufwändig manuell und mit Excel erstellt. Der hohe Zeitaufwand war der Grund dafür, dass die Abrechnung nur jährlich erfolgte. Anstatt mehrere Verwaltungsangestellte einzubeziehen, hing der gesamte Prozess von einer Person ab. Irgendwann wurde klar, dass die Menge der Abrechnungen auf diese Weise nicht mehr zu managen ist. Das Ziel des HRZ: Prozesse automatisieren und alle Mitarbeiter der Verwaltung mit einbeziehen.
Anbieterauswahl
Entscheidung für Flexibilität zu einem fairen Preis
Mit Hilfe einer Bewertungsmatrix legte das HRZ seine Prioritäten für ein ERP-System fest und führte eine Ausschreibung durch. Das Hochschulrechenzentrum hatte besondere Anforderungen: Einen mehrstufigen Freigabeprozess und die automatisierte Verrechnung von fixen und variablen Leistungen. Flexibilität stand deshalb im Vordergrund, aber auch der Preis durfte aufgrund des Budgets nicht vernachlässigt werden. Am Ende setzte sich Munixo gegen ein anderes großes ERP-System durch:
"Wir haben uns für Munixo wegen seiner Flexibilität entschieden. Und weil es trotzdem günstiger war als die Konkurrenz.” (Jürgen Moske, HRZ)
Einführung von Munixo
Schrittweise Implementierung wie im Bilderbuch
In engem Austausch und begleitet von Schulungen wurde der Projektleiter Herr Moske schrittweise in Munixo eingeführt. Er war auf eigenen Wunsch von Anfang an eng in die Umsetzung eingebunden. Herr Moske befürchtete zunächst, dass ihm die Kontrolle über die Prozesse entgleiten könnte. Doch diese Befürchtung wandelte sich in Neugier und Freude über die selbständigen Anpassungsmöglichkeiten des Systems. So hat sich Herr Moske viel Wissen angeeignet und gibt es als Key-User intern weiter. Auch die Kollegen waren sofort von den neuen Möglichkeiten begeistert.
"Die Integration von Munixo in unsere bestehende IT-Struktur erfolgte ohne Komplikationen im laufenden Betrieb.” (Jürgen Moske, HRZ)
Lösung
Munixo: Reibungslose Prozesse nach Wunsch
Endlich sind die Prozesse für alle Verwaltungsmitarbeitende des HRZ nachvollziehbar. Durch die automatisierten Workflows können Prozesse nicht nur in Sekundenschnelle abgewickelt werden, sondern sowohl der Arbeitsaufwand als auch die Fehlerquellen minimiert werden. Die Automatisierung macht sich außerdem durch eine professionelle Außenwirkung bemerkbar. Durch den Einsatz von Munixo konnte das HRZ alle Anforderungen wie gewünscht umsetzen:
Und in Zukunft?
Verändern sich Prozesse, verändert sich Munixo einfach mit
Das HRZ wird sich in Zukunft verändern und Munixo kann durch seine Anpassungsfähigkeit flexibel darauf reagieren. Aktuell plant das HRZ ein zentrales Bestellsystem mit einem Self Service Portal, das die Daten per API / Node Red an Munixo überträgt. Dadurch kann beispielsweise die Abrechnung weiterhin über Munixo erfolgen. Das heißt, neue Anforderungen und Ideen können vom HRZ eigenständig umgesetzt werden. Wenn es komplexer wird, steht die Projektleiterin Marie Klein als Ansprechpartnerin zur Verfügung, so dass auch gemeinsam Lösungen erarbeitet werden können. Das ermöglicht eine langfristige Nutzung von Munixo auch bei größeren Veränderungen im Unternehmen.
Fragen zu Munixo?
Schreiben Sie uns gerne eine Nachricht. Unsere erfahrenen ERP-Experten helfen Ihnen gerne weiter!