Das Hochschulrechenzentrum (HRZ) TU Darmstadt ist als IT-Abteilung der Universität für die Bereitstellung und Wartung der IT-Infrastruktur verantwortlich

Hinter jedem Rechenzentrum stehen ein großes Inventar und viele Anforderungen, die geregelt und genehmigt werden müssen. Sei es die Freigabe eines neuen Laptops oder der Überblick, wo sich welches Equipment befindet. Im Hochschulrechenzentrum (HRZ) der TU Darmstadt gab es dafür einen Verantwortlichen und Excel zur Abwicklung. Der manuelle Aufwand und das Ausfallrisiko wurden mit den Jahren zu groß: Deshalb setzt das HRZ seit einiger Zeit auf das ERP-System Munixo, um die Prozesse automatisiert abzuwickeln.

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Wer ist HRZ?

Das Hochschulrechenzentrum (HRZ) TU Darmstadt ist als IT-Abteilung der Universität für die Bereitstellung und Wartung der IT-Infrastruktur verantwortlich, einschließlich Netzwerk, Server, Computer und Software. Rund 35 Mitarbeitende der TU Darmstadt haben Munixo seit 2015 im Einsatz.

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Ausgangslage

One-Man-Show und Excel zur Abrechnung

Jahrelang wurden Abrechnungen aufwändig manuell und mit Excel erstellt. Der hohe Zeitaufwand war der Grund dafür, dass die Abrechnung nur jährlich erfolgte. Anstatt mehrere Verwaltungsangestellte einzubeziehen, hing der gesamte Prozess von einer Person ab. Irgendwann wurde klar, dass die Menge der Abrechnungen auf diese Weise nicht mehr zu managen ist. Das Ziel des HRZ: Prozesse automatisieren und alle Mitarbeiter der Verwaltung mit einbeziehen.

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Anbieterauswahl

Entscheidung für Flexibilität zu einem fairen Preis

Mit Hilfe einer Bewertungsmatrix legte das HRZ seine Prioritäten für ein ERP-System fest und führte eine Ausschreibung durch. Das Hochschulrechenzentrum hatte besondere Anforderungen: Einen mehrstufigen Freigabeprozess und die automatisierte Verrechnung von fixen und variablen Leistungen. Flexibilität stand deshalb im Vordergrund, aber auch der Preis durfte aufgrund des Budgets nicht vernachlässigt werden. Am Ende setzte sich Munixo gegen ein anderes großes ERP-System durch:

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Einführung von Munixo

Schrittweise Implementierung wie im Bilderbuch

In engem Austausch und begleitet von Schulungen wurde der Projektleiter Herr Moske schrittweise in Munixo eingeführt. Er war auf eigenen Wunsch von Anfang an eng in die Umsetzung eingebunden. Herr Moske befürchtete zunächst, dass ihm die Kontrolle über die Prozesse entgleiten könnte. Doch diese Befürchtung wandelte sich in Neugier und Freude über die selbständigen Anpassungsmöglichkeiten des Systems. So hat sich Herr Moske viel Wissen angeeignet und gibt es als Key-User intern weiter. Auch die Kollegen waren sofort von den neuen Möglichkeiten begeistert.

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Lösung

Munixo: Reibungslose Prozesse nach Wunsch

Endlich sind die Prozesse für alle Verwaltungsmitarbeitende des HRZ nachvollziehbar. Durch die automatisierten Workflows können Prozesse nicht nur in Sekundenschnelle abgewickelt werden, sondern sowohl der Arbeitsaufwand als auch die Fehlerquellen minimiert werden. Die Automatisierung macht sich außerdem durch eine professionelle Außenwirkung bemerkbar. Durch den Einsatz von Munixo konnte das HRZ alle Anforderungen wie gewünscht umsetzen:

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