Macht das Leben leichter: NOVICON DSGVO Modul

Die Datenschutzgrundverordnung hat uns alle fest im Griff. Hat sie doch tiefgreifende Auswirkungen auf den Betrieb eines ERP-Systems. Folgende drei Handlungsfelder betreffen u. a. ERP-Systeme:

  • Datenschutz
  • Recht auf Löschung
  • Informationspflicht

Alle daraus abgeleiteten Anforderungen lassen sich organisatorisch problemlos mit Emasos IQ umsetzen. Allerdings bedeutet dies einen nicht unerheblichen Arbeitsaufwand.

Hier setzt das NOVICON DSGVO Modul für Emasos IQ an: Einmal konfiguriert übernimmt es vollautomatisch das Nachhalten der benötigten Informationen um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen.

In den Kontakten sowie Ansprechpartnern erhalten Sie durch das Plugin folgende neue Felder:

  • Ablaufdatum (des Kontakts)
  • Datumsfeld „Einwilligung verschickt am“
  • Rechtsgrund (mit Gültigkeit in Monaten)
  • Checkbox "Anonymisiert"
  • Checkbox "Einwilligung erhalten"

Ablaufdatum sowie Rechtsgrund sind Pflichtfelder - sind diese nicht gefüllt kann der Kontakt nicht angelegt werden.

Bei Anlage von neuen Ansprechpartnern werden die Verarbeitungszwecke des übergeordneten Kontakts automatisch vererbt.

Auswahl der Rechtsgründe

Zusätzlich zu den Feldern gibt es jeweils drei neue Subtabellen an den Kontakten und den Ansprechpartnern:

Verarbeitungszwecke

Die Speicherung, Nutzung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist stets in Abhängigkeit zu einem bestimmten Zweck zu setzen. Die jeweiligen Verarbeitungszwecke werden in dieser Tabelle beliebig hinterlegt.

Kommunikationsgründe

Damit die Verarbeitung rechtmäßig ist, müssen personenbezogene Daten mit Einwilligung der betroffenen Person oder auf einer sonstigen zulässigen Rechtsgrundlage gespeichert und verarbeitet werden.

Die Einträge in dieser Tabelle werden automatisch erzeugt, zeigen den die derzeit gültigen Rechtsgründe und deren Ursache und setzen dahingehend das Ablaufdatum neu (z.B. beim Erstellen einer Rechnung). Betroffene Objekte und die Gültigkeitsdauer werden in einer extra Tabelle konfiguriert.

Kontaktweitergabe

Der Transfer von Daten ist nur zulässig, wenn

a) dieser gesetzlich erlaubt ist

b) oder eine Einwilligung des Betroffenen vorliegt.

Diese Tabelle dient der Dokumentation, an welchen Kontakt und zu welchem Zweck die Daten weitergegeben wurden. Desweiteren kann für jede Weitergabe die jeweilige Einwilligung (z.B. PDF) abgelegt werden.

Dokumentation der Kontaktweitergabe

Zusätzlich zu den neuen Feldern gibt es noch zwei neue Funktionen:

1. Funktion “Anonymisierung”

Alle personenbezogen Daten wie Name, Adresse, usw. werden anonymisiert und Inhalte von weiteren relevanten Feldern wie Telefonnummer, Emailadresse etc. gelöscht. Zusätzlich wird der Kontakt (und dessen Ansprechpartner) auf “inaktiv” gesetzt.

2. Funktion “Kontaktgültigkeit neu berechnen”

Für alle im System existierenden Kontakte / Ansprechpartner kann mit Hilfe des Funktionsknopfes anhand der vorhandenen Belege, Tickets, etc. das Ablaufdatum berechnet und gesetzt werden. Die Kommunikationsgründe werden automatisch angelegt.

Für den Anwender bedeutet dies:

  • Jederzeit eine Übersicht, welche personenbezogenen Daten zur Löschung anstehen
  • Dokumentation, wohin Daten weitergegeben wurden
  • Kein manueller Pflegeaufwand, einmalige Konfiguration genügt
  • Flexiblel und kundenindividuelle Anpassbarkeit

Zugegeben, mit dem NOVICON DSGVO Plugin macht die neue Verordnung zwar immer noch nicht wirklich Spaß, doch sie schmerzt auch nicht mehr.

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